Orçamento
A aba Orçamento do espaço de trabalho define as regras financeiras herdadas por todos os projetos: moeda, data de fechamento, versões de orçamento, informações exibidas nas tabelas orçamentárias e taxas padrão dos recursos.
Configurações → Espaço de trabalho → Orçamento
Ela é composta por quatro subabas: Geral, Apresentação, Taxas dos recursos e Taxas dos perfis.
Salvo indicação em contrário, as alterações só são mantidas após gravar o espaço de trabalho.
Aba Geral
Moeda
Escolha a moeda do espaço de trabalho (EUR, USD, GBP, XOF…). Ela se aplica a todas as valorizações orçamentárias: envelopes, custos, receitas e margens.
O campo apresenta a lista completa de moedas com um filtro por código ou por nome.
Data de fechamento orçamentário
A data de fechamento orçamentário (mês/ano) marca o fim do último mês fechado. Ela não bloqueia o lançamento de dados: ela orienta a leitura das tabelas orçamentárias, nas quais as células são destacadas conforme sua posição em relação a esse fechamento.
| Linha | Na data de fechamento ou antes | Depois da data de fechamento |
|---|---|---|
| Planejado | exibição normal | sinalizado em laranja (planejado sobre um período fechado) |
| Realizado | esmaecido (período fechado) | exibição normal |
| Previsto | esmaecido | sinalizado em laranja |
Avançar essa data ao final de cada mês permite distinguir num relance o passado consolidado do futuro ainda previsto.
Versões de orçamento
As versões de orçamento permitem conservar vários estados de um mesmo orçamento: versão de referência validada em comitê, versão aprovada, versão de trabalho em andamento, arquivos.
O botão Adicionar uma versão de orçamento cria uma nova versão para todos os projetos do espaço de trabalho. Cada linha da tabela contém:
- Nome — rótulo exibido nas visões orçamentárias
- Descrição — detalhe livre
- Status — Em andamento, Referência, Aprovado ou Arquivo
Uma versão de orçamento só pode ser criada em um espaço de trabalho já gravado. Em um espaço de trabalho ainda não salvo, a aplicação exibe um erro pedindo para gravá-lo antes.
Clonar uma versão
O botão Clonar para oferece dois modos:
- Nova — cria uma nova versão a partir da versão de origem, sem confirmação adicional.
- Uma versão existente — sobrescreve a versão de destino com o conteúdo da versão de origem. Como essa operação é destrutiva, uma janela de confirmação pede o seu endereço de e-mail e o nome exato da versão de origem. A clonagem só é executada se os dois valores corresponderem.
Excluir uma versão
A exclusão de uma versão já gravada segue a mesma segurança: seu e-mail e o nome exato da versão a excluir. Uma versão adicionada mas ainda não gravada é simplesmente retirada da tabela.
Status da linha orçamentária detalhada
Esses status constituem a lista de valores oferecida nas linhas orçamentárias detalhadas dos projetos (e nas tarefas e tíquetes vinculados a um orçamento). Eles são livres: comprometido, pedido, faturado, a validar… conforme o seu processo de compras.
Cada status é composto por:
- uma chave — identificador técnico estável, armazenado nas linhas orçamentárias
- um valor — rótulo exibido, editável em cada idioma do espaço de trabalho
O seletor de idioma acima da tabela determina o idioma cujo rótulo está sendo editado. Alterne entre os idiomas para completar todas as traduções; a chave permanece idêntica.
As linhas orçamentárias referenciam o status pela sua chave. Renomear uma chave existente faz perder o status em todas as linhas que a utilizavam — altere antes o rótulo.
Aba Apresentação
Esta aba determina quais informações orçamentárias ficam visíveis nas visões de orçamento dos projetos, dos portfólios e da síntese. Ela permite alinhar a ferramenta à sua maturidade orçamentária: um acompanhamento apenas por custos não precisa das colunas de receita nem de margem.
Três famílias são propostas:
| Família | Conteúdo |
|---|---|
| Custo | despesas (encargos internos, compras, subcontratação…) |
| Receita | valores faturados ao cliente |
| Margem | diferença Receita − Custo, calculada a partir das duas anteriores |
Para cada família, quatro naturezas de valor podem ser ativadas de forma independente:
- Orçamento — envelope inicial aprovado
- Previsto — última previsão de encerramento
- Planejado — valores oriundos do planejamento (alocações, valorização das cargas)
- Realizado — valores efetivamente constatados
A caixa de seleção diante do nome da família funciona como um interruptor global: marcá-la ativa as quatro naturezas, desmarcá-la desativa todas. Inversamente, ativar uma única natureza reativa automaticamente a família.
Algumas naturezas podem ser obrigatórias conforme a configuração do seu espaço de trabalho: sua caixa aparece esmaecida e não pode ser desmarcada.
Aba Taxas dos recursos
Esta aba define as taxas diárias padrão de cada recurso do espaço de trabalho. Elas servem para valorizar automaticamente as alocações e as cargas nos orçamentos quando nenhuma taxa está informada no envelope orçamentário — uma taxa lançada no nível do orçamento sempre tem prioridade.
Duas taxas são geridas por recurso:
- Taxa de custo faturável — custo do recurso, que alimenta as linhas de custo
- Taxa de receita faturável — valor faturado ao cliente, que alimenta as linhas de receita
Um conjunto de taxas por tipo de realizado
Por padrão, apenas o tipo de realizado Padrão está ativo e a grade mostra apenas estas duas colunas. Se outros tipos de realizado estiverem ativos (por exemplo Não é padrão), a grade apresenta um par custo / receita por tipo, com o nome do tipo como sufixo do cabeçalho da coluna («Taxa de custo — Não é padrão»).
O tipo Não faturável também tem o seu par custo / receita. Sem valor, o seu custo usa o custo Padrão; a sua receita, porém, é nula: nunca usa a receita Padrão.
Que taxa é aplicada? Cada lançamento de tempo é valorizado segundo o seu próprio tipo de realizado; o planejado, que não tem tipo, usa o tipo do envelope. Para um recurso:
- se o envelope definir uma taxa para esse tipo (a sua taxa habitual se for o seu tipo padrão; caso contrário, uma linha de taxas por tipo), é essa que se aplica;
- caso contrário, o FoxPlan usa, nesta aba, a taxa desse tipo;
- caso contrário, a taxa habitual do envelope e depois a taxa Padrão desta aba;
- para o tempo Não faturável, a receita não tem recurso: sem receita informada para esse tipo, é nula.
As taxas informadas nos envelopes e as taxas Padrão desta aba são mantidas tal como estão. Enquanto nenhuma taxa por tipo for definida (nem aqui nem no envelope), as valorizações não mudam.
A grade
A grade lista todos os membros do espaço de trabalho (membros, administradores, gestores e leitores de portfólio, colaboradores) com seus atributos de organização: Sobrenome, Nome, Empresa, Departamento, Equipe, Cargo, Perfil, e em seguida as duas colunas de taxas.
Cada coluna dispõe de ordenação e filtro (filtro numérico nas colunas de taxas), o que permite isolar rapidamente uma população — por exemplo todos os recursos de um departamento ou todos aqueles cuja taxa ainda está zerada.
Alterar as taxas
- Selecione uma ou várias linhas com as caixas de seleção (a caixa do cabeçalho seleciona todas as linhas filtradas).
- Clique em Alterar as taxas (seleção).
- Informe a taxa de custo faturável e a taxa de receita faturável (até 4 casas decimais) — um par por tipo de realizado ativo, exceto Não faturável.
- Confirme: os valores são aplicados a toda a seleção.
As taxas alteradas só são persistidas após gravar o espaço de trabalho. Sair da página sem gravar perde os lançamentos.
Um clique no avatar no início da linha abre a ficha completa do recurso sem sair da aba: prático para corrigir um departamento ou uma empresa antes de filtrar por esse valor.
Aba Taxas dos perfis
Esta aba define taxas diárias por perfil de recurso (o perfil escolhido na ficha do recurso). Serve de alternativa: um recurso sem taxa própria é valorizado pela taxa do seu perfil.
A grelha lista todos os perfis do referencial — Categoria, Perfil, número de Recursos que o têm — e depois as mesmas colunas de taxas da aba Taxas dos recursos (um par custo / receita por tipo de realizado ativo). Um perfil desativado deixa de aparecer, salvo se ainda tiver uma taxa.
Para alterar as taxas, selecione uma ou várias linhas e depois Editar taxas (seleção). Um campo vazio remove a taxa do perfil (os seus recursos seguem então as regras habituais); um 0 impõe uma taxa nula.
Que taxa se aplica? Primeiro o nível, depois o recurso antes do perfil:
- taxa do recurso no envelope;
- taxa do perfil no envelope (Custo dos perfis);
- taxa do recurso no espaço de trabalho (aba Taxas dos recursos);
- taxa do perfil no espaço de trabalho (esta aba).
Assim que um recurso tem uma taxa num nível, a taxa do seu perfil nesse mesmo nível é ignorada. As regras por tipo de realizado descritas acima aplicam-se da mesma forma às taxas de perfil.
Tal como para os recursos, as taxas de perfil só são mantidas após guardar o espaço de trabalho.
Veja também
- Gerenciamento orçamentário — uso do orçamento no nível do projeto
- Orçamento de portfólio — consolidação multiprojeto
- Quadro de horários — lançamento de horas que alimenta o realizado
- Calendário — capacidade de trabalho que serve de base às valorizações