Stage gates
Uma stage gate é um ponto de decisão do ciclo de vida de um projeto: na gate, valida-se a continuação do projeto ou ela é rejeitada com explicação. No FoxPlan, as gates são organizadas em grupos de stage gates definidos para todo o espaço de trabalho (por exemplo Produção 1: Iniciação, Liberação, Entrada em operação, Encerramento). Cada projeto é vinculado a um grupo, e um marco do planejamento pode levar uma das gates desse grupo.
- Um marco que leva uma gate deve ser validado ou rejeitado.
- Um marco que não leva nenhuma gate não precisa de validação.
As stage gates estão desativadas por padrão. Elas são ativadas espaço de trabalho por espaço de trabalho, por um administrador do espaço. Enquanto não estiverem ativadas, nenhuma tela de stage gate aparece.
Ativar as stage gates e definir os grupos
- Abra Configurações → Espaço de trabalho, aba Stage gate (ver Espaço de trabalho).
- Marque Ativar as stage gates.
- Clique em Adicionar um grupo, dê-lhe um nome (por exemplo Produção 1) e adicione as suas gates com Adicionar uma stage gate. As setas reordenam as gates: a ordem delas é a do ciclo de vida.
- Clique em Salvar.
Enquanto o espaço nunca tiver guardado os seus grupos, propõe o grupo Novo projeto: Necessidade, Estudo, Desenvolvimento, Validação, Entrada em serviço. Os projetos podem associar-se a ele de imediato. Altere-o, complete-o ou elimine-o na aba Stage gate: depois de guardados os grupos, aplica-se a sua configuração.
Os nomes são introduzidos idioma a idioma, como os dos campos personalizados: escolha o Idioma de introdução acima dos grupos. Um nome introduzido num único idioma vale para todos; se o inglês for introduzido com outros idiomas, aplica-se aos idiomas em falta. Um campo vazio mostra a cinzento o nome que os leitores desse idioma verão.
Desmarcar a opção volta a ocultar as telas de stage gate e bloqueia qualquer nova decisão. Excluir um grupo ou uma gate não exclui os marcos nem o histórico das decisões, mas eles deixam de contar nos projetos afetados. Nada é apagado: reativar a opção, ou recriar o grupo, faz reaparecer o que existia.
Vincular um projeto a um grupo
Na definição do projeto, a aba Stage gate permite escolher o grupo de stage gates do projeto. Somente o gerente de projeto e os administradores (do espaço, ou do projeto herdados de um portfólio) podem alterá-lo.
O grupo é salvo assim que é selecionado, por isso a aba não tem botão Salvar.
É possível mudar de grupo durante o projeto: as gates do grupo anterior deixam então de contar no projeto. O FoxPlan avisa se algumas gates já estão validadas.
Associar uma gate a um marco
No Planejamento, abra o painel de um marco: o bloco Stage gate propõe as gates do grupo do projeto.
- Escolha a gate que o marco representa. A data do marco torna-se a data planejada da gate.
- Deixe o campo vazio para um marco comum, sem validação.
Uma gate é levada por um único marco do projeto. Uma vez validada, não pode mais ser retirada do marco.
Validar ou rejeitar uma stage gate
Os botões Validar e Rejeitar do bloco Stage gate são oferecidos ao gerente de projeto e aos administradores. A janela de decisão pede:
- Responsável — a pessoa ou a instância que tomou a decisão, escolhida entre os recursos do espaço de trabalho, nominativos ou genéricos (por exemplo um recurso genérico Comitê de direção). Por padrão, você mesmo.
- Data de validação — a data da decisão. Por padrão, hoje; pode ser anterior se a decisão foi tomada em comitê antes de ser registrada.
- Comentário — obrigatório para uma rejeição: explica o que falta para passar a gate. Opcional para uma validação.
O usuário que registra a decisão é anotado automaticamente, com a data e a hora do registro, ao lado do responsável e da data de validação.
Uma gate só pode ser validada se a gate anterior do grupo já estiver validada. Enquanto isso, o botão Validar fica cinza e um cadeado indica qual gate deve ser validada primeiro. A rejeição continua possível a qualquer momento.
Após uma rejeição, o marco continua aberto: pode ser apresentado novamente e depois validado. Após uma validação, o marco passa para o status Fechado e a gate fica adquirida: não pode mais ser rejeitada, validada uma segunda vez nem retirada do marco. Uma validação feita por engano pode ser reaberta (ver abaixo).
Reabrir uma stage gate validada por engano
Se uma gate foi validada por engano, o botão Reabrir do bloco Stage gate do marco anula a validação. Ele é oferecido ao gerente de projeto e aos administradores. A janela pede o responsável, a data e um comentário obrigatório que explica por que a validação é anulada.
Após a reabertura:
- a gate volta a A validar: pode ser validada, rejeitada ou retirada do marco novamente;
- o marco recupera o status que tinha antes da validação (Aberto se esse status não for conhecido);
- a coluna Stage gate do projeto volta à gate validada anterior;
- a validação não é apagada: o histórico mantém a validação e depois a reabertura, com os seus autores.
Uma gate só pode ser reaberta se nenhuma gate seguinte do grupo estiver validada. Caso contrário, o botão Reabrir fica desativado e um cadeado indica a gate a reabrir primeiro.
A aba «Stage gate» do projeto
A aba apresenta, para cada gate do grupo do projeto, na ordem do grupo:
| Coluna | Conteúdo |
|---|---|
| Stage gate | O nome da gate |
| Status | Não planejada (nenhum marco a leva), A validar, Rejeitada ou Validada |
| Marco | O marco que leva a gate |
| Data planejada | A data do marco |
| Data de validação | A data indicada na validação |
| Responsável | O responsável indicado na validação |
| Último comentário | O comentário da última decisão comentada, com o autor e a data |
O botão Histórico de uma linha mostra todas as decisões tomadas sobre a gate.
Acompanhar as stage gates
- Barra do planejamento — um ponto por gate do grupo: cinza se não planejada, contornado de laranja se a validar, vermelho se rejeitada, verde se validada, com o número de gates validadas. Ao passar o mouse, o detalhe gate por gate.
- Losangos do Gantt — um marco validado é desenhado em verde, um marco rejeitado em vermelho.
- Visões Arbitragens e Planejamento global — a coluna Stage gate mostra a última gate validada de cada projeto; adicione-a pelo gerenciador de colunas.
- Etiqueta do painel — a etiqueta Avanço das stage gates (assistente Adicionar um bloco, tipo Etiqueta, painel do projeto) retoma a pastilha da barra do planejamento: um ponto por gate, colorido segundo a sua decisão, e o número de gates validadas (por exemplo «2/4 gates validadas»).
- Painéis — o bloco Matriz de stage gates (assistente Adicionar um bloco, tipo Clássico) apresenta, para cada grupo, os projetos em linhas e as gates em colunas; cada célula indica o status, a data planejada e a data de validação. Ele existe no painel do projeto e no painel do portfólio, onde uma mesma tabela reúne todos os projetos de um grupo.
Mudanças de estado do projeto
Uma opção vizinha também registra as mudanças de estado dos projetos (validador, data, comentário): veja Definição do projeto.
Histórico das decisões
Cada decisão é mantida num histórico inalterável: não pode ser modificada nem excluída. Ela registra a gate, a decisão, o responsável, a data de validação, o comentário, bem como o usuário que a registrou e o horário do registro. O histórico pode ser consultado no bloco Stage gate do marco e na aba Stage gate do projeto. Uma reabertura é adicionada ao histórico sem apagar a validação que anula.
Notificações
A cada decisão, os gerentes de projeto e o responsável pelo marco são avisados, no aplicativo (sino, aba Status) e por e-mail, conforme as suas preferências de notificação. O usuário que registra a decisão não recebe notificação. A mensagem indica a decisão, a stage gate e o comentário.
Limites
A validação é feita num único nível: uma decisão por gate, registrada pelo gerente de projeto ou por um administrador. O FoxPlan não oferece um circuito de aprovação com várias etapas sucessivas nem lembretes automáticos a um validador.