Stage gates
Una stage gate es un punto de decisión del ciclo de vida de un proyecto: en la gate se valida la continuación del proyecto o se rechaza explicando por qué. En FoxPlan, las gates se agrupan en grupos de stage gates definidos para todo el espacio de trabajo (por ejemplo Producción 1: Iniciación, Liberación, Puesta en servicio, Cierre). Cada proyecto se vincula a un grupo, y un hito de la planificación puede llevar una de las gates de ese grupo.
- Un hito que lleva una gate debe ser validado o rechazado.
- Un hito que no lleva ninguna gate no necesita validación.
Las stage gates están desactivadas por defecto. Se activan espacio de trabajo por espacio de trabajo, por un administrador del espacio. Mientras no estén activadas, no aparece ninguna pantalla de stage gate.
Activar las stage gates y definir los grupos
- Abra Parámetros → Espacio de trabajo, pestaña Stage gate (ver Espacio de trabajo).
- Marque Activar las stage gates.
- Haga clic en Añadir un grupo, póngale un nombre (por ejemplo Producción 1) y añada sus gates con Añadir una stage gate. Las flechas reordenan las gates: su orden es el del ciclo de vida.
- Haga clic en Guardar.
Mientras el espacio no haya guardado nunca sus grupos, propone el grupo Nuevo proyecto: Necesidad, Estudio, Desarrollo, Validación, Puesta en servicio. Los proyectos pueden vincularse a él de inmediato. Modifíquelo, complételo o elimínelo en la pestaña Stage gate: una vez guardados los grupos, se aplica su configuración.
Los nombres se introducen idioma por idioma, como los de los campos personalizados: elija el Idioma de entrada encima de los grupos. Un nombre introducido en un solo idioma vale para todos; si se introduce el inglés junto con otros idiomas, se aplica a los idiomas que falten. Un campo vacío muestra en gris el nombre que verán los lectores de ese idioma.
Desmarcar la opción vuelve a ocultar las pantallas de stage gate y bloquea cualquier nueva decisión. Eliminar un grupo o una gate no elimina ni los hitos ni el historial de decisiones, pero dejan de contar en los proyectos afectados. No se borra nada: volver a activar la opción, o volver a crear el grupo, hace reaparecer lo existente.
Vincular un proyecto a un grupo
En la definición del proyecto, la pestaña Stage gate permite elegir el grupo de stage gates del proyecto. Solo el jefe de proyecto y los administradores (del espacio, o del proyecto heredados de una cartera) pueden modificarlo.
El grupo se guarda en cuanto se selecciona, por lo que la pestaña no tiene botón Guardar.
Es posible cambiar de grupo durante el proyecto: las gates del grupo anterior dejan entonces de contar en el proyecto. FoxPlan avisa si algunas gates ya están validadas.
Asociar una gate a un hito
En la Planificación, abra el panel de un hito: el bloque Stage gate propone las gates del grupo del proyecto.
- Elija la gate que materializa el hito. La fecha del hito se convierte en la fecha planificada de la gate.
- Deje el campo vacío para un hito ordinario, sin validación.
Una gate solo la lleva un único hito del proyecto. Una vez validada, ya no puede retirarse del hito.
Validar o rechazar una stage gate
Los botones Validar y Rechazar del bloque Stage gate se ofrecen al jefe de proyecto y a los administradores. La ventana de decisión pide:
- Responsable — la persona o la instancia que tomó la decisión, elegida entre los recursos del espacio de trabajo, físicos o genéricos (por ejemplo un recurso genérico Comité de dirección). Por defecto, usted mismo.
- Fecha de validación — la fecha de la decisión. Por defecto, hoy; puede ser anterior si la decisión se tomó en comité antes de registrarse.
- Comentario — obligatorio para un rechazo: explica qué falta para superar la gate. Opcional para una validación.
El usuario que registra la decisión se anota automáticamente, con la fecha y la hora del registro, junto al responsable y la fecha de validación.
Una gate solo puede validarse si la gate anterior del grupo ya está validada. Mientras tanto, el botón Validar permanece en gris y un candado indica qué gate debe validarse primero. El rechazo sigue siendo posible en todo momento.
Tras un rechazo, el hito sigue abierto: puede presentarse de nuevo y luego validarse. Tras una validación, el hito pasa al estado Cerrado y la gate queda adquirida: ya no puede rechazarse, validarse por segunda vez ni retirarse del hito. Una validación hecha por error puede reabrirse (ver más abajo).
Reabrir una stage gate validada por error
Si una gate se validó por error, el botón Reabrir del bloque Stage gate del hito anula la validación. Se ofrece al jefe de proyecto y a los administradores. La ventana pide el responsable, la fecha y un comentario obligatorio que explica por qué se anula la validación.
Tras la reapertura:
- la gate vuelve a Por validar: puede validarse, rechazarse o retirarse del hito de nuevo;
- el hito recupera el estado que tenía antes de la validación (Abierto si ese estado no se conoce);
- la columna Stage gate del proyecto vuelve a la gate validada anterior;
- la validación no se borra: el historial conserva la validación y luego la reapertura, con sus autores.
Una gate solo puede reabrirse si ninguna gate posterior del grupo está validada. Si no, el botón Reabrir queda en gris y un candado indica la gate que hay que reabrir primero.
La pestaña «Stage gate» del proyecto
La pestaña presenta, para cada gate del grupo del proyecto, en el orden del grupo:
| Columna | Contenido |
|---|---|
| Stage gate | El nombre de la gate |
| Estado | No planificada (ningún hito la lleva), Por validar, Rechazada o Validada |
| Hito | El hito que lleva la gate |
| Fecha planificada | La fecha del hito |
| Fecha de validación | La fecha indicada al validar |
| Responsable | El responsable indicado al validar |
| Último comentario | El comentario de la última decisión comentada, con su autor y su fecha |
El botón Historial de una línea muestra todas las decisiones tomadas sobre la gate.
Seguir las stage gates
- Barra de la planificación — un punto por gate del grupo: gris si no está planificada, rodeado de naranja si está por validar, rojo si está rechazada, verde si está validada, con el número de gates validadas. Al pasar el ratón, el detalle gate por gate.
- Rombos del Gantt — un hito validado se dibuja en verde, un hito rechazado en rojo.
- Vistas Arbitrajes y Planificación global — la columna Stage gate muestra la última gate validada de cada proyecto; añádala desde el gestor de columnas.
- Etiqueta del cuadro de mando — la etiqueta Avance de las stage gates (asistente Añadir un bloque, tipo Etiqueta, cuadro de mando del proyecto) muestra la misma pastilla que la barra de la planificación: un punto por gate, coloreado según su decisión, y el número de gates validadas (por ejemplo «2/4 gates validadas»).
- Cuadros de mando — el bloque Matriz de stage gates (asistente Añadir un bloque, tipo Clásico) presenta, para cada grupo, los proyectos en filas y las gates en columnas; cada celda indica el estado, la fecha planificada y la fecha de validación. Existe en el cuadro de mando del proyecto y en el de la cartera, donde una misma tabla reúne todos los proyectos de un grupo.
Cambios de estado del proyecto
Una opción vecina registra también los cambios de estado de los proyectos (validador, fecha, comentario): véase Definición del proyecto.
Historial de decisiones
Cada decisión se conserva en un historial inalterable: no puede modificarse ni eliminarse. Guarda la gate, la decisión, el responsable, la fecha de validación, el comentario, así como el usuario que la registró y la hora del registro. El historial se consulta en el bloque Stage gate del hito y en la pestaña Stage gate del proyecto. Una reapertura se añade al historial sin borrar la validación que anula.
Notificaciones
En cada decisión, se avisa a los jefes de proyecto y al responsable del hito, en la aplicación (campana, pestaña Estado) y por correo electrónico, según sus preferencias de notificación. El usuario que registra la decisión no recibe notificación. El mensaje indica la decisión, la stage gate y el comentario.
Límites
La validación se hace en un solo nivel: una decisión por gate, registrada por el jefe de proyecto o un administrador. FoxPlan no ofrece un circuito de aprobación con varias etapas sucesivas ni recordatorios automáticos a un validador.