Stage Gates
Ein Stage Gate ist ein Entscheidungspunkt im Lebenszyklus eines Projekts: Am Gate wird die Fortsetzung des Projekts freigegeben oder mit Begründung abgelehnt. In FoxPlan sind Gates in Stage-Gate-Gruppen organisiert, die für den gesamten Arbeitsbereich definiert werden (zum Beispiel Produktion 1: Initialisierung, Freigabe, Inbetriebnahme, Abschluss). Jedes Projekt ist einer Gruppe zugeordnet, und ein Meilenstein der Planung kann eines der Gates dieser Gruppe tragen.
- Ein Meilenstein, der ein Gate trägt, muss freigegeben oder abgelehnt werden.
- Ein Meilenstein ohne Gate benötigt keine Freigabe.
Stage Gates sind standardmäßig deaktiviert. Sie werden für jeden Arbeitsbereich einzeln von einem Administrator des Arbeitsbereichs aktiviert. Solange sie nicht aktiviert sind, wird kein Stage-Gate-Bildschirm angezeigt.
Stage Gates aktivieren und Gruppen definieren
- Öffnen Sie Einstellungen → Arbeitsbereich, Registerkarte Stage Gate (siehe Arbeitsbereich).
- Aktivieren Sie Stage Gates aktivieren.
- Klicken Sie auf Gruppe hinzufügen, benennen Sie sie (zum Beispiel Produktion 1) und fügen Sie ihre Gates mit Stage Gate hinzufügen hinzu. Mit den Pfeilen ordnen Sie die Gates neu: Ihre Reihenfolge ist die des Lebenszyklus.
- Klicken Sie auf Speichern.
Solange der Arbeitsbereich seine Gruppen noch nie gespeichert hat, bietet er die Gruppe Neues Projekt an: Bedarf, Studie, Entwicklung, Validierung, Inbetriebnahme. Projekte können ihr sofort zugeordnet werden. Ändern, ergänzen oder löschen Sie sie in der Registerkarte Stage Gate: Sobald die Gruppen gespeichert sind, gilt Ihre Einstellung.
Die Namen werden Sprache für Sprache erfasst, wie die Namen benutzerdefinierter Felder: Wählen Sie die Eingabesprache über den Gruppen. Ein in nur einer Sprache erfasster Name gilt für alle; wird Englisch zusammen mit anderen Sprachen erfasst, gilt es für die fehlenden Sprachen. Ein leeres Feld zeigt grau den Namen, den Leser dieser Sprache sehen.
Wird die Option deaktiviert, sind die Stage-Gate-Bildschirme wieder ausgeblendet und neue Entscheidungen gesperrt. Das Löschen einer Gruppe oder eines Gates löscht weder die Meilensteine noch den Entscheidungsverlauf, sie zählen in den betroffenen Projekten aber nicht mehr. Es wird nichts gelöscht: Wird die Option erneut aktiviert oder die Gruppe neu angelegt, erscheint alles wieder.
Ein Projekt einer Gruppe zuordnen
In der Projektdefinition wählen Sie in der Registerkarte Stage Gate die Stage-Gate-Gruppe des Projekts. Nur der Projektleiter und die Administratoren (des Arbeitsbereichs oder über ein Portfolio geerbte Projektadministratoren) können sie ändern.
Die Gruppe wird sofort bei der Auswahl gespeichert; die Registerkarte hat daher keine Schaltfläche Speichern.
Die Gruppe kann während des Projekts gewechselt werden: Die Gates der bisherigen Gruppe zählen dann im Projekt nicht mehr. FoxPlan warnt, wenn bereits Gates freigegeben sind.
Einem Meilenstein ein Gate zuordnen
Öffnen Sie in der Planung den Bearbeitungsbereich eines Meilensteins: Der Block Stage Gate bietet die Gates der Projektgruppe an.
- Wählen Sie das Gate, das der Meilenstein darstellt. Das Datum des Meilensteins wird zum geplanten Datum des Gates.
- Lassen Sie das Feld für einen gewöhnlichen Meilenstein ohne Freigabe leer.
Ein Gate wird von einem einzigen Meilenstein des Projekts getragen. Nach der Freigabe kann es nicht mehr vom Meilenstein entfernt werden.
Ein Stage Gate freigeben oder ablehnen
Die Schaltflächen Freigeben und Ablehnen des Blocks Stage Gate stehen dem Projektleiter und den Administratoren zur Verfügung. Das Entscheidungsfenster fragt nach:
- Verantwortlicher — die Person oder das Gremium, das entschieden hat, ausgewählt unter den Ressourcen des Arbeitsbereichs, namentlich oder generisch (zum Beispiel eine generische Ressource Lenkungsausschuss). Standardmäßig Sie selbst.
- Freigabedatum — das Datum der Entscheidung. Standardmäßig heute; es kann früher liegen, wenn die Entscheidung in einem Gremium vor der Erfassung getroffen wurde.
- Kommentar — Pflicht bei einer Ablehnung: Er erläutert, was zum Passieren des Gates fehlt. Bei einer Freigabe optional.
Der Benutzer, der die Entscheidung erfasst, wird automatisch mit Datum und Uhrzeit der Erfassung festgehalten, neben dem Verantwortlichen und dem Freigabedatum.
Ein Gate kann nur freigegeben werden, wenn das vorherige Gate der Gruppe bereits freigegeben ist. Bis dahin bleibt die Schaltfläche Freigeben ausgegraut, und ein Schloss zeigt, welches Gate zuerst freigegeben werden muss. Die Ablehnung bleibt jederzeit möglich.
Nach einer Ablehnung bleibt der Meilenstein offen: Er kann erneut vorgelegt und anschließend freigegeben werden. Nach einer Freigabe erhält der Meilenstein den Status Geschlossen und das Gate ist erreicht: Es kann weder abgelehnt, ein zweites Mal freigegeben noch vom Meilenstein entfernt werden. Eine irrtümliche Freigabe lässt sich wieder öffnen (siehe unten).
Ein irrtümlich freigegebenes Stage Gate wieder öffnen
Wurde ein Gate irrtümlich freigegeben, hebt die Schaltfläche Wieder öffnen im Block Stage Gate des Meilensteins die Freigabe auf. Sie steht dem Projektleiter und den Administratoren zur Verfügung. Das Fenster fragt nach dem Verantwortlichen, dem Datum und einem Pflichtkommentar, der erklärt, warum die Freigabe aufgehoben wird.
Nach dem Wiederöffnen:
- ist das Gate wieder Freigabe ausstehend: Es kann erneut freigegeben, abgelehnt oder vom Meilenstein entfernt werden;
- erhält der Meilenstein den Status zurück, den er vor der Freigabe hatte (Offen, wenn dieser Status unbekannt ist);
- zeigt die Spalte Stage gate des Projekts wieder das zuvor freigegebene Gate;
- wird die Freigabe nicht gelöscht: Der Verlauf behält die Freigabe und danach das Wiederöffnen, jeweils mit ihren Urhebern.
Ein Gate kann nur wieder geöffnet werden, wenn kein nachfolgendes Gate der Gruppe freigegeben ist. Andernfalls bleibt die Schaltfläche Wieder öffnen ausgegraut und ein Schloss zeigt das zuerst wieder zu öffnende Gate.
Die Registerkarte „Stage Gate“ des Projekts
Die Registerkarte zeigt für jedes Gate der Projektgruppe, in der Reihenfolge der Gruppe:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Stage Gate | Der Name des Gates |
| Status | Nicht geplant (kein Meilenstein trägt es), Freigabe ausstehend, Abgelehnt oder Freigegeben |
| Meilenstein | Der Meilenstein, der das Gate trägt |
| Geplantes Datum | Das Datum des Meilensteins |
| Freigabedatum | Das bei der Freigabe angegebene Datum |
| Verantwortlicher | Der bei der Freigabe angegebene Verantwortliche |
| Letzter Kommentar | Der Kommentar der letzten kommentierten Entscheidung mit Urheber und Datum |
Die Schaltfläche Verlauf einer Zeile zeigt alle zum Gate getroffenen Entscheidungen.
Stage Gates verfolgen
- Planungsleiste — ein Punkt pro Gate der Gruppe: grau, wenn nicht geplant, orange umrandet, wenn die Freigabe aussteht, rot, wenn abgelehnt, grün, wenn freigegeben, dazu die Anzahl freigegebener Gates. Beim Überfahren mit der Maus das Detail Gate für Gate.
- Gantt-Rauten — ein freigegebener Meilenstein wird grün, ein abgelehnter rot dargestellt.
- Ansichten Arbitrage und Globale Planung — die Spalte Stage Gate zeigt das zuletzt freigegebene Gate jedes Projekts; fügen Sie sie über die Spaltenverwaltung hinzu.
- Dashboard-Etikett — das Etikett Fortschritt der Stage Gates (Assistent Block hinzufügen, Typ Etikett, Projekt-Dashboard) übernimmt die Plakette der Planungsleiste: ein Punkt pro Gate in der Farbe seiner Entscheidung und die Anzahl freigegebener Gates (zum Beispiel „2/4 Gates freigegeben“).
- Dashboards — der Block Stage-Gate-Matrix (Assistent Block hinzufügen, Typ Klassiker) zeigt je Gruppe die Projekte als Zeilen und die Gates als Spalten; jede Zelle nennt Status, geplantes Datum und Freigabedatum. Er steht im Projekt-Dashboard wie im Portfolio-Dashboard zur Verfügung, wo eine einzige Tabelle alle Projekte einer Gruppe vereint.
Zustandswechsel des Projekts
Eine benachbarte Option protokolliert auch die Zustandswechsel der Projekte (Freigebender, Datum, Kommentar): siehe Projektdefinition.
Entscheidungsverlauf
Jede Entscheidung wird in einem unveränderlichen Verlauf festgehalten: Sie kann weder geändert noch gelöscht werden. Er enthält Gate, Entscheidung, Verantwortlichen, Freigabedatum, Kommentar sowie den erfassenden Benutzer und den Erfassungszeitpunkt. Der Verlauf ist im Block Stage Gate des Meilensteins und in der Registerkarte Stage Gate des Projekts einsehbar. Ein Wiederöffnen wird dem Verlauf hinzugefügt, ohne die aufgehobene Freigabe zu löschen.
Benachrichtigungen
Bei jeder Entscheidung werden die Projektleiter und der Verantwortliche des Meilensteins benachrichtigt, in der Anwendung (Glocke, Registerkarte Status) und per E-Mail, gemäß ihren Benachrichtigungseinstellungen. Der Benutzer, der die Entscheidung erfasst, erhält keine Benachrichtigung. Die Nachricht nennt die Entscheidung, das Stage Gate und den Kommentar.
Grenzen
Die Freigabe erfolgt einstufig: eine Entscheidung je Gate, erfasst vom Projektleiter oder einem Administrator. FoxPlan bietet keinen Genehmigungsablauf mit mehreren aufeinanderfolgenden Stufen und keine automatischen Erinnerungen an einen Genehmiger.