Stage gates

Une stage gate est un point de décision du cycle de vie d'un projet : à la gate, on valide la poursuite du projet ou on la refuse en expliquant pourquoi. Dans FoxPlan, les gates sont regroupées en groupes de stage gates définis pour tout l'espace de travail (par exemple Production 1 : Initialisation, Libération, Mise en service, Clôture). Chaque projet est rattaché à un groupe, et un jalon du planning peut porter une des gates de ce groupe.

• Un jalon qui porte une gate doit être validé ou refusé.
• Un jalon qui ne porte aucune gate ne demande aucune validation.

Fonctionnalité à activer

Les stage gates sont désactivées par défaut. Elles s'activent espace de travail par espace de travail, par un administrateur de l'espace. Tant qu'elles ne sont pas activées, aucun écran de stage gate n'apparaît.

Activer les stage gates et définir les groupes

1. Ouvrez Paramètres → Espace de travail, onglet Stage gate (voir Espace de travail).
2. Cochez Activer les stage gates.
3. Cliquez sur Ajouter un groupe, nommez-le (par exemple Production 1), puis ajoutez ses gates avec Ajouter une stage gate. Les flèches réordonnent les gates : leur ordre est celui du cycle de vie.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Un groupe prêt à l'emploi

Tant que l'espace n'a jamais enregistré ses groupes, il propose le groupe Nouveau projet : Besoin, Étude, Développement, Validation, Mise en service. Les projets peuvent s'y rattacher tout de suite. Modifiez-le, complétez-le ou supprimez-le dans l'onglet Stage gate : une fois les groupes enregistrés, c'est votre paramétrage qui s'applique.

Les noms se saisissent langue par langue, comme ceux des champs personnalisés : choisissez la Langue de saisie au-dessus des groupes. Un nom saisi dans une seule langue vaut pour toutes ; si l'anglais est saisi avec d'autres langues, c'est lui qui s'applique aux langues manquantes. Un champ vide affiche en grisé le nom que verront les lecteurs de cette langue.

Désactiver ou supprimer

Décocher l'option masque de nouveau les écrans de stage gate et bloque toute nouvelle décision. Supprimer un groupe ou une gate ne supprime ni les jalons ni l'historique des décisions, mais ils ne comptent plus dans les projets concernés. Rien n'est effacé : réactiver l'option, ou recréer le groupe, fait réapparaître l'existant.

Rattacher un projet à un groupe

Dans la définition du projet, l'onglet Stage gate permet de choisir le groupe de stage gates du projet. Seuls le chef de projet et les administrateurs (de l'espace, ou du projet hérités d'un portefeuille) peuvent le modifier.

Le groupe est enregistré dès sa sélection : l'onglet n'a donc pas de bouton Enregistrer.

Changer de groupe en cours de projet est possible : les gates de l'ancien groupe ne comptent alors plus dans le projet. FoxPlan prévient si des gates sont déjà validées.

Associer une gate à un jalon

Dans le Planning, ouvrez le panneau d'un jalon : le bloc Stage gate propose les gates du groupe du projet.

• Choisissez la gate que le jalon matérialise. La date du jalon devient la date planifiée de la gate.
• Laissez le champ vide pour un jalon ordinaire, sans validation.

Une gate n'est portée que par un seul jalon du projet. Une fois validée, elle ne peut plus être retirée du jalon.

Valider ou refuser une stage gate

Les boutons Valider et Refuser du bloc Stage gate sont proposés au chef de projet et aux administrateurs. La fenêtre de décision demande :

• Responsable — la personne ou l'instance qui a pris la décision, choisie parmi les ressources de l'espace de travail, physiques ou génériques (par exemple une ressource générique COPIL). Par défaut, vous-même.
• Date de validation — la date de la décision. Par défaut, aujourd'hui ; elle peut être antérieure si la décision a été prise en comité avant sa saisie.
• Commentaire — obligatoire pour un refus : il explique ce qui manque pour franchir la gate. Facultatif pour une validation.

L'utilisateur qui enregistre la décision est noté automatiquement, avec la date et l'heure de la saisie, à côté du responsable et de la date de validation.

Les gates se valident dans l'ordre

Une gate ne peut être validée que si la gate précédente du groupe est déjà validée. Tant que ce n'est pas le cas, le bouton Valider reste grisé et un cadenas indique la gate à valider d'abord. Le refus, lui, reste possible à tout moment.

Après un refus, le jalon reste ouvert : il peut être présenté de nouveau, puis validé. Après une validation, le jalon passe au statut Fermé et la gate est acquise : elle ne peut plus être refusée ni validée une seconde fois, ni retirée du jalon. Une validation faite par erreur se rouvre (voir ci-dessous).

Rouvrir une stage gate validée par erreur

Si une gate a été validée par erreur, le bouton Rouvrir du bloc Stage gate du jalon annule la validation. Il est proposé au chef de projet et aux administrateurs. La fenêtre demande le responsable, la date et un commentaire obligatoire qui explique pourquoi la validation est annulée.

Après la réouverture :

• la gate repasse À valider : elle peut de nouveau être validée, refusée ou retirée du jalon ;
• le jalon retrouve le statut qu'il avait avant la validation (Ouvert si ce statut n'est pas connu) ;
• la colonne Stage gate du projet revient à la gate validée précédente ;
• la validation n'est pas effacée : l'historique garde la validation puis la réouverture, avec leurs auteurs.

Les gates se rouvrent en partant de la dernière

Une gate ne peut être rouverte que si aucune gate suivante du groupe n'est validée. Sinon, le bouton Rouvrir reste grisé et un cadenas indique la gate à rouvrir d'abord.

L'onglet « Stage gate » du projet

L'onglet présente, pour chaque gate du groupe du projet, dans l'ordre du groupe :

Colonne	Contenu
Stage gate	Le nom de la gate
Statut	Non planifiée (aucun jalon ne la porte), À valider, Refusée ou Validée
Jalon	Le jalon qui porte la gate
Date planifiée	La date du jalon
Date de validation	La date indiquée lors de la validation
Responsable	Le responsable indiqué lors de la validation
Dernier commentaire	Le commentaire de la dernière décision commentée, avec son auteur et sa date

Le bouton Historique d'une ligne affiche toutes les décisions prises sur la gate.

Suivre les stage gates

• Barre du planning — une pastille par gate du groupe : grise si non planifiée, cerclée d'orange si à valider, rouge si refusée, verte si validée, avec le nombre de gates validées. Au survol, le détail gate par gate.
• Losanges du Gantt — un jalon validé est dessiné en vert, un jalon refusé en rouge.
• Vues Arbitrages et Planning global — la colonne Stage gate affiche la dernière gate validée de chaque projet ; ajoutez-la depuis le gestionnaire de colonnes.
• Étiquette de dashboard — l'étiquette Avancement des stage gates (assistant Ajouter un bloc, type Étiquette, dashboard projet) reprend la pastille de la barre du planning : un point par gate, coloré selon sa décision, et le nombre de gates validées (par exemple « 2/4 gates validées »).
• Tableaux de bord — le bloc Matrice des stage gates (assistant Ajouter un bloc, type Bloc classique) présente, pour chaque groupe, les projets en lignes et les gates en colonnes ; chaque case indique le statut, la date planifiée et la date de validation. Il existe au niveau du dashboard projet comme du dashboard de portefeuille, où un même tableau réunit tous les projets d'un groupe.

Changements d'état du projet

Une option voisine trace aussi les changements d'état des projets (validateur, date, commentaire) : voir Définition du projet.

Historique des décisions

Chaque décision est conservée dans un historique inaltérable : elle ne peut être ni modifiée ni supprimée. Elle garde la gate, la décision, le responsable, la date de validation, le commentaire, ainsi que l'utilisateur qui l'a saisie et l'horodatage de la saisie. L'historique est consultable dans le bloc Stage gate du jalon et dans l'onglet Stage gate du projet. Une réouverture s'ajoute à l'historique sans effacer la validation qu'elle annule.

Notifications

À chaque décision, les chefs de projet et le responsable du jalon sont prévenus, dans l'application (cloche, onglet Statut) et par e-mail, selon leurs préférences de notification. L'utilisateur qui saisit la décision ne reçoit pas de notification. Le message indique la décision, la stage gate et le commentaire.

Limites

La validation se fait à un seul niveau : une décision par gate, saisie par le chef de projet ou un administrateur. FoxPlan ne propose pas de circuit d'approbation à plusieurs étapes successives ni de relance automatique d'un valideur.