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Projektmanagement

Was ist Projektmanagement?​

Projektmanagement ist „ein systematischer Prozess der Planung, Ausführung und Kontrolle von Ressourcen und Aktivitäten, um vordefinierte Ziele zu erreichen.“ Diese Methodik erlaubt es Führungskräften, Risiken durch eine strukturierte Bewertung von Umfang, Ressourcen und Zeitplan zu antizipieren. Mit den richtigen Techniken stellt der Projektleiter sicher, dass das Vorhaben im Zeitplan und im Budget bleibt und seine Ziele erreicht.

Die drei Projekttypen​

Bei der Erstellung wählen Sie die Arbeitsmethode des Projekts:

TypMethodeFür wen
Planung — GanttKlassische Planung mit Aufgaben und AbhängigkeitenGeplante Projekte mit Meilensteinen
Flow — KanbanVisuelle Steuerung mit Karten und SpaltenKontinuierlicher Fluss, Support
Sprint — ScrumIterationen (Sprints) und BacklogAgile Teams

Der Typ bestimmt die verfügbaren Bildschirme: Ein Gantt-Projekt stellt die Planung in den Vordergrund, ein Kanban-/Scrum-Projekt den Bildschirm Karte & Geschichte.

Projekte verwalten​

Ein Projekt erstellen​

Die Schaltfläche „+ Neues Projekt" öffnet einen Anlage-Assistenten: ein geführtes Fenster, Schritt für Schritt, links mit einer Illustration und der Erklärung des jeweiligen Schritts. Abgefragt wird nur, was für den Start nötig ist; alles bleibt danach in der Projektdefinition änderbar.

  1. Art — ein Projekt ist beschlossene Arbeit, die geplant und verfolgt wird; eine Idee ist ein einfacher Vorschlag, der vor dem Einsatz von Mitteln bewertet wird; eine Projektvorlage ist eine wiederverwendbare Basis für künftige Projekte. Die Wahl Idee erscheint nur, wenn Ideen im Arbeitsbereich aktiviert sind (Option Ideen im Tab Arbeitsbereich); die Wahl Projektvorlage nur, wenn Sie Vorlagen anlegen dürfen (Administratoren des Unternehmens und des Arbeitsbereichs oder eine in Funktionszugriff nach Gruppe berechtigte Gruppe). Gibt es keine andere Wahl als Projekt, entfällt der Schritt. Eine Idee fragt nur die für Ideen markierten Felder ab (Name, Beschreibung, Priorität, benutzerdefinierte Ideenfelder) und zeigt dann eine Zusammenfassung.
  2. Ausgangspunkt — ein leeres Projekt (Planung für Gantt und Kanban, Sprint für Scrum) oder eine Vorlage, auf die Sie Zugriff haben; für eine Projektvorlage können Sie auch ein bestehendes Projekt kopieren, auf das Sie Zugriff haben (seine Mitglieder werden nicht übernommen). Die Quelle bringt Phasen, Aufgaben, Meilensteine, Abhängigkeiten, Spalten und Budgets mit (ohne vorab zugewiesene Ressourcen). Eine Vorlage ist nutzbar, sobald sie als „Verfügbar" markiert ist; um sie ganzen Teams zu öffnen, nutzen Sie Zugriff auf Projektvorlagen nach Gruppe.
  3. Das Wesentliche — Name, geschätztes Start- und Enddatum sowie Dynamische Start- & Endtermine. Mit dieser Option folgen die Projekttermine denen der Aufgaben; solange das Projekt keine Aufgabe hat, bleiben die eingegebenen Termine erhalten. Bei einer Vorlage legt das Startdatum die erste Aufgabe der Vorlage fest; die folgenden behalten denselben Abstand.
  4. Angaben — die übrigen Felder des Tabs Allgemein, die benutzerdefinierten Felder aller Tabs und die noch leeren Pflichtfelder der anderen Tabs. Mit * markierte Felder sind Pflichtfelder; es gelten die Regeln der Definition (stimmige Termine, Zahlengrenzen).
  5. Leitung — der Projektadministrator (standardmäßig Sie), der Definition und Mitglieder verwaltet, und der Projektleiter, der das Projekt führt, ohne die Definition zu ändern. Siehe Projektmitglieder.
  6. Ressourcen — die Personen, die Aufgaben zugewiesen werden.
  7. Leser — Mitglieder mit Lesezugriff, typischerweise Ansprechpartner des Kunden oder Stakeholder, die informiert bleiben sollen.
  8. Zusammenfassung — prüfen und anlegen: Das Projekt öffnet sich direkt (in seiner Planung bzw. bei einem Sprint-Projekt in seinen Tickets; eine Idee öffnet sich in ihrer Definition).

Bei einer Vorlage entfallen die Schritte Ressourcen und Leser: Eine Vorlage hat keine vorab zugewiesenen Ressourcen.

Eine Person hat im Projekt nur eine Rolle: Einmal in einem Schritt gewählt, verschwindet sie aus den folgenden Listen. Angeboten werden nur Mitglieder des Arbeitsbereichs; neue Benutzer oder generische Ressourcen fügen Sie danach im Tab Mitglieder hinzu. Der Link „Vollständiges Formular öffnen" wechselt jederzeit zur klassischen Definitionsseite, die auch der Weg für ein mit Jira synchronisiertes Projekt bleibt.

Eine Idee in ein Projekt umwandeln​

Eine Idee (Zustand „Idee“) wird über den Assistenten „+ Neues Projekt“ (Wahl Idee) oder über den öffentlichen Link zum Einreichen von Ideen des Arbeitsbereichs angelegt. Um sie zu starten, setzen Sie sie in ihrer Definition oder in der Ansicht Arbitrage des Portfolios auf einen anderen Zustand: Das Fenster „Idee in ein Projekt umwandeln“ öffnet sich.

  • Projektvorlage — wählen Sie eine der Gantt-Vorlagen, auf die Sie Zugriff haben, oder „Ohne Vorlage“, um nur den Zustand zu ändern.
  • Die Vorlage ergänzt die Idee, sie überschreibt nichts: Nur leer gebliebene Felder werden ausgefüllt, ihre Aufgaben, Meilensteine, Kanban-Spalten und Budgets kommen zu denen der Idee hinzu.
  • Startdatum — die erste Aufgabe der Vorlage beginnt an diesem Tag; die folgenden behalten denselben Abstand. Das Projektende übernimmt die Dauer der Vorlage.
  • Vorschau — vor der Bestätigung zeigt das Fenster, wie viele Felder, Aufgaben, Spalten und Budgets die Vorlage hinzufügt.
  • Projektleiter — eine über den öffentlichen Link eingereichte Idee hat keinen: Haken Sie „Mich als Projektleiter festlegen“ an, um die Rolle zu übernehmen.

Wird das Fenster ohne Umwandlung geschlossen, bleibt die Idee im Zustand „Idee“. Felder, die der Besucher des öffentlichen Links leer gelassen hat, bleiben leer, damit eine Vorlage sie ergänzen kann.

Weitere Operationen an Projekten​

  • Eine Vorlage einfügen: Eine Vorlage kann mehrmals in ein bestehendes Projekt eingefügt werden, um wiederkehrende Aufgabensequenzen wiederzuverwenden.
  • Ein Projekt löschen: Klicken Sie in Definition & Mitglieder auf Löschen und bestätigen Sie per E-Mail (Schutz vor versehentlichem Löschen).
  • Ein Projekt duplizieren: Verwenden Sie das Duplizieren-Symbol in der Projektliste.

Projektplanung​

Die Planung organisiert die Aufgaben, optimiert die Termine und verteilt die benötigten Ressourcen. Sie unterscheidet kurzfristige und langfristige Ziele. Alles wird im Bildschirm Planung aufgebaut.

Automatische Planung (Auto Schedule)​

Die Funktion der automatischen Planung passt die Termine der Aufgaben automatisch anhand ihrer Abhängigkeiten an. Sie wird Aufgabe für Aufgabe aktiviert, im Abschnitt Sonstiges des Bearbeitungspanels. Die Standardeinstellungen (automatische Planung bei neuen Aufgaben aktiviert oder nicht) sind auf Projektebene konfigurierbar, in Definition & Mitglieder.

Planungseinschränkungen​

FoxPlan unterstützt mehrere Arten von Einschränkungen, um die Platzierung einer Aufgabe zu erzwingen:

  • So früh wie möglich
  • So spät wie möglich
  • Frühester / spätester Beginn
  • Frühestes / spätestes Ende

Fristindikatoren​

Sie können für eine Aufgabe oder einen Meilenstein eine Frist festlegen. Sie wird visuell im Gantt angezeigt, und das System erzeugt Indikatoren, wenn die Frist überschritten ist — auf Projekt- wie auf Portfolioebene — sowie eine Anzeige der Marge in den Dashboards.

Siehe auch​

Bewährte Praxis

Kapitalisieren Sie auf Vorlagen: Verwandeln Sie Ihre Standardprojekte (V-Modell, Rollout, Onboarding) in verfügbare Vorlagen. So starten Sie jedes neue Projekt mit einer bewährten Struktur und weisen anschließend die Ressourcen zu.