Gerenciamento de projetos
O que é o gerenciamento de projetos?
O gerenciamento de projetos é "um processo sistemático de planejamento, execução e controle dos recursos e atividades para alcançar objetivos predefinidos." Essa metodologia permite aos gestores antecipar os riscos graças a uma avaliação organizada do escopo, dos recursos e do calendário. Aplicando as técnicas certas, o gestor de projeto garante que a iniciativa permaneça dentro dos prazos, dentro do orçamento e alcance seus objetivos.
Os três tipos de projeto
Na criação, você escolhe o método de trabalho do projeto:
| Tipo | Método | Para quem |
|---|---|---|
| Planejamento — Gantt | Planejamento clássico por tarefas e dependências | Projetos planejados, com marcos |
| Flow — Kanban | Gestão visual por cartões e colunas | Fluxo contínuo, suporte |
| Sprint — Scrum | Iterações (sprints) e backlog | Equipes ágeis |
O tipo condiciona as telas disponíveis: um projeto Gantt destaca o Planejamento, um projeto Kanban/Scrum o Cartão & História.
Gerenciar seus projetos
Criar um projeto
O botão « + Novo projeto » abre um assistente de criação: uma janela guiada, um passo de cada vez, com uma ilustração e a explicação de cada passo à esquerda. Só é pedido o necessário para começar; tudo continua editável depois na definição do projeto.
- Tipo — um projeto é um trabalho decidido, a planear e acompanhar; uma ideia é uma simples proposta, a avaliar antes de comprometer recursos; um modelo de projeto é uma base reutilizável para futuros projetos. A opção Ideia só aparece se as ideias estiverem ativadas no espaço (opção Ideias da aba Espaço de trabalho); a opção Modelo de projeto só se tiver permissão para os criar (administradores da empresa e do espaço, ou um grupo autorizado em Acesso a funcionalidades por grupo). Sem outra opção além de Projeto, o passo é saltado. Uma ideia só pede os campos marcados para ideias (nome, descrição, prioridade, campos personalizados de ideia) e depois um resumo.
- Ponto de partida — um projeto vazio (Planeamento para Gantt e kanban, Sprint para Scrum) ou um modelo entre os que tem acesso; para um modelo de projeto, pode também copiar um projeto existente a que tenha acesso (os seus membros não são copiados). A fonte traz as suas fases, tarefas, marcos, dependências, colunas e orçamentos (sem recursos pré-atribuídos). Um modelo fica utilizável quando marcado como « Disponível »; para o abrir a equipas inteiras, utilize Acesso a modelos de projeto por grupo.
- O essencial — nome, datas estimadas de início e de fim, e Datas de início e fim dinâmicas. Com esta opção, as datas do projeto seguem as das suas tarefas; enquanto o projeto não tiver tarefas, mantêm-se as datas introduzidas. A partir de um modelo, a data de início posiciona a primeira tarefa do modelo; as seguintes mantêm o mesmo intervalo.
- Informações — os outros campos da aba Geral, os campos personalizados de todas as abas e os campos obrigatórios das outras abas ainda vazios. Os campos assinalados com
*são obrigatórios; aplicam-se as regras da definição (datas coerentes, limites numéricos). - Direção — o administrador do projeto (você, por predefinição), que gere a definição e os membros, e o gestor de projeto, que conduz o projeto sem alterar a sua definição. Ver Membros do projeto.
- Recursos — as pessoas que serão atribuídas às tarefas.
- Leitores — os membros só de leitura, normalmente os interlocutores do cliente ou as partes interessadas a manter informadas.
- Resumo — verifique e crie: o projeto abre-se diretamente (no seu planeamento, ou nos seus tickets para um projeto Sprint; uma ideia abre-se na sua definição).
Para um modelo, os passos Recursos e Leitores são omitidos: um modelo não tem recursos pré-atribuídos.
Uma pessoa só tem uma função no projeto: depois de escolhida num passo, desaparece das listas seguintes. Só são propostos membros do espaço; um novo utilizador ou um recurso genérico é adicionado depois a partir da aba Membros. A ligação « Abrir o formulário completo » muda a qualquer momento para o ecrã de definição clássico, que continua a ser o caminho para um projeto sincronizado com o Jira.
Converter uma ideia em projeto
Uma ideia (estado "Ideia") é criada com o assistente "+ Novo projeto" (opção Ideia) ou pelo link público de envio de ideias do espaço de trabalho. Para lançá-la, passe-a para outro estado, na sua definição ou na vista Arbitragens do portfólio: a janela "Converter a ideia em projeto" se abre.
- Modelo de projeto — escolha um dos modelos Gantt aos quais você tem acesso, ou "Sem modelo" para mudar apenas o estado.
- O modelo completa a ideia, não substitui nada: só os campos vazios são preenchidos, e as suas tarefas, marcos, colunas kanban e orçamentos se somam aos da ideia.
- Data de início — a primeira tarefa do modelo começa nesse dia; as seguintes mantêm o mesmo intervalo. A data de fim do projeto retoma a duração do modelo.
- Pré-visualização — antes de confirmar, a janela indica quantos campos, tarefas, colunas e orçamentos o modelo vai adicionar.
- Gerente de projeto — uma ideia enviada pelo link público não tem: marque "Designar-me gestor do projeto" para assumir o papel.
Fechar a janela sem converter deixa a ideia no estado "Ideia". Os campos que o visitante do link público deixou em branco permanecem vazios, para que um modelo possa completá-los.
Outras operações nos projetos
- Inserir um modelo: um modelo pode ser inserido várias vezes em um projeto existente, para reutilizar sequências de tarefas recorrentes.
- Excluir um projeto: em Definição e membros, clique em Excluir e confirme por e-mail (segurança contra exclusões acidentais).
- Duplicar um projeto: use o ícone de duplicação na lista de projetos.
Planejamento de projeto
O planejamento organiza as tarefas, otimiza os prazos e distribui os recursos necessários. Ele distingue os objetivos de curto e de longo prazo. Tudo é construído na tela Planejamento.
Agendamento automático (Auto Schedule)
A função de agendamento automático ajusta automaticamente as datas das tarefas em função de suas dependências. Ela é ativada tarefa por tarefa, na seção Outros do painel de edição. Os ajustes padrão (agendamento automático ativado ou não nas novas tarefas) são configuráveis no nível do projeto, em Definição e membros.
Restrições de agendamento
O FoxPlan suporta vários tipos de restrições, para forçar o posicionamento de uma tarefa:
- O mais breve possível
- O mais tarde possível
- Início não antes de / não depois de
- Término não antes de / não depois de
Indicadores de prazo
Você pode fixar um prazo em uma tarefa ou um marco. Ele é exibido visualmente no Gantt e o sistema gera indicadores quando o prazo é ultrapassado, tanto no nível do projeto quanto do portfólio, além de exibir a margem nos painéis.
Veja também
- Planejamento — construir e conduzir o Gantt do projeto
- Definição e membros — calendário e parâmetros de agendamento automático
- Lista de tarefas — a visão tabular das tarefas
- Gestão orçamentária — acompanhar os custos do projeto
Capitalize nos modelos: transforme seus projetos típicos (ciclo em V, implantação, onboarding) em modelos Disponíveis. Você inicia cada novo projeto com uma estrutura comprovada e, depois, aloca os recursos.