Relatórios agendados
A aba Relatórios da tela Definição e membros — de um projeto ou de um portfólio de projetos — agenda o envio automático, por e-mail, de um resumo do escopo. Você escolhe os conteúdos, os destinatários e a frequência.
Um portfólio gera um único e-mail que cobre todos os seus projetos (os projetos arquivados são excluídos), com uma seção por projeto.
Criar um relatório
- Abra Definição e membros do projeto (ou Definição / Membros do portfólio)
- Vá até a aba Relatórios
- Clique em «Novo relatório»
- Preencha:
| Campo | Função |
|---|---|
| Nome do relatório | Aparece no assunto do e-mail |
| Conteúdo | Um ou mais dos conteúdos listados abaixo |
| Margem de alerta (dias) | Para os prazos: uma tarefa é sinalizada assim que seu fim planejado estiver a menos de N dias do prazo (0 = apenas os estouros) |
| Horizonte (próximos dias) | Para os marcos, as tarefas sem recurso e a sobrecarga: a janela observada, a partir de hoje |
| Antiguidade (dias) | Para as decisões/mudanças pendentes e o status do projeto: além dela, o item é sinalizado |
| Limiares | Aparecem conforme os conteúdos marcados: desvio de avanço (20 pontos), sobrecarga (100 %) e subutilização (50 %) da capacidade, criticidade dos riscos (altos e críticos, ou apenas críticos), alerta orçamentário (90 %) e desvio atingimento / consumo (20 pontos) de um plano estratégico. Os valores entre parênteses são os padrão, citados nas tabelas abaixo |
| Destinatários | Uma ou mais pessoas do espaço de trabalho |
| Frequência, Dia, Hora | Todos os dias, todas as semanas (dia escolhido) ou todos os meses (dia 1 a 28), no horário do seu fuso |
| Não enviar se o relatório estiver vazio | Evita um e-mail «nada a assinalar» |
| Ativo | Desmarque para suspender o envio sem excluir o relatório |
- Salve
Você pode criar vários relatórios no mesmo projeto ou portfólio — por exemplo um relatório semanal de planejamento e orçamento para a diretoria, e um relatório diário de cartões e ações atrasados para a equipe.
Conteúdos disponíveis
| Grupo | Conteúdo | O que é sinalizado |
|---|---|---|
| Planejamento | Prazos (deadlines) | Tarefas abertas cujo fim planejado ultrapassa o prazo, se aproxima dele a menos da margem, ou cujo prazo já passou |
| Planejamento | Tarefas atrasadas no planejamento | Tarefas abertas cuja data de fim planejada já passou, com ou sem prazo |
| Planejamento | Tarefas que deveriam ter começado | Tarefas ainda Abertas embora o início previsto já tenha passado |
| Planejamento | Avanço atrasado | Tarefas em andamento cujo avanço lançado está pelo menos 20 pontos atrás do tempo decorrido |
| Planejamento | Marcos próximos | Marcos abertos cuja data cai no horizonte |
| Agilidade | Cartões atrasados | Cartões abertos cujo vencimento — o prazo, senão a data de fim — já passou |
| Recursos | Tarefas sem recurso | Tarefas em andamento ou que começam no horizonte, sem nenhum recurso atribuído |
| Recursos | Recursos sobrecarregados | Pessoas do escopo cuja carga planejada, em todos os projetos, excede a capacidade no horizonte (cálculo da tela de carga) |
| Recursos | Folhas de horas faltantes | Pessoas planejadas na semana passada no escopo sem nenhum realizado lançado |
| Governança | Ações atrasadas | Ações abertas cujo vencimento já passou |
| Governança | Riscos críticos abertos | Riscos abertos de criticidade alta ou crítica |
| Governança | Decisões e mudanças pendentes | Decisões sem data de decisão e pedidos de mudança abertos, pendentes há mais do que a antiguidade |
| Governança | Status do projeto a atualizar | Projetos sem status, ou cujo último status é mais antigo que a antiguidade |
| Orçamento | Estouros de orçamento | Envelopes cujo custo previsto ou realizado excede o orçamento (mesmos valores do painel de orçamento) |
Tarefas, cartões e marcos excluem as tarefas-mãe (exceto para os prazos): uma tarefa resumo não é contada duas vezes.
Portfólio de recursos
Em um portfólio de recursos, a aba Relatórios oferece conteúdos centrados nas pessoas da team. Cada linha se refere a uma pessoa, em todos os projetos:
| Grupo | Conteúdo | O que é sinalizado |
|---|---|---|
| Carga | Recursos sobrecarregados | Carga planejada acima da capacidade no horizonte |
| Carga | Recursos subutilizados | Carga planejada abaixo de 50 % da capacidade no horizonte (pessoas disponíveis) |
| Carga | Ausências próximas | Férias e ausências lançadas no horizonte, com o número de dias (meio dia conta 0,5) |
| Folhas de horas | Folhas de horas faltantes | Pessoas planejadas na semana passada sem nenhum realizado lançado |
| Folhas de horas | Folhas de horas não enviadas | Pessoas planejadas na semana passada cuja folha de horas não foi enviada nem validada, ou foi devolvida |
| Folhas de horas | Folhas de horas a validar | Folhas enviadas e ainda não validadas no período de antiguidade, com a mais antiga pendente |
| Execução | Tarefas atrasadas dos recursos | Tarefas abertas atribuídas a uma pessoa da team cuja data de fim já passou |
| Execução | Cartões atrasados dos recursos | Cartões abertos sob responsabilidade de uma pessoa da team cujo vencimento já passou |
O resumo no topo conta os recursos com alerta sobre os recursos analisados. Projetos arquivados são ignorados. Apenas o Proprietário do portfólio (ou um administrador da empresa) cria e modifica esses relatórios; todo membro do portfólio pode consultá-los.
Relatório pessoal
Em Meu perfil, a aba Relatórios agenda um relatório sobre as suas próprias tarefas e cartões: aqueles sob sua responsabilidade e aqueles atribuídos a você, em todos os projetos (exceto os arquivados). Só você o vê e o gerencia; ele é enviado a você por padrão, e você pode adicionar outros destinatários (seu gestor, por exemplo).
| Grupo | Conteúdo | O que é sinalizado |
|---|---|---|
| Atrasado | Tarefas e cartões sob responsabilidade atrasados | Vencimento (prazo, senão data de fim) ultrapassado |
| Atrasado | Tarefas atribuídas atrasadas | Data de fim planejada ultrapassada |
| Próximo | Prazos a acompanhar | Fim planejado após o prazo, dentro da margem de alerta, ou prazo ultrapassado |
| Próximo | A entregar em breve | Vencimento no horizonte escolhido |
| Próximo | Avanço atrasado | Avanço lançado pelo menos 20 pontos atrás do tempo decorrido |
| Folhas de horas | Minha folha de horas | Semana passada não enviada nem validada, com o realizado já lançado |
O resumo conta as tarefas e cartões com alerta sobre os que você acompanha. Cada linha abre diretamente na tela Eu correspondente, pronta para editar: uma tarefa em Meu trabalho, um cartão em Meus cartões, a folha de horas em Minha folha de horas.
Plano estratégico
Num plano estratégico (separador Relatórios de Definição e membros do plano), o relatório combina conteúdos próprios da gestão estratégica, calculados sobre o exercício em curso com a mesma consolidação do ecrã Acompanhamento, e todos os conteúdos de projeto, aplicados aos projetos do plano (a sua lista, ou todos os projetos do espaço se estiver vazia):
| Conteúdo | O que é sinalizado |
|---|---|
| Objetivos com alerta orçamentário | Em modo custo: previsão a 90 % ou mais do envelope (vermelho acima de 100 %). Em modo receita ou margem: previsão abaixo de 90 % do objetivo |
| Objetivos sem projeto contribuinte | Objetivos (folhas) com envelope no exercício para os quais nenhum projeto contribui |
| Atingimento atrás do consumo | Atingimento pelo menos 20 pontos abaixo do consumo (realizado / envelope, senão / afetado) |
| Projetos do plano sem contribuição | Projetos do âmbito que não contribuem para nenhum objetivo |
| Projetos sobrealocados | Em modo valores: valores atribuídos aos objetivos acima do orçamento do projeto |
O nome de um objetivo abre o Acompanhamento do plano; o de um projeto, o seu planeamento.
O que o e-mail contém
No topo, um resumo em blocos cobre apenas os conteúdos ativados: projetos com alerta sobre projetos analisados, depois — para os prazos — prazos já ultrapassados, estouros previstos e prazos em risco (três categorias exclusivas), e um bloco por outro conteúdo. Para os cartões atrasados, uma linha acrescenta o atraso médio e máximo e as três pessoas que mais acumulam.
Em seguida vêm uma seção Recursos (sobrecarga, folhas de horas) e uma seção por projeto envolvido, com sua equipe (administradores e gerentes de projeto) e uma tabela por conteúdo. Cada objeto citado é um link: uma tarefa ou cartão abre no planejamento ou no quadro de cartões, uma ação, um risco, uma decisão, uma mudança ou um status abre no seu registro com o painel de detalhe, um estouro de orçamento leva ao orçamento do projeto, um nome de projeto ao seu planejamento. Em um relatório de portfólio de recursos, o nome de uma pessoa leva à carga do portfólio. O link funciona mesmo sem sessão: o FoxPlan pede para entrar e depois abre o objeto.
Cada destinatário recebe o relatório no seu idioma, com o seu formato de data e o seu separador decimal.
Se um conteúdo não puder ser calculado (por exemplo um orçamento mal configurado), o e-mail é enviado mesmo assim com os demais conteúdos, e indica isso.
Enviar agora, pausar
Na lista de relatórios, as ações permitem enviar agora (sem deslocar o próximo envio agendado), pausar / reativar, editar e excluir. As colunas Próximo envio e Último envio indicam o estado: Enviado, Nada a assinalar ou Erro; ao passar o mouse sobre o último envio, aparece a duração da geração.
Quem pode fazer o quê?
| Projeto | Portfólio | |
|---|---|---|
| Ver os relatórios | Todo membro que abre Definição e membros | Todo membro do portfólio |
| Criar, editar, enviar, excluir | Administrador do projeto | Proprietário do portfólio (ou administrador da empresa) |
O relatório é executado com os direitos da última pessoa que o salvou: cada conteúdo cobre apenas os projetos em que ela pode ler o registro correspondente (planejamento, ações, riscos, orçamento…). Se ela sair do projeto ou do portfólio, ou se sua conta for desativada, o envio para e o relatório passa para Erro: basta outro administrador salvá-lo novamente para retomá-lo.
Veja também
- Definição e membros — as outras abas da ficha do projeto
- Definição do portfólio — as abas da ficha do portfólio
- Cartões e stories — o ciclo de vida dos cartões