Informes programados
La pestaña Informes de la pantalla Definición y miembros — de un proyecto o de una cartera de proyectos — programa el envío automático, por correo, de un resumen del ámbito. Usted elige los contenidos, los destinatarios y la frecuencia.
Una cartera genera un único correo que cubre todos sus proyectos (se excluyen los proyectos archivados), con una sección por proyecto.
Crear un informe
- Abra Definición y miembros del proyecto (o Definición / Miembros de la cartera)
- Vaya a la pestaña Informes
- Haga clic en «Nuevo informe»
- Complete:
| Campo | Función |
|---|---|
| Nombre del informe | Aparece en el asunto del correo |
| Contenido | Uno o varios de los contenidos listados abajo |
| Margen de alerta (días) | Para los plazos: una tarea se señala en cuanto su fin planificado está a menos de N días de su fecha límite (0 = solo los rebasamientos) |
| Horizonte (días próximos) | Para los hitos, las tareas sin recurso y la sobrecarga: la ventana observada, a partir de hoy |
| Antigüedad (días) | Para las decisiones/cambios pendientes y el estado del proyecto: más allá, el elemento se señala |
| Umbrales | Aparecen según los contenidos marcados: desfase de avance (20 puntos), sobrecarga (100 %) e infrautilización (50 %) de la capacidad, criticidad de los riesgos (altos y críticos, o solo críticos), alerta presupuestaria (90 %) y desfase logro / consumo (20 puntos) de un plan estratégico. Los valores entre paréntesis son los predeterminados, citados en las tablas siguientes |
| Destinatarios | Una o varias personas del espacio de trabajo |
| Frecuencia, Día, Hora | Cada día, cada semana (día elegido) o cada mes (día 1 a 28), a la hora de su zona horaria |
| No enviar si el informe está vacío | Evita un correo «nada que señalar» |
| Activo | Desmárquelo para suspender el envío sin eliminar el informe |
- Guarde
Puede crear varios informes sobre el mismo proyecto o cartera — por ejemplo un informe semanal de planificación y presupuesto para la dirección, y un informe diario de tarjetas y acciones atrasadas para el equipo.
Contenidos disponibles
| Grupo | Contenido | Qué se señala |
|---|---|---|
| Planificación | Plazos (deadlines) | Tareas abiertas cuyo fin planificado supera la fecha límite, se acerca a ella a menos del margen, o cuya fecha límite ya pasó |
| Planificación | Tareas retrasadas en la planificación | Tareas abiertas cuya fecha de fin planificada ya pasó, con o sin fecha límite |
| Planificación | Tareas que deberían haber empezado | Tareas aún Abiertas aunque su inicio previsto ya pasó |
| Planificación | Avance retrasado | Tareas en curso cuyo avance registrado va al menos 20 puntos por detrás del tiempo transcurrido |
| Planificación | Hitos próximos | Hitos abiertos cuya fecha cae dentro del horizonte |
| Agilidad | Tarjetas atrasadas | Tarjetas abiertas cuyo vencimiento — la fecha límite, si no la fecha de fin — ya pasó |
| Recursos | Tareas sin recurso | Tareas en curso o que empiezan dentro del horizonte, sin ningún recurso asignado |
| Recursos | Recursos sobrecargados | Personas del ámbito cuya carga planificada, en todos los proyectos, supera su capacidad en el horizonte (cálculo de la pantalla de carga) |
| Recursos | Hojas de horas faltantes | Personas planificadas la semana pasada en el ámbito sin ningún real registrado |
| Gobernanza | Acciones atrasadas | Acciones abiertas cuyo vencimiento ya pasó |
| Gobernanza | Riesgos críticos abiertos | Riesgos abiertos de criticidad alta o crítica |
| Gobernanza | Decisiones y cambios pendientes | Decisiones sin fecha de decisión y solicitudes de cambio abiertas, pendientes desde hace más de la antigüedad |
| Gobernanza | Estado del proyecto por actualizar | Proyectos sin estado, o cuyo último estado es más antiguo que la antigüedad |
| Presupuesto | Sobrecostes presupuestarios | Partidas cuyo coste previsto o real supera el presupuesto (mismos importes que el panel de presupuesto) |
Las tareas, tarjetas e hitos excluyen las tareas madre (salvo para los plazos): una tarea resumen no se cuenta dos veces.
Cartera de recursos
En una cartera de recursos, la pestaña Informes propone contenidos centrados en las personas del equipo. Cada línea se refiere a una persona, en todos los proyectos:
| Grupo | Contenido | Qué se señala |
|---|---|---|
| Carga | Recursos sobrecargados | Carga planificada superior a la capacidad en el horizonte |
| Carga | Recursos infrautilizados | Carga planificada inferior al 50 % de la capacidad en el horizonte (personas disponibles) |
| Carga | Ausencias próximas | Vacaciones y ausencias registradas en el horizonte, con el número de días (media jornada cuenta 0,5) |
| Hojas de horas | Hojas de horas faltantes | Personas planificadas la semana pasada sin ningún real registrado |
| Hojas de horas | Hojas de horas no enviadas | Personas planificadas la semana pasada cuya hoja de horas no está enviada ni validada, o fue devuelta |
| Hojas de horas | Hojas de horas por validar | Hojas enviadas y aún no validadas en el periodo de antigüedad, con la más antigua pendiente |
| Ejecución | Tareas retrasadas de los recursos | Tareas abiertas asignadas a una persona del equipo cuya fecha de fin ya pasó |
| Ejecución | Tarjetas atrasadas de los recursos | Tarjetas abiertas a cargo de una persona del equipo cuyo vencimiento ya pasó |
El resumen del principio cuenta los recursos con alerta sobre los recursos analizados. Se ignoran los proyectos archivados. Solo el Propietario de la cartera (o un administrador de la empresa) crea y modifica estos informes; todo miembro de la cartera puede consultarlos.
Informe personal
En Mi perfil, la pestaña Informes programa un informe sobre sus propias tareas y tarjetas: las que tiene a cargo y las que le están asignadas, en todos los proyectos (excepto los archivados). Solo usted lo ve y lo gestiona; se le envía por defecto y puede añadir otros destinatarios (su responsable, por ejemplo).
| Grupo | Contenido | Qué se señala |
|---|---|---|
| Atrasado | Tareas y tarjetas a cargo atrasadas | Vencimiento (fecha límite, si no fecha de fin) superado |
| Atrasado | Tareas asignadas atrasadas | Fecha de fin planificada superada |
| Próximo | Plazos a vigilar | Fin planificado posterior a la fecha límite, dentro del margen de alerta, o fecha límite superada |
| Próximo | Por entregar pronto | Vencimiento dentro del horizonte elegido |
| Próximo | Avance retrasado | Avance registrado al menos 20 puntos por detrás del tiempo transcurrido |
| Hojas de horas | Mi hoja de horas | Semana pasada no enviada ni validada, con el real ya registrado |
El resumen cuenta las tareas y tarjetas con alerta sobre las que sigue. Cada línea se abre directamente en la pantalla Yo correspondiente, lista para editar: una tarea en Mi trabajo, una tarjeta en Mis tarjetas, la hoja de horas en Mi hoja de horas.
Plan estratégico
En un plan estratégico (pestaña Informes de Definición y miembros del plan), el informe combina contenidos propios de la gestión estratégica, calculados sobre el ejercicio en curso con la misma consolidación que la pantalla Seguimiento, y todos los contenidos de proyecto, aplicados a los proyectos del plan (su lista, o todos los proyectos del espacio si está vacía):
| Contenido | Qué se señala |
|---|---|
| Objetivos con alerta presupuestaria | En modo coste: previsión al 90 % o más de la dotación (rojo por encima del 100 %). En modo ingresos o margen: previsión por debajo del 90 % del objetivo |
| Objetivos sin proyecto contribuyente | Objetivos (hojas) con dotación en el ejercicio a los que no contribuye ningún proyecto |
| Logro retrasado respecto al consumo | Logro al menos 20 puntos por debajo del consumo (real / dotación, si no / asignado) |
| Proyectos del plan sin contribución | Proyectos del ámbito que no contribuyen a ningún objetivo |
| Proyectos sobreasignados | En modo importes: importes asignados a los objetivos superiores al presupuesto del proyecto |
El nombre de un objetivo abre el Seguimiento del plan; el de un proyecto, su planificación.
Qué contiene el correo
Al principio, un resumen en mosaicos abarca solo los contenidos activados: proyectos con alerta sobre proyectos analizados, luego — para los plazos — fechas límite ya superadas, rebasamientos previstos y plazos en riesgo (tres categorías excluyentes), y un mosaico por cada otro contenido. Para las tarjetas atrasadas, una línea añade el retraso medio y máximo y las tres personas que más acumulan.
Siguen una sección Recursos (sobrecarga, hojas de horas) y una sección por proyecto afectado, con su equipo (administradores y jefes de proyecto) y una tabla por contenido. Cada objeto citado es un enlace: una tarea o tarjeta se abre en la planificación o el tablero de tarjetas, una acción, un riesgo, una decisión, un cambio o un estado se abre en su registro con su panel de detalle, un sobrecoste lleva al presupuesto del proyecto, un nombre de proyecto a su planificación. En un informe de cartera de recursos, el nombre de una persona lleva a la carga de la cartera. El enlace funciona incluso sin sesión: FoxPlan pide iniciar sesión y luego abre el objeto.
Cada destinatario recibe el informe en su idioma, con su formato de fecha y su separador decimal.
Si un contenido no puede calcularse (por ejemplo un presupuesto mal configurado), el correo se envía igualmente con los demás contenidos, y lo indica.
Enviar ahora, pausar
En la lista de informes, las acciones permiten enviar ahora (sin desplazar el próximo envío programado), pausar / reactivar, editar y eliminar. Las columnas Próximo envío y Último envío muestran el estado: Enviado, Nada que señalar o Error; al pasar sobre el último envío se muestra la duración de generación.
¿Quién puede hacer qué?
| Proyecto | Cartera | |
|---|---|---|
| Ver los informes | Todo miembro que abre Definición y miembros | Todo miembro de la cartera |
| Crear, editar, enviar, eliminar | Administrador del proyecto | Propietario de la cartera (o administrador de la empresa) |
El informe se ejecuta con los derechos de la última persona que lo guardó: cada contenido solo abarca los proyectos en los que puede leer el registro correspondiente (planificación, acciones, riesgos, presupuesto…). Si deja el proyecto o la cartera, o si su cuenta se desactiva, el envío se detiene y el informe pasa a Error: basta con que otro administrador lo guarde de nuevo para reanudarlo.
Véase también
- Definición y miembros — las demás pestañas de la ficha del proyecto
- Definición de la cartera — las pestañas de la ficha de la cartera
- Tarjetas y stories — el ciclo de vida de las tarjetas