Gestión de proyectos
¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es «un proceso sistemático de planificación, ejecución y control de los recursos y actividades para alcanzar objetivos predefinidos». Esta metodología permite a los responsables anticipar los riesgos mediante una evaluación organizada del alcance, los recursos y el calendario. Aplicando las técnicas adecuadas, el jefe de proyecto se asegura de que la iniciativa se mantenga dentro de los plazos, dentro del presupuesto y alcance sus objetivos.
Los tres tipos de proyecto
Al crear un proyecto, usted elige su método de trabajo:
| Tipo | Método | Para quién |
|---|---|---|
| Planificación — Gantt | Planificación clásica por tareas y dependencias | Proyectos planificados, con hitos |
| Flow — Kanban | Gestión visual por tarjetas y columnas | Flujo continuo, soporte |
| Sprint — Scrum | Iteraciones (sprints) y backlog | Equipos ágiles |
El tipo condiciona las pantallas disponibles: un proyecto Gantt destaca la Planificación, un proyecto Kanban/Scrum la vista Tarjeta e historia.
Gestionar los proyectos
Crear un proyecto
El botón « + Nuevo proyecto » abre un asistente de creación: una ventana guiada, paso a paso, con una ilustración y la explicación de cada paso a la izquierda. Solo se pide lo necesario para empezar; todo sigue siendo modificable después en la definición del proyecto.
- Tipo — un proyecto es un trabajo decidido, que se planifica y se sigue; una idea es una simple propuesta, que se evalúa antes de comprometer recursos; una plantilla de proyecto es una base reutilizable para futuros proyectos. La opción Idea solo aparece si las ideas están activadas en el espacio (opción Ideas de la pestaña Espacio de trabajo); la opción Plantilla de proyecto solo si tiene permiso para crearlas (administradores de la empresa y del espacio, o un grupo autorizado en Acceso a funciones por grupo). Sin otra opción que Proyecto, el paso se omite. Una idea solo pide los campos marcados para las ideas (nombre, descripción, prioridad, campos personalizados de idea) y después un resumen.
- Punto de partida — un proyecto vacío (Planificación para Gantt y kanban, Sprint para Scrum) o una plantilla entre las que tiene acceso; para una plantilla de proyecto, también puede copiar un proyecto existente al que tenga acceso (sus miembros no se copian). La fuente aporta sus fases, tareas, hitos, dependencias, columnas y presupuestos (sin recursos preasignados). Una plantilla es utilizable cuando está marcada como « Disponible »; para abrirla a equipos enteros, utilice Acceso a plantillas de proyecto por grupo.
- Lo esencial — nombre, fechas estimadas de inicio y fin, y Fechas de inicio y fin dinámicas. Con esta opción, las fechas del proyecto siguen las de sus tareas; mientras el proyecto no tenga tareas, se conservan las fechas introducidas. Desde una plantilla, la fecha de inicio sitúa la primera tarea de la plantilla; las siguientes mantienen el mismo desfase.
- Información — los demás campos de la pestaña General, los campos personalizados de todas las pestañas y los campos obligatorios de las demás pestañas que siguen vacíos. Los campos marcados con
*son obligatorios; se aplican las reglas de la definición (fechas coherentes, límites numéricos). - Dirección — el administrador del proyecto (usted, por defecto), que gestiona la definición y los miembros, y el jefe de proyecto, que lleva el proyecto sin modificar su definición. Véase Miembros del proyecto.
- Recursos — las personas que se asignarán a las tareas.
- Lectores — los miembros de solo lectura, normalmente los interlocutores del cliente o las partes interesadas que deben estar informadas.
- Resumen — revise y cree: el proyecto se abre directamente (en su planificación, o en sus tickets para un proyecto Sprint; una idea se abre en su definición).
Para una plantilla, se omiten los pasos Recursos y Lectores: una plantilla no tiene recursos preasignados.
Una persona solo tiene un rol en el proyecto: una vez elegida en un paso, desaparece de las listas siguientes. Solo se proponen miembros del espacio; un nuevo usuario o un recurso genérico se añade después desde la pestaña Miembros. El enlace « Abrir el formulario completo » cambia en cualquier momento a la pantalla de definición clásica, que sigue siendo también la vía para un proyecto sincronizado con Jira.
Convertir una idea en proyecto
Una idea (estado «Idea») se crea con el asistente «+ Nuevo proyecto» (opción Idea) o desde el enlace público de envío de ideas del espacio de trabajo. Para lanzarla, pásela a otro estado, en su definición o en la vista Arbitrajes del portafolio: se abre la ventana «Convertir la idea en proyecto».
- Plantilla de proyecto — elija una de las plantillas Gantt a las que tiene acceso, o «Sin plantilla» para cambiar solo el estado.
- La plantilla completa la idea, no sobrescribe nada: solo se rellenan los campos vacíos, y sus tareas, hitos, columnas kanban y presupuestos se añaden a los de la idea.
- Fecha de inicio — la primera tarea de la plantilla empieza ese día; las siguientes mantienen el mismo desfase. La fecha de fin del proyecto retoma la duración de la plantilla.
- Vista previa — antes de validar, la ventana indica cuántos campos, tareas, columnas y presupuestos añadirá la plantilla.
- Jefe de proyecto — una idea enviada por el enlace público no tiene: marque «Nombrarme jefe de proyecto» para asumir el rol.
Cerrar la ventana sin convertir deja la idea en el estado «Idea». Los campos que el visitante del enlace público dejó en blanco permanecen vacíos, para que una plantilla pueda completarlos.
Otras operaciones sobre los proyectos
- Insertar una plantilla: una plantilla puede insertarse varias veces en un proyecto existente, para reutilizar secuencias de tareas recurrentes.
- Eliminar un proyecto: desde Definición y miembros, haga clic en Eliminar y confirme por correo electrónico (una protección contra las eliminaciones accidentales).
- Duplicar un proyecto: utilice el icono de duplicación en la lista de proyectos.
Planificación del proyecto
La planificación organiza las tareas, optimiza los plazos y distribuye los recursos necesarios. Distingue los objetivos a corto y a largo plazo. Todo se construye en la pantalla Planificación.
Programación automática (Auto Schedule)
La función de programación automática ajusta automáticamente las fechas de las tareas en función de sus dependencias. Se activa tarea por tarea, en la sección Otros del panel de edición. Los ajustes por defecto (programación automática activada o no en las nuevas tareas) se configuran a nivel de proyecto, en Definición y miembros.
Restricciones de programación
FoxPlan admite varios tipos de restricciones para forzar la ubicación de una tarea:
- Lo antes posible
- Lo más tarde posible
- Inicio no antes de / no después de
- Fin no antes de / no después de
Indicadores de fecha límite
Puede fijar una fecha límite en una tarea o un hito. Se muestra visualmente en el Gantt y el sistema genera indicadores cuando la fecha límite se supera, tanto a nivel de proyecto como de cartera, además de mostrar el margen en los paneles de control.
Ver también
- Planificación — construir y dirigir el Gantt del proyecto
- Definición y miembros — calendario y parámetros de programación automática
- Lista de tareas — la vista tabular de las tareas
- Gestión presupuestaria — seguir los costes del proyecto
Capitalice las plantillas: convierta sus proyectos tipo (ciclo en V, despliegue, onboarding) en plantillas Disponibles. Así arranca cada nuevo proyecto con una estructura probada, y después asigna los recursos.