Gestión presupuestaria
La pantalla Presupuesto de un proyecto permite construir, seguir y analizar el presupuesto completo de un proyecto: tanto costes como ingresos, en divisa o en días-hombre, con un seguimiento de la desviación entre lo previsto y lo realizado.
Se accede desde el menú Presupuesto en la barra lateral del proyecto.
Vista general
Un presupuesto de proyecto se organiza en líneas (o envolventes), cada una correspondiente a una categoría. Cada línea está tipificada:
- Gasto — un coste (recursos, prestaciones, compras…)
- Ingreso — un ingreso (facturación a cliente…)
Hay dos modos de visualización disponibles:
- Jerárquico — las líneas agrupadas por envolvente madre
- Plano — todas las líneas al mismo nivel
Y dos unidades de entrada, intercambiables mediante el selector en la parte superior de la pantalla:
- Divisa (€, $, £, CHF, xof…)
- D.H — días-hombre
Días-hombre o divisa es una preferencia de visualización ligada a su cuenta, no al proyecto. Se conserva de una sesión a otra y se reutiliza tal cual en las demás vistas presupuestarias — detalle, síntesis, presupuesto de la cartera y arbitrajes.
Añadir y modificar un presupuesto
Para añadir una línea, haga clic en «+ Presupuesto» arriba a la izquierda de la pantalla de gestión presupuestaria.
Cuando asigna un recurso a una tarea, puede precisar a qué presupuesto se imputa la asignación. FoxPlan integra entonces automáticamente los valores planificado y realizado en las líneas correspondientes (ver Costes procedentes de los recursos).
También puede añadir manualmente envolventes en divisa o en días-hombre mediante el botón «+» adyacente a Planificado o Realizado.
Los campos de una línea presupuestaria
Al editar una línea (o un coste), se indica según el caso:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Título / Nombre | Etiqueta de la línea |
| Tipo | Gasto o Ingreso |
| Envolvente | Agrupamiento madre de la línea |
| Tarea madre | Tarea del proyecto a la que se vincula la línea |
| Importe planificado / realizado | Valores previstos y luego constatados |
| Coste / Ingreso | Importe de coste o de ingreso |
| Coste de los recursos | Calculado automáticamente a partir de las asignaciones |
| Coste facturable / Ingreso facturable | Para la facturación a cliente |
| Tarifa diaria | Tarifa diaria aplicada (D.H → divisa) |
| Divisa + Tipo de cambio | Para las líneas en divisa extranjera |
| Nombre del cliente / proveedor | Tercero implicado |
| Gastos de proveedor | Costes externos |
| Referencia interna / de tercero | Números de referencia (orden de compra, factura…) |
| Adjunto | Documento justificativo |
| Evento | Hito o evento asociado |
Las versiones de presupuesto
FoxPlan sigue cada línea según varias versiones (o escenarios), lo que permite comparar lo previsto y lo realizado:
| Versión | Costes | Ingresos | Margen |
|---|---|---|---|
| Presupuesto aprobado | Costes aprobados | Ingresos aprobados | Margen presupuestado |
| Presupuesto previsional | Costes previsionales | Ingresos previsionales | Margen previsional |
| Presupuesto planificado | Costes planificados | Ingresos planificados | Margen planificado |
| Presupuesto real | Costes realizados | Ingresos realizados | Margen realizado |
El margen de una versión es la diferencia entre sus ingresos y sus costes. Comparar el margen previsional con el margen realizado pone de manifiesto la deriva financiera del proyecto.
- Aprobado = el presupuesto validado de referencia
- Previsional = la proyección a fecha actual (re-previsión)
- Planificado = lo que implica la planificación de los recursos
- Real = lo que efectivamente se ha gastado / facturado
Costes procedentes de los recursos
El coste de los recursos no tiene que introducirse a mano: se deriva de la planificación.
- El coste planificado proviene de las asignaciones planificadas de los recursos sobre las tareas imputadas al presupuesto.
- El coste realizado proviene de los registros de tiempo / realizados.
- El importe se calcula mediante la tarifa diaria del recurso × el número de días-hombre.
También puede analizar el coste por recurso o el coste por estado, así como los ingresos correspondientes.
Estados de una línea presupuestaria
Cada línea (o versión) puede llevar un estado, útil para el pilotaje y el bloqueo:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Abierto | Entrada libre |
| En curso | En proceso de tratamiento |
| En espera | Pendiente de validar |
| Aprobado | Validado |
| Referencia | Línea de base congelada para comparación |
| Cerrado | Cerrado |
| Archivo | Archivado |
El modo borrador
El borrador permite trabajar sobre una copia de la tabla presupuestaria sin guardar las modificaciones — ideal para simular un escenario o preparar una exportación puntual.
- Abrir un borrador: usted pasa a la copia; las modificaciones dejan de persistirse.
- Cerrar el borrador: vuelve a los datos reales.
Mientras un borrador esté abierto, ninguna modificación se guarda en el presupuesto real. Cierre el borrador para volver al modo normal.
Configurar la visualización de las entradas presupuestarias
La configuración de la entrada se realiza a nivel de la definición del proyecto, pestaña Presupuesto. Permite mostrar solo los elementos útiles para su proyecto.
FoxPlan gestiona costes y/o ingresos, cada uno de los cuales puede seguirse en:
- Presupuesto aprobado
- Previsional
- Planificado
- Realizado
Marcar / desmarcar estos elementos simplifica la visualización: por ejemplo, desactivar Ingresos para un proyecto solo de costes, o retirar Planificado si solo sigue lo realizado.
Configurar la gestión presupuestaria (espacio de trabajo)
La configuración global se realiza desde Ajustes → Espacio de trabajo → pestaña Presupuesto:
- Divisa por defecto
- Fechas de cierre presupuestario (cutoff)
- Número de decimales
- Creación / duplicación de versiones de presupuesto
- Estados de líneas presupuestarias disponibles
Recuerde guardar tras cada modificación.
La Síntesis
La pestaña Síntesis consolida las partidas en una tabla de totales, acompañada de un gráfico opcional. Las filas Total OPEX y Total CAPEX permanecen fijadas en la parte superior de la tabla.
Filtrar
Dos filtros se sitúan en la barra superior, a la izquierda del selector de unidad. Ambos actúan tanto sobre la tabla como sobre el gráfico, y su posición se conserva de una sesión a otra.
| Filtro | Efecto |
|---|---|
| CAPEX / OPEX / CAPEX + OPEX | Restringe las filas al tipo elegido. La fila de total del tipo excluido desaparece: filtrar por CAPEX deja únicamente Total CAPEX. Por defecto CAPEX + OPEX. |
| Gasto / Ganancia / Margen | Muestra solo las columnas de la familia elegida. Por defecto Gasto. |
Solo propone las familias realmente activadas en la configuración presupuestaria del espacio de trabajo. Si solo hay una activada, el filtro desaparece — no habría nada que elegir.
Leer los excesos
El Previsional, el Planificado y el Realizado se comparan con el Presupuesto de la misma fila:
- en Gasto, un importe superior al presupuesto se muestra en rojo — se gasta más de lo previsto;
- en Ganancia, un importe superior al presupuesto se muestra en verde — se ingresa más de lo previsto.
Sin presupuesto de referencia indicado en la fila, no se aplica ningún color: no hay nada que comparar.
El gráfico
El icono 📊 de la barra superior muestra u oculta el gráfico bajo la tabla. Refleja las filas efectivamente mostradas: filtrar la tabla actualiza las barras.
- El selector Barras agrupadas / Barras apiladas cambia su representación.
- El tirador horizontal entre la tabla y el gráfico redimensiona ambas zonas. La posición elegida se conserva.
Analizar un presupuesto (tabla dinámica)
El análisis presupuestario a nivel de proyecto o de cartera está disponible mediante una tabla dinámica integrada.
- Seleccione Análisis en la parte superior de la pantalla
- Los campos disponibles aparecen arriba: arrástrelos a la tabla (filas / columnas / valores)
- Filtre cada campo mediante el icono de tres rayas
- Exporte el resultado a Excel
Expandir o contraer las columnas
Cuando varios campos se colocan como columnas de la tabla dinámica, las columnas se anidan: cada encabezado de grupo lleva un chevrón que lo abre o lo cierra individualmente. El menú Más de la barra de herramientas actúa sobre todas las columnas a la vez:
- Expandir todo — todos los niveles están visibles; es el estado por defecto;
- Contraer todo — solo permanece el nivel superior, con sus totales agregados.
La opción activa aparece marcada en el menú. La elección se conserva para las próximas aperturas de la vista, de forma independiente para el presupuesto de un proyecto y el de una cartera.
Algunos análisis presupuestarios avanzados pueden depender de la versión Pro.
Ver también
- Gestión de proyectos — planificación y asignación de los recursos que alimentan los costes
- Los miembros del proyecto — quién puede editar el presupuesto según su rol