Presupuesto
La pestaña Presupuesto del espacio de trabajo define las reglas financieras que heredan todos los proyectos: divisa, fecha de cierre, versiones de presupuesto, información mostrada en las tablas presupuestarias y tarifas por defecto de los recursos.
Ajustes → Espacio de trabajo → Presupuesto
Se compone de cuatro subpestañas: General, Presentación, Tarifas de los recursos y Tarifas de perfiles.
Salvo indicación contraria, los cambios solo se conservan tras guardar el espacio de trabajo.
Pestaña General
Divisa
Elija la divisa del espacio de trabajo (EUR, USD, GBP, XOF…). Se aplica a todas las valoraciones presupuestarias: partidas, costes, ingresos y márgenes.
El campo propone la lista completa de divisas con un filtro por código o por nombre.
Fecha de cierre presupuestario
La fecha de cierre presupuestario (mes/año) marca el final del último mes cerrado. No bloquea el registro de datos: condiciona la lectura de las tablas presupuestarias, donde las celdas se resaltan según su posición respecto a ese cierre.
| Línea | En la fecha de cierre o antes | Después de la fecha de cierre |
|---|---|---|
| Planificado | visualización normal | señalado en naranja (planificado sobre un periodo cerrado) |
| Realizado | atenuado (periodo cerrado) | visualización normal |
| Previsto | atenuado | señalado en naranja |
Desplazar esta fecha a final de cada mes permite distinguir de un vistazo el pasado consolidado del futuro aún previsto.
Versiones de presupuesto
Las versiones de presupuesto permiten conservar varios estados de un mismo presupuesto: versión de referencia validada en comité, versión aprobada, versión de trabajo en curso, archivos.
El botón Añadir una versión de presupuesto crea una nueva versión para todos los proyectos del espacio de trabajo. Cada fila de la tabla incluye:
- Nombre — etiqueta mostrada en las vistas presupuestarias
- Descripción — detalle libre
- Estado — En curso, Referencia, Aprobado o Archivo
Una versión de presupuesto solo puede crearse en un espacio de trabajo ya guardado. En un espacio de trabajo aún sin guardar, la aplicación muestra un error pidiendo guardarlo primero.
Clonar una versión
El botón Clonar hacia propone dos modos:
- Nueva — crea una nueva versión a partir de la versión de origen, sin confirmación adicional.
- Una versión existente — sobrescribe la versión de destino con el contenido de la versión de origen. Al tratarse de una operación destructiva, una ventana de confirmación pide su dirección de correo electrónico y el nombre exacto de la versión de origen. La clonación solo se ejecuta si ambos valores coinciden.
Eliminar una versión
La eliminación de una versión ya guardada sigue la misma seguridad: su correo electrónico y el nombre exacto de la versión a eliminar. Una versión añadida pero aún no guardada simplemente se retira de la tabla.
Estados de la línea presupuestaria detallada
Estos estados constituyen la lista de valores propuesta en las líneas presupuestarias detalladas de los proyectos (y en las tareas y tickets vinculados a un presupuesto). Son libres: comprometido, pedido, facturado, pendiente de validar… según su proceso de compras.
Cada estado se compone de:
- una clave — identificador técnico estable, almacenado en las líneas presupuestarias
- un valor — etiqueta mostrada, editable en cada idioma del espacio de trabajo
El selector de idioma situado encima de la tabla determina el idioma cuya etiqueta se está editando. Cambie de idioma para completar todas las traducciones; la clave permanece idéntica.
Las líneas presupuestarias referencian el estado por su clave. Renombrar una clave existente hace perder el estado en todas las líneas que la usaban: modifique más bien la etiqueta.
Pestaña Presentación
Esta pestaña determina qué información presupuestaria es visible en las vistas de presupuesto de los proyectos, de las carteras y de la síntesis. Permite alinear la herramienta con su madurez presupuestaria: un seguimiento solo por costes no necesita las columnas de ingreso ni de margen.
Se proponen tres familias:
| Familia | Contenido |
|---|---|
| Coste | gastos (cargas internas, compras, subcontratación…) |
| Ingreso | importes facturados al cliente |
| Margen | diferencia Ingreso − Coste, calculada a partir de las dos anteriores |
Para cada familia, cuatro naturalezas de importe pueden activarse de forma independiente:
- Presupuesto — partida inicial aprobada
- Previsto — última previsión de aterrizaje
- Planificado — importes derivados de la planificación (asignaciones, valoración de las cargas)
- Realizado — importes efectivamente constatados
La casilla situada delante del nombre de la familia actúa como interruptor global: marcarla activa las cuatro naturalezas, desmarcarla las desactiva todas. A la inversa, activar una sola naturaleza reactiva automáticamente la familia.
Algunas naturalezas pueden ser obligatorias según la configuración de su espacio de trabajo: su casilla aparece atenuada y no puede desmarcarse.
Pestaña Tarifas de los recursos
Esta pestaña define las tarifas diarias por defecto de cada recurso del espacio de trabajo. Sirven para valorar automáticamente las asignaciones y las cargas en los presupuestos cuando no hay ninguna tarifa indicada en la partida presupuestaria: una tarifa introducida a nivel de presupuesto siempre tiene prioridad.
Se gestionan dos tarifas por recurso:
- Tarifa de coste facturable — coste del recurso, que alimenta las líneas de coste
- Tarifa de ingreso facturable — importe facturado al cliente, que alimenta las líneas de ingreso
Un juego de tarifas por tipo de real
Por defecto, solo el tipo de real Estándar está activo y la tabla solo muestra esas dos columnas. Si hay otros tipos reales activos (por ejemplo No estándar), la tabla muestra un par coste / ingreso por tipo, con el nombre del tipo como sufijo del encabezado de columna («Tarifa de coste — No estándar»).
El tipo No facturable también tiene su par coste / ingreso. Sin valor, su coste toma el coste Estándar; su ingreso, en cambio, es nulo: nunca toma el ingreso Estándar.
¿Qué tarifa se aplica? Cada registro de tiempo se valora según su propio tipo de real; lo planificado, que no tiene tipo, toma el tipo de la partida. Para un recurso:
- si la partida define una tarifa para ese tipo (su tarifa habitual si es su tipo por defecto; si no, una fila de tarifas por tipo), se aplica esa;
- si no, FoxPlan toma, en esta pestaña, la tarifa de ese tipo;
- si no, la tarifa habitual de la partida y luego la tarifa Estándar de esta pestaña;
- para el tiempo No facturable, el ingreso no tiene respaldo: sin ingreso introducido para ese tipo, es nulo.
Las tarifas introducidas en las partidas y las tarifas Estándar de esta pestaña se conservan tal cual. Mientras no se defina ninguna tarifa por tipo (ni aquí ni en la partida), las valoraciones no cambian.
La tabla
La tabla lista todos los miembros del espacio de trabajo (miembros, administradores, gestores y lectores de cartera, colaboradores) con sus atributos de organización: Apellido, Nombre, Empresa, Departamento, Equipo, Puesto, Perfil, y después las dos columnas de tarifas.
Cada columna dispone de ordenación y filtro (filtro numérico en las columnas de tarifas), lo que permite aislar rápidamente una población: por ejemplo todos los recursos de un departamento o todos aquellos cuya tarifa sigue a cero.
Modificar las tarifas
- Seleccione una o varias filas con las casillas de verificación (la casilla de la cabecera selecciona todas las filas filtradas).
- Haga clic en Modificar las tarifas (selección).
- Introduzca la tarifa de coste facturable y la tarifa de ingreso facturable (hasta 4 decimales) — un par por tipo de real activo, salvo No facturable.
- Valide: los valores se aplican al conjunto de la selección.
Las tarifas modificadas solo se conservan tras guardar el espacio de trabajo. Salir de la página sin guardar pierde los datos introducidos.
Un clic en el avatar al inicio de la fila abre la ficha completa del recurso sin salir de la pestaña: práctico para corregir un departamento o una empresa antes de filtrar por ese valor.
Pestaña Tarifas de perfiles
Esta pestaña define tarifas diarias por perfil de recurso (el perfil elegido en la ficha del recurso). Sirve de respaldo: un recurso sin tarifa propia se valora con la tarifa de su perfil.
La tabla lista todos los perfiles del catálogo — Categoría, Perfil, número de Recursos que lo tienen — y luego las mismas columnas de tarifas que la pestaña Tarifas de los recursos (un par coste / ingreso por tipo de imputación activo). Un perfil desactivado ya no aparece, salvo si aún tiene una tarifa.
Para modificar las tarifas, seleccione una o varias filas y luego Editar tarifas (selección). Un campo vacío elimina la tarifa del perfil (sus recursos siguen entonces las reglas habituales); un 0 impone una tarifa nula.
¿Qué tarifa se aplica? Primero el nivel, luego el recurso antes que el perfil:
- tarifa del recurso en la partida;
- tarifa del perfil en la partida (Costo de perfiles);
- tarifa del recurso en el espacio de trabajo (pestaña Tarifas de los recursos);
- tarifa del perfil en el espacio de trabajo (esta pestaña).
En cuanto un recurso tiene una tarifa en un nivel, la tarifa de su perfil en ese mismo nivel se ignora. Las reglas por tipo de imputación descritas arriba se aplican igual a las tarifas de perfil.
Como para los recursos, las tarifas de perfil solo se conservan tras guardar el espacio de trabajo.
Véase también
- Gestión presupuestaria — uso del presupuesto a nivel de proyecto
- Presupuesto de cartera — consolidación multiproyecto
- CRA — registro de tiempos que alimenta el realizado
- Calendario — capacidad de trabajo que sirve de base a las valoraciones