Geplante Berichte
Der Tab Berichte des Bildschirms Definition & Mitglieder — eines Projekts oder eines Projektportfolios — plant den automatischen Versand einer E-Mail mit dem Stand des Bereichs. Sie wählen die Inhalte, die Empfänger und die Häufigkeit.
Ein Portfolio erzeugt eine einzige E-Mail über alle seine Projekte (archivierte Projekte ausgenommen), mit einem Abschnitt pro Projekt.
Einen Bericht anlegen
- Öffnen Sie Definition & Mitglieder des Projekts (oder Definition / Mitglieder des Portfolios)
- Wechseln Sie in den Tab Berichte
- Klicken Sie auf „Neuer Bericht"
- Füllen Sie aus:
| Feld | Zweck |
|---|---|
| Name des Berichts | Erscheint im Betreff der E-Mail |
| Inhalt | Einer oder mehrere der unten aufgeführten Inhalte |
| Warnspanne (Tage) | Für Fristen: Eine Aufgabe wird gemeldet, sobald ihr geplantes Ende weniger als N Tage vor der Deadline liegt (0 = nur Überschreitungen) |
| Horizont (kommende Tage) | Für Meilensteine, Aufgaben ohne Ressource und Überlastung: das betrachtete Fenster ab heute |
| Alter (Tage) | Für ausstehende Entscheidungen/Änderungen und den Projektstatus: darüber hinaus wird das Element gemeldet |
| Schwellenwerte | Erscheinen je nach gewählten Inhalten: Fortschrittsabweichung (20 Punkte), Über- (100 %) und Unterauslastung (50 %) der Kapazität, Risikokritikalität (hoch und kritisch oder nur kritisch), Budgetwarnung (90 %) und Abweichung Erreichung / Verbrauch (20 Punkte) eines Strategieplans. Die Werte in Klammern sind die Standardwerte aus den Tabellen unten |
| Empfänger | Eine oder mehrere Personen des Arbeitsbereichs |
| Häufigkeit, Tag, Uhrzeit | Täglich, wöchentlich (gewählter Tag) oder monatlich (Tag 1 bis 28), zur Uhrzeit Ihrer Zeitzone |
| Nicht senden, wenn der Bericht leer ist | Vermeidet eine E-Mail „nichts zu melden" |
| Aktiv | Deaktivieren, um den Versand auszusetzen, ohne den Bericht zu löschen |
- Speichern
Sie können mehrere Berichte für dasselbe Projekt oder Portfolio anlegen — etwa einen wöchentlichen Planungs- und Budgetbericht für die Leitung und einen täglichen Bericht der überfälligen Karten und Maßnahmen für das Team.
Verfügbare Inhalte
| Gruppe | Inhalt | Was gemeldet wird |
|---|---|---|
| Planung | Fristen (Deadlines) | Offene Aufgaben, deren geplantes Ende nach der Deadline liegt, ihr näher als die Spanne kommt oder deren Deadline verstrichen ist |
| Planung | Verspätete Aufgaben | Offene Aufgaben, deren geplantes Enddatum verstrichen ist, mit oder ohne Deadline |
| Planung | Aufgaben, die hätten beginnen sollen | Aufgaben, die noch Offen sind, obwohl ihr geplanter Beginn verstrichen ist |
| Planung | Fortschritt im Rückstand | Laufende Aufgaben, deren erfasster Fortschritt mindestens 20 Punkte hinter der verstrichenen Zeit liegt |
| Planung | Anstehende Meilensteine | Offene Meilensteine innerhalb des Horizonts |
| Agilität | Überfällige Karten | Offene Karten, deren Fälligkeit — die Deadline, sonst das Enddatum — überschritten ist |
| Ressourcen | Aufgaben ohne Ressource | Laufende oder im Horizont beginnende Aufgaben ohne zugewiesene Ressource |
| Ressourcen | Überlastete Ressourcen | Personen im Bereich, deren geplante Last über alle Projekte die Kapazität im Horizont übersteigt (Berechnung der Auslastungsansicht) |
| Ressourcen | Fehlende Zeiterfassungen | Personen, die letzte Woche im Bereich eingeplant waren und keine Ist-Zeiten erfasst haben |
| Governance | Überfällige Maßnahmen | Offene Maßnahmen, deren Fälligkeit verstrichen ist |
| Governance | Offene kritische Risiken | Offene Risiken mit hoher oder kritischer Kritikalität |
| Governance | Ausstehende Entscheidungen und Änderungen | Entscheidungen ohne Entscheidungsdatum und offene Änderungsanträge, die länger als das gewählte Alter warten |
| Governance | Zu aktualisierender Projektstatus | Projekte ohne Statusbericht oder mit einem älteren als das gewählte Alter |
| Budget | Budgetüberschreitungen | Budgets, deren prognostizierte oder tatsächliche Kosten das Budget übersteigen (gleiche Beträge wie das Budget-Dashboard) |
Aufgaben, Karten und Meilensteine schließen übergeordnete Aufgaben aus (außer bei den Fristen): Eine Sammelaufgabe wird nicht doppelt gezählt.
Ressourcenportfolio
In einem Ressourcenportfolio bietet der Tab Berichte Inhalte rund um die Personen des Teams. Jede Zeile betrifft eine Person, über alle Projekte hinweg:
| Gruppe | Inhalt | Was gemeldet wird |
|---|---|---|
| Auslastung | Überlastete Ressourcen | Geplante Last über der Kapazität im Horizont |
| Auslastung | Unterausgelastete Ressourcen | Geplante Last unter 50 % der Kapazität im Horizont (verfügbare Personen) |
| Auslastung | Anstehende Abwesenheiten | Im Horizont eingetragene Urlaube und Abwesenheiten, mit Anzahl der Tage (ein halber Tag zählt 0,5) |
| Zeiterfassung | Fehlende Zeiterfassungen | Letzte Woche eingeplante Personen ohne erfasste Ist-Zeiten |
| Zeiterfassung | Nicht eingereichte Zeiterfassungen | Letzte Woche eingeplante Personen, deren Zeiterfassung weder eingereicht noch genehmigt oder zurückgegeben wurde |
| Zeiterfassung | Zu genehmigende Zeiterfassungen | Eingereichte, noch nicht genehmigte Zeiterfassungen im Zeitraum, mit der ältesten ausstehenden |
| Umsetzung | Verspätete Aufgaben der Ressourcen | Offene Aufgaben einer Person des Teams, deren Enddatum verstrichen ist |
| Umsetzung | Überfällige Karten der Ressourcen | Offene Karten einer Person des Teams, deren Fälligkeit überschritten ist |
Die Übersicht oben zählt die Ressourcen mit Warnung unter den analysierten Ressourcen. Archivierte Projekte werden ignoriert. Nur der Eigentümer des Portfolios (oder ein Unternehmensadministrator) legt diese Berichte an und ändert sie; jedes Portfoliomitglied kann sie ansehen.
Persönlicher Bericht
In Mein Profil plant der Tab Berichte einen Bericht über Ihre eigenen Aufgaben und Karten: die Sie verantworten und die Ihnen zugewiesen sind, über alle Projekte (ohne archivierte). Nur Sie sehen und verwalten ihn; er geht standardmäßig an Sie, weitere Empfänger (etwa Ihr Manager) sind möglich.
| Gruppe | Inhalt | Was gemeldet wird |
|---|---|---|
| Verspätet | Verspätete verantwortete Aufgaben und Karten | Fälligkeit (Deadline, sonst Enddatum) überschritten |
| Verspätet | Verspätete zugewiesene Aufgaben | Geplantes Enddatum überschritten |
| Anstehend | Zu beobachtende Fristen | Geplantes Ende nach der Deadline, innerhalb der Warnspanne oder Deadline verstrichen |
| Anstehend | Bald fällig | Fälligkeit im gewählten Horizont |
| Anstehend | Fortschritt im Rückstand | Erfasster Fortschritt mindestens 20 Punkte hinter der verstrichenen Zeit |
| Zeiterfassung | Meine Zeiterfassung | Letzte Woche weder eingereicht noch genehmigt, mit den bereits erfassten Ist-Zeiten |
Die Übersicht zählt die Aufgaben und Karten mit Warnung unter den verfolgten. Jede Zeile öffnet sich direkt im passenden Ich-Bildschirm, bereit zur Bearbeitung: eine Aufgabe in Meine Arbeit, eine Karte in Meine Karten, die Zeiterfassung in Meine Zeiterfassung.
Strategieplan
In einem Strategieplan (Registerkarte Berichte in Definition & Mitglieder des Plans) kombiniert der Bericht Inhalte des strategischen Managements, berechnet auf das laufende Geschäftsjahr mit derselben Hochrechnung wie der Bildschirm Verfolgung, und alle Projektinhalte für die Projekte des Plans (seine Liste oder alle Projekte des Arbeitsbereichs, wenn sie leer ist):
| Inhalt | Was gemeldet wird |
|---|---|
| Ziele mit Budgetwarnung | Im Kosten-Modus: Prognose bei 90 % oder mehr des Budgets (rot über 100 %). Im Umsatz- oder Margen-Modus: Prognose unter 90 % des Ziels |
| Ziele ohne beitragendes Projekt | Ziele (Blätter) mit Budget im Geschäftsjahr, zu denen kein Projekt beiträgt |
| Zielerreichung hinter dem Verbrauch | Erreichung mindestens 20 Punkte unter dem Verbrauch (Ist / Budget, sonst / zugewiesen) |
| Projekte des Plans ohne Beitrag | Projekte im Bereich, die zu keinem Ziel beitragen |
| Überzugeordnete Projekte | Bei Betragserfassung: den Zielen zugeordnete Beträge über dem Projektbudget |
Der Name eines Ziels öffnet die Verfolgung des Plans, der Name eines Projekts seine Planung.
Inhalt der E-Mail
Oben fasst eine Übersicht in Kacheln nur die aktivierten Inhalte zusammen: Projekte mit Warnung von den analysierten Projekten, dann — für Fristen — bereits überschrittene Deadlines, erwartete Überschreitungen und gefährdete Fristen (drei sich ausschließende Kategorien), und eine Kachel pro weiterem Inhalt. Für überfällige Karten ergänzt eine Zeile den durchschnittlichen und maximalen Verzug sowie die drei Personen mit den meisten.
Danach folgen ein Abschnitt Ressourcen (Überlastung, Zeiterfassung) und ein Abschnitt pro betroffenem Projekt, mit seinem Team (Projektadmins und Projektleiter) und einer Tabelle pro Inhalt. Jedes aufgeführte Objekt ist ein Link: Eine Aufgabe oder Karte öffnet sich in der Planung oder im Kartenboard, eine Maßnahme, ein Risiko, eine Entscheidung, eine Änderung oder ein Projektstatus in seinem Register mit Detailbereich, eine Budgetüberschreitung führt zum Projektbudget, ein Projektname zu seiner Planung. In einem Ressourcenportfolio-Bericht führt der Name einer Person zur Auslastung des Portfolios. Der Link funktioniert auch abgemeldet: FoxPlan fordert zur Anmeldung auf und öffnet dann das Objekt.
Jeder Empfänger erhält den Bericht in seiner Sprache, mit seinem Datumsformat und seinem Dezimaltrennzeichen.
Kann ein Inhalt nicht berechnet werden (etwa bei einem falsch konfigurierten Budget), wird die E-Mail trotzdem mit den übrigen Inhalten versendet und weist darauf hin.
Jetzt senden, pausieren
In der Berichtsliste können Sie jetzt senden (ohne den nächsten geplanten Versand zu verschieben), pausieren / reaktivieren, bearbeiten und löschen. Die Spalten Nächster Versand und Letzter Versand zeigen den Zustand: Gesendet, Nichts zu melden oder Fehler; beim Überfahren des letzten Versands wird die Erstellungsdauer angezeigt.
Wer darf was?
| Projekt | Portfolio | |
|---|---|---|
| Berichte ansehen | Jedes Mitglied, das Definition & Mitglieder öffnet | Jedes Portfoliomitglied |
| Anlegen, bearbeiten, senden, löschen | Projektadmin | Eigentümer des Portfolios (oder Unternehmensadministrator) |
Der Bericht läuft mit den Rechten der Person, die ihn zuletzt gespeichert hat: Jeder Inhalt umfasst nur die Projekte, in denen sie das betreffende Register lesen darf (Planung, Maßnahmen, Risiken, Budget…). Verlässt sie das Projekt oder Portfolio oder wird ihr Konto deaktiviert, stoppt der Versand und der Bericht wechselt auf Fehler: Ein anderer Administrator muss ihn nur erneut speichern, um ihn wieder anzustoßen.
Siehe auch
- Definition & Mitglieder — die weiteren Tabs der Projektkarte
- Portfoliodefinition — die Tabs der Portfoliokarte
- Karten und Stories — der Lebenszyklus der Karten