E-Mail-Protokoll
Der Tab E-Mails beantwortet eine Frage, die bisher nichts klären konnte: Hat die Nachricht die Versandplattform erreicht, und hat diese sie angenommen?
Einstellungen → Unternehmen → E-Mails
Vorbehalten den Unternehmensadministratoren, wie die Tabs Anmeldemethoden, Zwei-Faktor-Authentifizierung und KI-Konfiguration.
Das Benachrichtigungsprotokoll hält fest, dass ein Versand angefordert wurde; was daraus geworden ist, weiß es nicht. Der Tab E-Mails hält fest, was der Versanddienst geantwortet hat — angenommen, abgelehnt, und warum. Beide ergänzen sich: das erste sagt, welches Ereignis was ausgelöst hat, das zweite, ob die Post tatsächlich hinausgegangen ist.
Zustand der Versandplattform
Ein Banner am oberen Rand liefert das unmittelbare Urteil. Seine Farbe richtet sich nach dem letzten Versand, nicht nach einem Durchschnitt: eine laufende Störung muss sichtbar sein, selbst wenn tausend Nachrichten am selben Tag hinausgegangen sind.
| Farbe | Zustand | Bedeutung |
|---|---|---|
| 🟢 Grün | Betriebsbereit | Der letzte Versand hat funktioniert, und in den letzten 24 Stunden gab es keine Fehlschläge |
| 🟠 Orange | Gestört | Der letzte Versand hat funktioniert, in den letzten 24 Stunden gab es jedoch Fehlschläge |
| 🔴 Rot | Ausgefallen | Der letzte Versand ist fehlgeschlagen — Benachrichtigungen erreichen ihre Empfänger nicht mehr |
| ⚪ Grau | Unbekannt | Bisher kein Versand erfasst |
Das Banner zeigt außerdem den verwendeten Kanal (SendGrid, SMTP, Gmail), das Datum des letzten Erfolgs oder Fehlschlags, die vom Anbieter zurückgegebene Fehlermeldung sowie die Zähler gesendet / fehlgeschlagen über 24 Stunden.
Das Protokoll
Eine Zeile pro E-Mail, die neueste oben. Das Raster ist paginiert und jede Spalte lässt sich filtern.
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Datum | Zeitpunkt des Versands |
| Status | Gesendet, Fehlgeschlagen oder Warnung (Störungsmarkierung, siehe unten) |
| Empfänger | Die angeschriebene Adresse |
| Betreff | Der Betreff der Nachricht |
| Typ | Art des Versands: Kontoaktivierung, Passwort-Zurücksetzung, MFA-Code, Zuweisung, Kommentar, Fristwarnung … |
| Kanal | SendGrid, SMTP, Gmail |
| Code | Der von der Anbieter-API zurückgegebene Code — 202 bei SendGrid, wenn die Nachricht angenommen wurde |
| Fehler | Der Ablehnungsgrund, so wie ihn der Anbieter formuliert hat |
| Dauer | Dauer des Aufrufs beim Anbieter |
Weitere Spalten sind standardmäßig ausgeblendet und lassen sich über das Rastermenü einblenden: Absender, Ausgelöst von, Nachrichten-ID, Arbeitsbereich, Empfänger-ID.
Bei SendGrid erhält jede angenommene Nachricht eine Kennung. Dieser Wert ist es, den man dem Support des Anbieters nennt, um einen bestimmten Versand in dessen Activity Feed wiederzufinden — die Empfängeradresse genügt nicht.
Nur der Betreff wird erfasst. Der Inhalt enthält Fachdaten — Aufgaben- und Projektnamen, Einmalcodes —, die in einem Betriebsprotokoll nichts zu suchen haben. Aufbewahrung: 12 Monate.
Wenn ein Versand fehlschlägt
Ein Fehlschlag bleibt nie stumm. Drei Dinge geschehen:
- Die Zeile wird rot im Protokoll, mit Code und Fehlermeldung des Anbieters.
- Die Administratoren der Arbeitsbereiche des Unternehmens erhalten eine Glocken-Benachrichtigung, die die Störung beschreibt — Kanal, Empfänger, Grund. Die Glocke hängt von keiner E-Mail ab: sie kommt an, selbst wenn die Versandplattform vollständig verstummt ist. Zusätzlich wird ihnen nach Möglichkeit eine E-Mail zugestellt.
- Die Störung wird an die FoxPlan-Überwachung gemeldet, damit der Betreiber bei einem widerrufenen Schlüssel oder einem erschöpften Kontingent eingreifen kann, bevor Sie es bemerken.
Ein Ausfall lässt alle Versendungen scheitern, nicht nur eine. Warnungen liegen daher pro Unternehmen mindestens 30 Minuten auseinander. Jede Warnung schreibt eine Zeile mit dem Status Warnung ins Protokoll: das ist keine E-Mail, sondern die Markierung, die die Wiederholung verhindert.
Häufige Fehler lesen
| Code | Übliche Ursache | Was tun |
|---|---|---|
401 | API-Schlüssel widerrufen oder fehlt | Versandkonfiguration mit dem Betreiber prüfen |
403 | Absender oder Domain beim Anbieter nicht authentifiziert | Domain-Authentifizierung (SPF/DKIM) prüfen lassen |
413 | Nachricht zu groß | Anhänge verkleinern |
429 | Versandkontingent erreicht | Zurücksetzung des Kontingents abwarten oder Tarif anheben |
| (leer) | SMTP-Server nicht erreichbar oder Authentifizierung abgelehnt | SMTP-Host, Port und Zugangsdaten prüfen |
Der Status Gesendet bedeutet, dass der Anbieter die Nachricht angenommen hat, nicht dass sie im Postfach des Empfängers angekommen ist. Eine spätere Ablehnung (unbekannte Adresse, Spamfilter) ist in der Konsole des Anbieters sichtbar, nicht hier.
Siehe auch
- Benachrichtigungen — das Protokoll der angeforderten Benachrichtigungen auf Arbeitsbereichsebene
- Mein Benutzerprofil — zwischen Glocke und E-Mail wählen
- Unternehmens-SSO & MFA — die übrigen Tabs für Unternehmensadministratoren