Documento (Portfólio)
Este ecrã reúne numa única grelha os documentos referenciados por todos os projetos do portfólio. Prático para encontrar uma nota de enquadramento sem saber exatamente a que projeto pertence.
Acessa-se pelo menu Documento de um portfólio de projetos.
Um documento FoxPlan é uma ligação para um ficheiro que vive noutro lado — SharePoint, Google Drive, uma intranet, uma GED de empresa. A entidade traz apenas três campos, e nenhum byte é armazenado no FoxPlan.
Não há portanto carregamento de ficheiros, nem tamanho, nem versões, nem pré-visualização, nem descarga agrupada, e a pesquisa não pode incidir sobre o conteúdo dos PDF ou dos documentos Word: incide sobre o que escreveu.
As colunas
| Coluna | Conteúdo |
|---|---|
| Nome | O rótulo do documento, tal como o escreve |
| Ligação | O URL do ficheiro no seu alojamento |
| Descrição | Texto livre — é aqui que se descreve a natureza do documento |
Um administrador pode enriquecer esta lista através dos campos personalizados: uma coluna Categoria, Versão ou Autor acrescenta-se dessa forma, e passa a ser filtrável e exportável como as restantes.
Encontrar um documento
- Ordenar e filtrar em qualquer coluna. A pesquisa incide sobre o Nome e a Descrição — daí a importância de os preencher.
- Agrupar arrastando um cabeçalho de coluna para a faixa de agrupamento.
- Cenário — o funil restringe o perímetro a uma seleção de projetos. Um selo laranja no botão indica o número de projetos desmarcados, portanto ausentes da lista.
- Parâmetros da vista (⚙️) — Gestão das colunas, Visualizar, Gestão da hierarquia dos projetos.
- Exportação — Excel (.xlsx) ou CSV (.csv).
Abrir um documento
O campo Ligação traz o endereço do ficheiro: são o seu navegador e a ferramenta de alojamento que o abrem. Os direitos de acesso ao ficheiro continuam portanto a ser os dessa ferramenta — o FoxPlan não os controla.
A partir do painel de edição de uma tarefa ou de um cartão, a secção documentos ligados permite procurar um documento existente e ligá-lo. O documento continua único; apenas a ligação com a tarefa é acrescentada.
Veja também
- Documento do projeto — os documentos de um único projeto
- Requisito — os requisitos, muitas vezes suportados por um documento
- Campos personalizados — acrescentar Categoria, Versão ou Autor
Como a pesquisa só vê o nome e a descrição, adote uma convenção (PROJETO_TIPO_AAAAMMDD_NOME) e descreva o conteúdo numa frase. É o único texto em que poderá apoiar-se.