Documento (Cartera)
Esta pantalla reúne en una sola cuadrícula los documentos referenciados por todos los proyectos de la cartera. Práctico para encontrar una nota de encuadre sin saber exactamente a qué proyecto pertenece.
Se accede desde el menú Documento de una cartera de proyectos.
Un documento FoxPlan es un enlace hacia un archivo que vive en otro sitio — SharePoint, Google Drive, una intranet, una GED de empresa. La entidad solo lleva tres campos, y ningún byte se almacena en FoxPlan.
Por tanto no hay carga de archivos, ni tamaño, ni versiones, ni previsualización, ni descarga agrupada, y la búsqueda no puede cubrir el contenido de los PDF o los documentos Word: cubre lo que usted ha escrito.
Las columnas
| Columna | Contenido |
|---|---|
| Nombre | La etiqueta del documento, tal como la escribe |
| Enlace | La URL del archivo en su alojamiento |
| Descripción | Texto libre — aquí se describe la naturaleza del documento |
Un administrador puede enriquecer esta lista mediante los campos personalizados: una columna Categoría, Versión o Autor se añade de ese modo, y pasa a ser filtrable y exportable como las demás.
Encontrar un documento
- Ordenar y filtrar en cualquier columna. La búsqueda cubre el Nombre y la Descripción — de ahí la importancia de rellenarlos.
- Agrupar arrastrando un encabezado de columna a la banda de agrupamiento.
- Escenario — el embudo restringe el perímetro a una selección de proyectos. Una insignia naranja en el botón indica el número de proyectos desmarcados, por tanto ausentes de la lista.
- Parámetros de la vista (⚙️) — Gestión de las columnas, Visualizar, Gestión de la jerarquía de los proyectos.
- Exportación — Excel (.xlsx) o CSV (.csv).
Abrir un documento
El campo Enlace lleva la dirección del archivo: son su navegador y la herramienta de alojamiento quienes lo abren. Los derechos de acceso al archivo siguen siendo por tanto los de esa herramienta — FoxPlan no los controla.
Desde el panel de edición de una tarea o de una tarjeta, la sección documentos vinculados permite buscar un documento existente y vincularlo. El documento sigue siendo único; solo se añade el vínculo con la tarea.
Véase también
- Documento del proyecto — los documentos de un solo proyecto
- Exigencia — las exigencias, a menudo respaldadas por un documento
- Campos personalizados — añadir Categoría, Versión o Autor
Puesto que la búsqueda solo ve el nombre y la descripción, adopte una convención (PROYECTO_TIPO_AAAAMMDD_NOMBRE) y describa el contenido en una frase. Es el único texto sobre el que podrá apoyarse.