Gestionar un portafolio de proyectos
¿Qué es un portafolio?
Un portafolio de proyectos ofrece «una vista de conjunto de todos los proyectos en los que trabaja una organización». Abarca típicamente los objetivos, el alcance, el presupuesto y el calendario de los proyectos. Este enfoque permite a las direcciones priorizar los proyectos en función de su importancia y comprender la asignación de los recursos entre iniciativas. Las herramientas de gestión de portafolio facilitan la toma de decisiones al dar visibilidad sobre el uso de los recursos, los costes y los plazos.
Crear un nuevo portafolio
El botón « + Nuevo portafolio » abre un asistente de creación en cuatro pasos, cada uno ilustrado y explicado:
- Lo esencial — el nombre (obligatorio) y una descripción del alcance.
- Proyectos — elegir los proyectos uno a uno (lista fija), o una selección dinámica por criterios: una vista previa indica cuántos proyectos los cumplen, y el portafolio se actualiza solo cuando se crea o modifica un proyecto que los cumple.
- Miembros — los propietarios (usted, por defecto), que gestionan la definición, los proyectos y los miembros, y los espectadores, que consultan sin modificar.
- Resumen — revise y cree: el portafolio pasa a ser el portafolio actual y se abre en su definición.
El enlace « Abrir el formulario completo » cambia a la pantalla Definición y miembros clásica. Los miembros de los proyectos del portafolio se configuran después en su pestaña.
La interfaz consta de tres secciones clave:
- Pestaña Miembros: compartir el portafolio con otros usuarios
- Pestaña Proyectos: seleccionar los proyectos que pertenecen al portafolio
- Casilla Dinámico: elegir entre una configuración estática o dinámica
Portafolio dinámico
Un portafolio dinámico utiliza filtros para incluir automáticamente los nuevos proyectos que correspondan a los criterios, lo que evita la incorporación manual.
El botón «Filtrar proyectos» permite definir estos criterios a partir de los atributos de proyecto, por ejemplo:
- el estado del proyecto,
- el programa de vinculación,
- el calendario,
- o cualquier campo personalizado definido en su espacio de trabajo.
Todo proyecto que satisfaga el filtro se une automáticamente al portafolio — incluidos los proyectos creados después del portafolio.
Portafolio estático
Un portafolio estático requiere una selección explícita de los proyectos. Los nuevos proyectos deben añadirse manualmente después de su creación. Es la buena elección para un alcance fijo (un comité, una licitación) que usted controla a mano.
Las vistas consolidadas de un portafolio
Una vez creado el portafolio, un menú lateral da acceso a varias vistas consolidadas del conjunto de proyectos:
| Vista | Uso |
|---|---|
| Planificación global | Gantt consolidado de todos los proyectos |
| Priorización | Arbitraje y priorización de los proyectos |
| Presupuesto | Consolidación presupuestaria del portafolio |
| Lista de tareas | Todas las tareas de los proyectos |
| Informe | Síntesis de los indicadores de avance |
| Acción / Decisión / Riesgo / Cambios | Registros consolidados multiproyecto |
| Documento / Requisito | Documentos y requisitos agregados |
| Hoja de horas | Registro y seguimiento de los tiempos a escala del portafolio |
| Analizar | Síntesis, historial de planificación, historial de presupuesto |
| Definición y miembros | Configuración del portafolio y de sus miembros |
Portafolio listo para usar
Tras guardarlo, el portafolio está operativo. Distintas vistas — como Planificación Global — muestran una síntesis de todos los proyectos del portafolio, para un seguimiento consolidado a escala de la organización.
Ver también
- Planificación global — el Gantt consolidado de todos los proyectos del portafolio
- Los miembros del portafolio — compartir el portafolio y propagar roles a los proyectos
- Gestionar un programa — agrupar proyectos en un programa
Privilegie un portafolio dinámico filtrado por un atributo estable (estado, programa, entidad): se mantiene actualizado por sí solo cuando se crean nuevos proyectos, sin mantenimiento manual.