Gerenciar um portfólio de projetos
O que é um portfólio?
Um portfólio de projetos oferece « uma visão de conjunto de todos os projetos nos quais uma organização trabalha ». Ele engloba tipicamente os objetivos, o escopo, o orçamento e o calendário dos projetos. Essa abordagem permite que as diretorias priorizem os projetos em função de sua importância e compreendam a alocação dos recursos entre iniciativas. As ferramentas de gerenciamento de portfólio facilitam a tomada de decisão ao dar visibilidade sobre a utilização dos recursos, os custos e os prazos.
Criar um novo portfólio
O botão « + Novo portfólio » abre um assistente de criação em quatro passos, cada um ilustrado e explicado:
- O essencial — o nome (obrigatório) e uma descrição do âmbito.
- Projetos — escolher os projetos um a um (lista fixa), ou uma seleção dinâmica por critérios: uma pré-visualização indica quantos projetos os cumprem, e o portfólio atualiza-se sozinho quando um projeto correspondente é criado ou alterado.
- Membros — os proprietários (você, por predefinição), que gerem a definição, os projetos e os membros, e os visualizadores, que consultam sem alterar.
- Resumo — verifique e crie: o portfólio passa a ser o portfólio atual e abre-se na sua definição.
A ligação « Abrir o formulário completo » muda para o ecrã Definição e membros clássico. Os membros dos projetos do portfólio definem-se depois na sua aba.
A interface possui três seções-chave:
- Aba Membros: compartilhar o portfólio com outros usuários
- Aba Projetos: selecionar os projetos pertencentes ao portfólio
- Caixa Dinâmico: escolher entre uma configuração estática ou dinâmica
Portfólio dinâmico
Um portfólio dinâmico usa filtros para incluir automaticamente os novos projetos que correspondem aos critérios, o que evita a adição manual.
O botão « Filtrar os projetos » permite definir esses critérios a partir dos atributos de projeto, por exemplo:
- o status do projeto,
- o programa de vínculo,
- o calendário,
- ou qualquer campo personalizado definido no seu espaço de trabalho.
Todo projeto que satisfaz o filtro entra automaticamente no portfólio — inclusive os projetos criados depois do portfólio.
Portfólio estático
Um portfólio estático exige uma seleção explícita dos projetos. Os novos projetos devem ser adicionados manualmente após sua criação. É a boa escolha para um escopo fixo (um comitê, uma licitação) que você controla manualmente.
As visões consolidadas de um portfólio
Uma vez criado o portfólio, um menu lateral dá acesso a várias visões consolidadas do conjunto dos projetos:
| Visão | Uso |
|---|---|
| Planejamento Global | Gantt consolidado de todos os projetos |
| Priorização | Arbitragem e priorização dos projetos |
| Orçamento | Consolidação orçamentária do portfólio |
| Lista de tarefas | Todas as tarefas dos projetos |
| Clima | Síntese dos indicadores de progresso |
| Ação / Decisão / Risco / Mudança | Registros consolidados multiprojetos |
| Documento / Exigência | Documentos e exigências agregados |
| Quadro de horários | Apontamento e acompanhamento dos tempos na escala do portfólio |
| Análise | Síntese, planejamento historizado, orçamento historizado |
| Definição e membros | Configuração do portfólio e dos seus membros |
Portfólio pronto para uso
Após salvar, o portfólio está operacional. Diferentes visões — como o Planejamento Global — exibem uma síntese de todos os projetos do portfólio, para um acompanhamento consolidado na escala da organização.
Veja também
- Planejamento Global — o Gantt consolidado de todos os projetos do portfólio
- Os membros do portfólio — compartilhar o portfólio e propagar papéis aos projetos
- Gerenciar um programa — agrupar projetos em programa
Prefira um portfólio dinâmico filtrado sobre um atributo estável (status, programa, entidade): ele se mantém atualizado sozinho quando novos projetos s ão criados, sem manutenção manual.