Abonnement et passage en version Pro

L'écran Paramètres → Abonnement sert à passer en version Pro, à suivre l'abonnement, à modifier ses licences et à télécharger les factures. On y arrive aussi par le bouton S'abonner de la barre du haut, et automatiquement quand la licence a expiré.

Seuls les administrateurs de l'entreprise souscrivent et gèrent l'abonnement ; pour eux, l'écran figure aussi dans le menu Paramètres → Abonnement, pour retrouver son abonnement une fois actif. Un autre utilisateur voit seulement le nom des administrateurs à contacter.

Pour un administrateur, l'écran a deux onglets :

• Utilisateurs et licences : la licence en cours, le décompte des licences et la liste des utilisateurs, voir Onglet Utilisateurs et licences ;
• Abonnement : formule, échéance, moyen de paiement, ajout ou retrait de licences et factures ; ou, sans abonnement, les choix de souscription décrits ci-dessous.

L'écran s'ouvre sur l'onglet Utilisateurs et licences. Il s'ouvre sur Abonnement pendant une démonstration ou une fois la licence échue, pour souscrire ou renouveler.

Installation on premise. Sans souscription en ligne configurée sur l'instance, l'écran ne montre que l'onglet Utilisateurs et licences : licence en cours et ses utilisateurs. FoxPlan vous adresse un nouveau fichier de licence pour la renouveler ou la modifier ; vous le déposez dans ce même onglet, voir Fichier de licence. Les onglets Abonnement, Factures et Profil de facturation ne sont pas affichés : la facturation se fait hors de l'application.

Un problème ou une question à n'importe quelle étape : écrivez à contact@fox-plan.com. L'adresse est rappelée en haut de l'écran.

Tarifs

Licence	Annuel	Mensuel
Complète	360 € HT par utilisateur et par an (30 € par mois)	36 € HT par utilisateur et par mois
Contributeur	120 € HT par utilisateur et par an (10 € par mois)	12 € HT par utilisateur et par mois

Le mensuel coûte 20 % de plus que l'annuel et se paie uniquement par carte. Une licence couvre un espace de travail. Le prélèvement SEPA n'apparaît que s'il est ouvert sur votre instance ; sinon, l'annuel se règle par carte ou par virement sur devis.

Choisir sa voie de souscription

L'écran commence par le chiffrage : indiquez vos licences complètes et contributeur (pré-remplies avec les utilisateurs déjà affectés), et la périodicité pour la carte. Le total HT, la TVA et le total TTC s'affichent tout de suite. Choisissez ensuite le mode de règlement ci-dessous.

En haut de l'écran, indiquez si vous êtes une entreprise privée ou un organisme public. Les choix proposés en dépendent :

Choix	Règlement	Entreprise privée	Organisme public
Souscrire en ligne	Carte (mensuel ou annuel) ou prélèvement SEPA (annuel)	Oui	Oui
Commander sur devis	Virement à 30 jours ou prélèvement SEPA, annuel	Oui	Oui
Marché public (Chorus Pro)	Comme le devis ; la facture est déposée sur Chorus Pro	—	Oui
Commander via l'UGAP	Par l'UGAP ; passe par un e-mail à notre équipe	—	Oui

Toutes les factures sont émises par notre banque Qonto, en facture électronique quand votre entreprise est joignable sur le réseau de facturation électronique, quel que soit son pays (France, Belgique…), sinon par e-mail.

Le profil de facturation

Il est demandé une fois, quelle que soit la voie choisie. Saisissez votre SIREN, votre SIRET ou votre nom, puis choisissez votre entreprise dans les résultats : la raison sociale, l'adresse et le numéro de TVA sont repris de l'annuaire public des entreprises. Hors de France, remplissez les champs vous-même.

Complétez le contact pour la contractualisation, l'e-mail de réception des factures et la langue des factures (français, anglais, allemand, espagnol ou italien).

Un organisme public indique le SIRET de l'établissement facturé, son code service Chorus Pro et son numéro d'engagement juridique. Sans eux, Chorus Pro rejette la facture.

Le profil est enregistré pour votre instance et repris à chaque souscription ou devis : vous ne le ressaisissez pas. Les administrateurs de l'entreprise le consultent et le modifient à tout moment dans l'onglet Profil de facturation de l'écran Abonnement. Cet onglet montre aussi le moyen de paiement de l'abonnement : pour une carte, sa marque, ses quatre derniers chiffres et son expiration, et Changer de moyen de paiement ouvre l'espace client sécurisé de Stripe ; sinon, le prélèvement SEPA ou le virement sur devis. Une fois le profil complet, il n'est plus affiché pendant une souscription : la confirmation indique « Facturé à … » et le lien Modifier le profil de facturation ouvre son onglet.

Les conditions générales de vente

Avant de payer par carte, de signer le mandat de prélèvement ou de demander un devis, cochez J'ai lu et j'accepte les conditions générales de vente sous le récapitulatif de commande. Les boutons restent grisés tant que la case n'est pas cochée.

Les CGV sont proposées en français, anglais, allemand, espagnol, portugais et japonais. La langue de votre profil est sélectionnée par défaut ; changez-la dans la liste Langue des CGV. Le lien de téléchargement indique la langue du PDF, par exemple « Télécharger les CGV (PDF, Deutsch) ». En cas de divergence entre les versions, la version française prévaut.

FoxPlan enregistre votre acceptation : version des CGV, langue, date, utilisateur et adresse IP. Quand une nouvelle version des CGV est publiée, elle doit être acceptée à la souscription suivante.

Souscrire en ligne

1. Licences. Les quantités et la périodicité viennent du chiffrage ; Modifier les quantités y revient. Vous ne pouvez pas commander moins de licences que d'utilisateurs affectés.
2. Moyen de paiement.
   • Carte bancaire, mensuel ou annuel : Payer par carte ouvre la page de paiement sécurisée de Stripe. Votre carte n'est jamais saisie dans FoxPlan. L'abonnement est actif dès votre retour dans FoxPlan, sans vous reconnecter.
   • Prélèvement SEPA, annuel uniquement : Signer le mandat de prélèvement ouvre la page de signature de Qonto. L'abonnement démarre dès la signature ; la facture vous parvient 14 jours avant le prélèvement.

Commander sur devis

1. Indiquez les quantités dans le chiffrage, choisissez Commander sur devis, complétez le profil de facturation s'il ne l'est pas encore, choisissez le mode de règlement (virement ou prélèvement), puis Recevoir le devis. Le devis est annuel : un chiffrage mensuel est refait à l'année. Il part par e-mail au contact de contractualisation et reste téléchargeable dans l'écran. Il est valable 30 jours.
2. Approuvez le devis en joignant votre bon de commande (fichier ou simple numéro) ou le devis signé (fichier), en PDF, PNG ou JPEG de 5 Mo au plus. Si notre équipe vous a envoyé une demande de signature électronique, le bouton Signer le devis permet aussi de l'approuver. Le devis rappelle qu'en l'approuvant, vous acceptez les conditions générales de vente dans leur version en vigueur, téléchargeables dans cet écran.
3. Notre équipe valide la commande : vos licences sont activées pour 12 mois et la facture, liée au devis et portant votre numéro de bon de commande, vous est envoyée.
4. Réglez la facture par virement à 30 jours, ou elle est prélevée si vous avez choisi le prélèvement (le lien de signature du mandat apparaît sur la commande).

La facture d'une commande sur devis part, comme celle d'un paiement par carte, en facture électronique si votre entreprise est joignable sur le réseau de facturation électronique (France, Belgique…), et par e-mail sinon. La liste des factures de l'écran indique le canal utilisé.

Tant que le devis n'est pas approuvé, Modifier le devis rouvre le chiffrage avec ses quantités : Commander sur devis envoie un nouveau devis, qui remplace l'ancien, supprimé. Pour une autre modification (remise, durée, clause particulière), Demander une autre modification ouvre un e-mail à notre équipe avec le numéro du devis.

Pendant qu'une commande est en cours, les cartes de souscription sont masquées : seul le cadre de la commande s'affiche. Tant que le devis n'est pas approuvé, Préférer un autre mode de souscription les fait réapparaître, par exemple pour payer finalement par carte.

Pour un marché public français, choisissez la carte Marché public (Chorus Pro) : le parcours est celui du devis, mais le profil exige le SIRET de l'établissement facturé, le code service et le numéro d'engagement juridique, sans lesquels Chorus Pro rejette la facture. La facture électronique est déposée sur Chorus Pro par Qonto, et le paiement arrive par le comptable public. La commande est signalée « Chorus Pro » dans l'écran.

Suivre son abonnement

Une fois l'abonnement actif, l'écran affiche :

• l'état de l'abonnement (actif, impayé, bloqué) et la façon dont il est réglé ;
• pour chaque type de licence, le nombre souscrit et le nombre affecté (« 5 souscrites · 3 affectées »), pour décider d'en ajouter ou d'en retirer ; Voir les utilisateurs et leurs licences ouvre l'onglet voisin ;
• le montant de l'abonnement, détaillé par type de licence (quantité × prix unitaire de la périodicité souscrite), avec le total HT et TTC ;
• le renouvellement automatique : « Activé » avec la date du prochain renouvellement, ou « Arrêté » avec la date de fin, et un changement prévu s'il y en a un ;
• le prochain paiement : sa date et son montant TTC et HT, aux quantités du renouvellement (baisse prévue comprise). Quand l'abonnement attend l'échéance d'une licence en cours, le statut indique « Premier débit à venir » ;
• les factures, dans l'onglet Factures, téléchargeables en PDF.

Pour un abonnement par carte, Mettre à jour le moyen de paiement ouvre l'espace client sécurisé de Stripe, où vous changez de carte.

Arrêter le renouvellement automatique demande une confirmation, puis plus aucun paiement n'est prélevé : FoxPlan reste accessible jusqu'à la fin de la période payée, puis la licence expire. Jusqu'à cette date, Réactiver le renouvellement automatique annule l'arrêt. Pour un abonnement par carte, l'arrêt est transmis à Stripe, qui ne débite plus la carte.

Avant cette confirmation, un court questionnaire de départ demande la raison de l'arrêt (obligatoire) et, selon la réponse, propose une alternative : être recontacté pour adapter l'offre, une prise en main offerte ou un échange avec l'équipe produit. Accepter l'alternative laisse le renouvellement actif ; notre équipe vous recontacte. Vos réponses ne sont lues que par l'équipe FoxPlan.

Un abonnement annuel réglé par prélèvement ou sur devis se renouvelle seul : la facture de la période suivante part 14 jours avant l'échéance.

Changer de mode de paiement

Le bloc Changer de mode de paiement propose les modes accessibles depuis votre abonnement. Le changement se fait sans coupure : l'abonnement en cours continue jusqu'à la bascule, et la licence ne s'interrompt pas.

Depuis	Vers	Ce qui se passe
Carte	Prélèvement SEPA annuel	Vous signez un mandat maintenant. La carte s'arrête à l'échéance, et le prélèvement annuel démarre à cette date.
Prélèvement ou virement	Carte	Vous enregistrez votre carte sur la page sécurisée de Stripe. Le premier paiement a lieu à l'échéance actuelle, puis le renouvellement annuel s'arrête.
Prélèvement	Autre compte bancaire	Vous signez un nouveau mandat. Il remplace l'ancien dès la signature, et les factures impayées y sont présentées à nouveau.
Virement sur devis	Prélèvement	Vous signez un mandat. Les factures suivantes sont prélevées.

Tant que le changement n'a pas eu lieu, le bloc rappelle la date de bascule et le mandat à signer. Annuler le changement revient au mode de paiement actuel, sans rien changer à l'abonnement.

Sans mandat signé à l'échéance, aucun prélèvement ne démarre : signez-le avant la date affichée. Le passage à la carte doit être demandé au moins 3 jours avant l'échéance, et avant l'émission de la facture de renouvellement.

Un abonnement automatique, par carte ou par prélèvement, le reste : il ne repasse pas en virement sur devis. Un abonnement sur devis peut en revanche passer au prélèvement ou à la carte.

Pour changer seulement de carte, utilisez Mettre à jour le moyen de paiement.

Ajouter ou retirer des licences

Le bloc Modifier mes licences indique les nouvelles quantités. Calculer affiche ce que coûte le changement avant de le confirmer.

• Un ajout s'applique tout de suite. Il est facturé au prorata des jours restants jusqu'à l'échéance : par carte, Stripe débite la différence ; par prélèvement ou sur devis, une facture complémentaire est émise.
• Un retrait prend effet à la prochaine échéance, sans avoir : on ne rembourse pas une période entamée. Annuler ce changement, à côté du changement prévu, le retire : les quantités actuelles sont reconduites à l'échéance.
• Le nombre de licences ne peut jamais descendre sous le nombre d'utilisateurs affectés. Pour réduire, retirez d'abord des utilisateurs.
• La bulle d'aide à côté de Licences complètes et Licences contributeur rappelle ce que chaque type ouvre et quels rôles le consomment. Elle figure aussi à l'étape de commande et dans l'onglet Utilisateurs et licences.

Licence en cours hors abonnement en ligne

Si votre licence a été souscrite auprès de notre équipe (contrat signé à part, licence chargée dans votre instance), l'écran Abonnement l'affiche dans le bloc Votre licence : licences souscrites et affectées par type, et date d'échéance. Les cartes de souscription ne sont pas proposées tant qu'elle court.

Le bloc Modifier mes licences permet d'en changer les quantités :

• Un ajout ne coûte que la différence, au prorata des jours restants jusqu'à l'échéance. Le montant HT et TTC s'affiche dès que vous changez les quantités. Réglez-le au choix par Payer par carte (page sécurisée de Stripe, licences disponibles dès le paiement) ou par Recevoir un devis (devis Qonto à approuver comme une commande sur devis ; les licences sont ajoutées à sa validation par notre équipe). L'échéance de la licence ne change pas.
• Un retrait prend effet à l'échéance, sans avoir : Confirmer le retrait à l'échéance l'enregistre et prévient notre équipe, qui renouvelle la licence avec les nouvelles quantités. Le bloc Votre licence rappelle le changement prévu. Annuler ce changement, à côté du changement prévu, le retire et prévient notre équipe.
• Le nombre ne peut pas descendre sous les utilisateurs affectés.

Le profil de facturation est demandé pour un ajout s'il n'est pas encore complet ; sinon une ligne « Facturé à … » et le lien Modifier le profil de facturation suffisent. Le paiement par carte demande d'accepter les conditions générales de vente.

Renouvellement à l'échéance. Sans autre choix, la licence prend fin à son échéance et notre équipe vous propose son renouvellement. Le bloc Votre licence permet aussi d'activer le renouvellement automatique par carte : choisissez l'annuel ou le mensuel (le mensuel n'existe qu'en renouvellement automatique), le montant du premier débit s'affiche, puis acceptez les CGV. La carte n'est débitée qu'à l'échéance, pour toutes les licences (baisse prévue comprise) ; si une carte est déjà enregistrée chez Stripe, rien n'est à ressaisir, sinon la page sécurisée de Stripe s'ouvre sans débit. Lors d'un ajout payé par carte, la case Renouveler aussi automatiquement toutes les licences par carte fait la même chose en une fois. L'écran passe ensuite en Mon abonnement, où le renouvellement automatique s'arrête comme pour tout abonnement.

Onglet Utilisateurs et licences

Cet onglet, réservé aux administrateurs de l'entreprise quel que soit le mode de souscription (en ligne, sur devis ou on premise), réunit ce qui se trouvait dans l'onglet Utilisateur et licence de Paramètres → Entreprise. Les anciens liens vers cet onglet mènent ici. Son contenu n'est chargé qu'à sa première ouverture.

• Licence actuelle : type, échéance et domaines réservés.
• Décompte : licences complètes et contributeur disponibles, utilisées et restantes. Les contributeurs au-delà des licences contributeur disponibles occupent des licences complètes. L'ajout d'un utilisateur suit ce même décompte : un contributeur de plus est accepté tant qu'il reste une licence contributeur ou, à défaut, une licence complète.
• Utilisateurs : la liste s'affiche dès l'ouverture de l'onglet, avec le type de licence de chacun, le statut du compte, la dernière connexion et l'état du lien de réinitialisation. Le décompte des licences utilisées est calculé à ce moment-là : il peut prendre quelques secondes sur une grande instance. Masquer les utilisateurs replie la liste sans la recharger. Cochez des utilisateurs pour leur renvoyer un lien de mot de passe, les activer ou leur donner un mot de passe temporaire ; cliquez sur un avatar pour ouvrir son profil.

Ne consomment aucune licence :

• les ressources génériques, c'est-à-dire les comptes sans adresse e-mail, qui ne se connectent pas ;
• les comptes d'API (onglet Connecteurs > API), qui s'authentifient par identifiant et jeton. Ils apparaissent dans la liste avec la mention « Compte d'API » à la place d'un type de licence, quel que soit le rôle qui leur est donné dans l'espace de travail.

Domaines réservés

Une licence peut réserver un ou plusieurs domaines de messagerie à votre instance (par exemple votre-entreprise.com). Ils s'affichent sous Licence actuelle, en lecture seule : ils sont fournis par FoxPlan avec la licence et ne se modifient pas depuis cet écran. Pour en ajouter ou en retirer, contactez FoxPlan.

Une personne qui tente de créer une nouvelle instance avec une adresse de l'un de ces domaines (sous-domaines compris) — par e-mail, Google ou Microsoft — voit un message lui indiquant que son entreprise dispose déjà d'un espace. Elle reçoit sur cette adresse un e-mail avec le prénom, le nom et l'adresse des administrateurs d'entreprise à contacter pour y être invitée. Ces coordonnées ne sont jamais affichées à l'écran.

Fichier de licence

Sur une installation on premise, l'administrateur dépose ici le fichier de licence envoyé par FoxPlan (Choisir), vérifie les nouvelles quantités et l'échéance, puis Enregistrer. Une licence qui compte moins de licences que d'utilisateurs déjà affectés est refusée. Avec une souscription en ligne, la licence suit l'abonnement : le dépôt de fichier est réservé à l'équipe FoxPlan.

Paiement échoué

Par carte. Si un renouvellement échoue, FoxPlan reste accessible pendant les nouvelles tentatives de paiement, et l'écran affiche Impayé. Mettez à jour votre carte pour régulariser. Quand toutes les tentatives ont échoué, l'abonnement passe à Bloqué.

Par prélèvement. Si le prélèvement est rejeté, l'abonnement passe à Impayé et l'écran propose Représenter le prélèvement. Vous pouvez aussi régler la facture par virement. Sans régularisation sous 14 jours, l'abonnement passe à Bloqué.

Une facture sur devis réglée par virement ne bloque jamais l'accès automatiquement : notre équipe vous contacte.

Une instance bloquée n'est plus accessible, ni par l'application ni par l'API, sauf cet écran pour les administrateurs. Dès que la facture est réglée, FoxPlan se débloque. Vos données ne sont jamais supprimées à cette étape.