Dashboard des Portfolios

Der Bildschirm Dashboard ist das Schaufenster eines Projektportfolios. Er aggregiert auf einer Seite die Schlüsselkennzahlen der enthaltenen Projekte: Gesamtzustand, Fortschritt, Budgets, Arbeitsbelastung der Teams.

Sie erreichen ihn über das Menü Dashboard eines Projektportfolios.

Es handelt sich um denselben Dashboard-Baukasten wie beim Projekt — dieselben Blocktypen, derselbe dreistufige Assistent, dieselben Zeitraumoptionen. Der Unterschied liegt in den über alle Projekte des Portfolios konsolidierten Daten sowie in einigen spezifischen Blöcken. Einzelheiten zur Erstellung und Konfiguration eines Blocks finden Sie im Projekt-Dashboard; diese Seite beschreibt, was dem Portfolio eigen ist.

Das standardmäßig ausgelieferte Dashboard

Ein neues Portfolio öffnet sich nicht auf einer leeren Seite: Solange sein Dashboard leer ist, zeigt es den geteilten Favoriten „Projektportfolio-Dashboard (Standard)“ an, der mit jedem Arbeitsbereich ausgeliefert wird. Er umfasst zehn Blöcke — Anzahl der Projekte, Anzahl der Ressourcen, das Verhältnis Prognose / Genehmigt, genehmigtes Budget, verbrauchtes Budget, Projektwetter, Budgetvergleich, Aufwand je Ressource, Risikomatrix und detailliertes Projektwetter. Arbeitsbereiche, die vor diesem letzten Block ausgeliefert wurden, haben ihn einmalig am Ende des Favoriten erhalten: Ein Portfolio, das die Vorlage bereits übernommen hatte, behält sein eigenes Dashboard.

Er ist ein Ausgangspunkt: Fügen Sie einen Block hinzu, verschieben oder entfernen Sie einen, und das Dashboard wird zu dem des Portfolios. Der Administrator kann diese Vorlage ändern oder anderen Gruppen zuweisen (siehe Standard-Dashboards).

Das Szenario: die berücksichtigten Projekte wählen

Die Schaltfläche Szenario oben links öffnet ein seitliches Panel, das die Projekte des Portfolios als Baum auflistet. Dort kreuzen Sie die Projekte an, die in die Berechnungen einfließen sollen.

Sobald mindestens ein Projekt abgewählt ist, zeigt ein oranges Abzeichen neben der Beschriftung „Szenario“ die Anzahl der ausgeschlossenen Projekte an – bei geöffnetem wie geschlossenem Panel. Der Tooltip erläutert es: „N Projekt(e) durch das Szenario ausgeschlossen. Öffnen Sie das Szenario-Panel, um die Auswahl zu ändern.“

Alle Blöcke des Dashboards — Kennzahlen, Diagramme, Tabellen — werden auf dieser Auswahl neu berechnet. Das ist der Hebel, um Perimeter zu vergleichen: das gesamte Portfolio, eine Teilmenge eines Programms oder nur die Projekte eines Bereichs.

Portfoliospezifische Blöcke

Zusätzlich zu allen Blöcken des Projekt-Dashboards bietet das Portfolio:

Block	Typ	Inhalt
Projektwetter	Klassiker	Der Gesamtindikator des letzten Wetterberichts jedes Projekts
Detailliertes Projektwetter	Klassiker	Der letzte Bericht jedes Projekts, ein Projekt pro Zeile, mit den von Ihnen gewählten Elementen
Anzahl der Projekte	Etikett	Die Anzahl der Projekte in der Auswahl
Projektpersonal	Klassiker	Die konsolidierte Auslastung, Projekt für Projekt aufgeschlüsselt
Fortschritt je Projekt	Tabelle	Der Fortschritt in % jedes Projekts
Aufwand nach Status	Diagramm	Aufwand in Kosten oder Umsatz, nach Projektstatus aufgeteilt

Aufgabentabellen (Aufgabenliste, Fristenverfolgung, Aufgaben mit Vorgänger in einem anderen Projekt …) zeigen auf Portfolioebene eine zusätzliche Spalte „Projekt“, die im Projektmodus fehlt.

Umgekehrt existieren die beiden projektspezifischen Kennzahlen — Projektwetter und Gesamtfortschritt — auf Portfolioebene nicht: Sie werden durch ihre konsolidierten Entsprechungen oben ersetzt.

Detailliertes Projektwetter

Eine Tabelle, die die Projekte des Portfolios anhand ihres letzten Wetterberichts vergleicht (des Berichts mit dem jüngsten Berichtsdatum): ein Projekt pro Zeile, ein Berichtselement pro Spalte.

Die Auswahl oben im Block legt die angezeigten Elemente fest: das Berichtsdatum, die Indikatoren Gesamt, Lieferung, Planung, Budget und Ressource sowie den jeweiligen Fortschrittskommentar. Standardmäßig das Datum und die fünf Indikatoren. Die Auswahl wird mit dem Block gespeichert: Sie bleibt nach dem Neuladen erhalten und folgt dem Dashboard in einem Favoriten.

Die Spalten übernehmen die Feldnamen Ihres Arbeitsbereichs, und das Szenario gilt: Nur die ausgewählten Projekte erscheinen. Projekte ohne Bericht stehen unten, ihre Anzahl im Kopf des Blocks. Der Block wird nur im Dashboard eines Projektportfolios angeboten.

Gemeinsame Blöcke

Dieselben Blockfamilien wie auf Projektebene stehen zur Verfügung, berechnet über alle ausgewählten Projekte:

• Budgetkennzahlen — genehmigte, prognostizierte, geplante und tatsächliche Kosten und Einnahmen sowie die zugehörigen Margen
• Verhältnisse — Prognosekosten / Genehmigte Kosten, Prognostizierter Umsatz / Genehmigte Einnahmen
• Diagramme — Budgetvergleiche nach Dimensionen, Aufwand je Ressource
• Ressourcenbesetzung — gruppierbar nach Ressource, Abteilung, Team, Position, Profil oder Unternehmen, als Tabelle, Diagramm oder Karten

Zeiträume und kumulierte Werte

Die Zeitraumkonfiguration ist identisch zur Projektebene: Zeitraum in Monaten, in Jahren (optional mit Monatsgranularität) oder variabel — also bei jedem Öffnen neu berechnet, bezogen auf das heutige Datum.

Die Option Kumulierte Werte steht ebenfalls bei zeitbezogenen Diagrammen zur Verfügung: Jede Datenreihe wird zur laufenden Summe, was die S-Kurve des Portfolios ergibt. Auf Portfolioebene ist das die aussagekräftigste Lesart des konsolidierten Budgetverbrauchs: Die wachsende Lücke zwischen kumuliertem Genehmigtem und kumuliertem Ist ist auf einen Blick sichtbar.

Siehe Kumulierte Werte für die Einzelheiten.

Entwurf, Favoriten und Export

• Offener Entwurf — an einer Kopie arbeiten, ohne etwas zu speichern, und den Entwurf anschließend schließen, um zum Referenzlayout zurückzukehren.
• ★ Favoriten — mehrere benannte Layouts für dasselbe Portfolio speichern und umschalten. Ein geteilter Favorit, dessen Eigentümer Sie nicht sind, öffnet sich schreibgeschützt.
• Export (Download-Symbol, links vom Favoriten) → Als PDF exportieren — ein druckbares Abbild der gesamten Seite, für ein Gremium oder ein wiederkehrendes Reporting.
• Export → Nach PowerPoint exportieren (.pptx) — eine bearbeitbare Präsentation: Titelblatt, Kennzahlen als Karten, eine Folie pro Block, Diagramme als native PowerPoint-Diagramme (Blöcke ohne Entsprechung, etwa die Wert-/Risiko-Blase oder das Wetter, werden als Bild übernommen).

Siehe auch

• Das Projekt-Dashboard — Erstellung und Konfiguration der Blöcke im Detail
• Projektwetter — die konsolidierte Kennzahl auf dem Dashboard
• Schlichtungen — von den Kennzahlen zur Handlung
• Bericht — der exportierbare konsolidierte Bericht

Guter Reflex

Legen Sie einen Favoriten je Zielgruppe an: ein Dashboard „Geschäftsleitung“ mit den Kennzahlen und dem Wetter, ein Dashboard „Budgetverfolgung“ mit den kumulierten Kurven. Das Szenario erlaubt es dann, jedes davon auf einem engeren Perimeter erneut abzuspielen, ohne etwas neu aufzubauen.