Agentische KI in FoxPlan
FoxPlan enthält eine agentische KI: einen Assistenten, der Ihre Anliegen in natürlicher Sprache versteht und direkt Aktionen in Ihren Projekten ausführt (Aufgaben anlegen, Abhängigkeiten setzen, Ressourcen zuweisen, eine Planung verschieben …). Anders als ein passiver Assistent, der nur antwortet, handelt die KI in der Anwendung und bestätigt anschließend, was sie getan hat.
Die Konfiguration erfolgt unter Einstellungen → Foxplan-Konto → Konfiguration der KI-Engine.
Dieser Bildschirm ist FoxPlan-Konten (Hersteller-Administration) vorbehalten. Standardmäßig ist keine KI-Engine aktiv: Es muss eine hinzugefügt und aktiviert werden, um KI-Anfragen in der Anwendung zuzulassen.
Was die KI kann
Der Assistent greift ausschließlich auf vordefinierte, abgesicherte Fachaktionen in den Projekten zu, auf die Sie Zugriff haben:
- Ein Projekt strukturieren — aus einer einfachen Beschreibung einen Aufgabenbaum, Abhängigkeiten und Meilensteine erzeugen
- Ressourcen zuweisen — die Verfügbarkeit prüfen und dann die richtigen Personen den Aufgaben zuordnen
- Massenänderungen durchführen — zum Beispiel „alle Aufgaben um zwei Monate verschieben", wobei die Termine neu berechnet und die Abhängigkeiten erhalten werden
- Aufgaben verwalten — Aufgaben und ihre Termine auflisten, anlegen, ändern, löschen
- Kommentieren — Kommentare zu Projektelementen hinzufügen
Die KI arbeitet stets im Rahmen Ihrer Rechte: Sie kann nichts tun, was Sie nicht auch selbst tun könnten. Die KI-Berechtigungen (nächster Tab) können diesen Rahmen unternehmensbezogen weiter einschränken.
Der Konfigurationsbildschirm
Die KI an Ihr Unternehmen anpassen
Ohne Konfiguration antwortet der Assistent wie ein allgemeines Werkzeug: Er kennt FoxPlan, nicht Ihr Unternehmen. Drei kombinierbare Einstellungen machen ihn spezifisch für Ihre Organisation.
| Einstellung | Was es ist | Wo | Wann verwenden |
|---|---|---|---|
| Unternehmenskontext | Einige Zeilen hauseigenes Vokabular und interne Regeln, die die KI bei jeder Antwort kennt | Tab Kontext | Konventionen, Schwellenwerte, Benennungen |
| Interne Wissensbasis | Vollständige Dokumente, die die KI bei Bedarf heranzieht | Tab Wissen | Betriebsordnung, Methodik, Qualitätscharta, Verfahren |
| Vorlagen-Anfragen | Fertige Anfragen, direkt aus dem Chat abrufbar | Tab Vorlagen-Anfragen | Wiederkehrende Ergebnisse: Projektwetter, Lenkungsausschuss-Unterlage, Risikoreview |
Hinzu kommen die persönlichen Anweisungen, die jeder Benutzer in seinem Profil für sich selbst verfasst.
Eine kurze Regel, die immer gelten soll, gehört in den Unternehmenskontext. Ein zehnseitiges Dokument gehört in die Wissensbasis: Die KI liest nur die relevanten Passagen, statt bei jeder Frage alles erneut zu lesen. Eine wiederkehrende Anfrage wird zur Vorlagen-Anfrage.
Der Bildschirm umfasst sieben Tabs.
Konfiguration der KI-Engine (Einstellungen)
Hier hinterlegen Sie das von Ihrem Unternehmen genutzte LLM. Die Tabelle listet die konfigurierten Engines auf (Provider, Name, Modell, Vorhandensein eines API-Schlüssels, Status). Die Schaltfläche KI-Engine hinzufügen öffnet folgendes Formular:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Provider | OpenAI, Anthropic, Azure OpenAI, Microsoft Copilot oder Custom |
| Anzeigename | Bezeichnung, die die Konfiguration in der Liste identifiziert |
| API-Schlüssel | Authentifizierung beim Provider. In der Datenbank verschlüsselt, wird nach dem Speichern nie wieder an den Browser zurückgegeben (leer lassen, um den bestehenden Schlüssel zu behalten) |
| Basis-URL | Zugangspunkt der API (nützlich für einen Custom- oder selbst gehosteten Endpoint) |
| Modell | Exakte Modellkennung beim Provider (z. B. gpt-4o, claude-sonnet-4-6, gpt-4o-mini) |
| Temperatur | Zufallsgrad der Antworten (0 bis 2). Niedriger Wert = faktischer, hoher Wert = kreativer. Empfohlen: 0,2 |
| Max. Tokens | Maximale Länge einer Antwort (1 Token ≈ ¾ eines Wortes). Begrenzt die Kosten |
| Deployment-Name / Azure-API-Version | Spezifisch für den Provider Azure OpenAI |
| Zusätzliche HTTP-Header | Für einen Custom-Provider (einer pro Zeile, Format Name=Wert) |
| Aktive Konfiguration | Aktiviert diese Engine. Es kann immer nur eine Konfiguration aktiv sein — das Aktivieren einer Konfiguration deaktiviert die anderen |
Jedes Modell hat eigene Fähigkeiten, ein eigenes Kontextfenster, eigene Token-Limits und eigene Preise. Die aktuelle Liste der Modellkennungen finden Sie in der Dokumentation des Providers.
Unternehmenskontext
Hier erfährt die KI, wer Sie sind. Zwei Freitextfelder, vom Administrator gepflegt und dem Assistenten bei jeder Frage eines Benutzers des Unternehmens mitgegeben.
| Feld | Was hineingehört | Beispiel |
|---|---|---|
| Identität und Vokabular | Was das Unternehmen tut, wie es die Dinge benennt, seine Einheiten und Konventionen | „Wir sind ein Ingenieurbüro für Bauwesen. Was FoxPlan Projekt nennt, nennen wir „Baustelle “. Unsere Phasen sind APS, APD, PRO, EXE. Beträge verstehen sich in Euro netto.“ |
| Interne Regeln und Governance | Schwellenwerte, Freigabewege und Steuerungskonventionen, die der Assistent anwenden soll | „Jedes Risiko mit einer Kritikalität ab 12 wird an den Lenkungsausschuss eskaliert. Das Projektwetter springt auf Rot, sobald ein vertraglicher Meilenstein verrutscht.“ |
Jedes Feld ist auf 3.000 Zeichen begrenzt, ein Zähler zeigt den Stand an. Diese Grenze ist nicht willkürlich: Der Text begleitet jede Anfrage an das Modell und wird somit jedes Mal abgerechnet. Beschränken Sie sich auf kurze, allgemeine Regeln — ausführliche Dokumente gehören in die Wissensbasis, Tab Wissen.
Dieser Text ändert die Art zu antworten. Er gewährt keinen zusätzlichen Datenzugriff und hebt keine im Tab KI-Berechtigungen gesetzte Einschränkung auf.
Interne Wissensbasis
Im Tab Wissen laden Sie die Dokumente hoch, die die KI heranziehen darf: Betriebsordnung, Projektmethodik, Qualitätscharta, Beschaffungsreferenz, Verfahren.
Funktionsweise: Beim Hochladen extrahiert FoxPlan den Text der Datei (Word, PDF, Excel, PowerPoint, Text, OpenDocument) und bewahrt nur diesen auf — die Originaldatei wird nicht gespeichert. Der Assistent sieht dauerhaft nur Titel und Zweck jedes Dokuments; die relevanten Passagen holt er sich nur, wenn die Frage es erfordert. Das macht umfangreiche Bestände möglich, ohne jeden Austausch zu belasten.
| Element | Detail |
|---|---|
| Zweck des Dokuments | Das wichtigste Feld dieses Bildschirms: Danach entscheidet die KI, ob sie ein Dokument öffnet. Schreiben Sie „Urlaub, Reisekosten und Homeoffice“ statt „HR-Dokument“ |
| Maximale Größe | 10 MB pro Datei; 200.000 Zeichen Text werden aufbewahrt |
| Anzahl Dokumente | 50 pro Unternehmen |
| Aktivieren / deaktivieren | Ein deaktiviertes Dokument verschwindet aus den Suchen der KI, ohne gelöscht zu werden |
Die KI wählt die zu öffnenden Dokumente nach ihrem Zweck aus. Zwei Minuten für eine gute Beschreibung sind mehr wert als ein perfektes Dokument, das der Assistent nie öffnet.
Hochgeladene Inhalte gelten als Referenzmaterial, nie als Anweisungen: Eine in ein Dokument eingeschleuste Anweisung ändert weder das Verhalten des Assistenten noch die Rechte des Benutzers.
Vorlagen-Anfragen
Eine Vorlagen-Anfrage (oder Skill) ist eine einmalig vom Administrator verfasste Anweisung, die Benutzer anschließend mit einem Klick aus dem KI-Chat abrufen.
Jede Vorlagen-Anfrage umfasst:
| Feld | Rolle |
|---|---|
| Name | Die Bezeichnung in der Auswahlliste des Chats (z. B. Projektwetter) |
| Wozu es dient | Ein Hilfesatz, der unter dem Namen angezeigt wird |
| Anweisungen an die KI | Der Kern: erwarteter Aufbau, Ton, Format und Daten. Bis zu 5.000 Zeichen |
| Benutzern anbieten | Eine inaktive Vorlagen-Anfrage verschwindet aus der Liste, ohne gelöscht zu werden |
Beispiel für Anweisungen:
Verfasse das Projektwetter in drei Teilen — Fortschritt (mit Prozentsatz und Meilensteinen des Monats), offene Risiken nach Kritikalität sortiert, vom Lenkungsausschuss erwartete Entscheidungen. Schließe mit einer Gesamtfarbe (grün/orange/rot), in einem Satz begründet.
Auf Benutzerseite erscheint die Liste Vorlagen-Anfrage unter dem Eingabefeld des KI-Chats (sie bleibt verborgen, solange keine veröffentlicht ist). Der Benutzer wählt eine aus, ergänzt bei Bedarf eine Präzisierung — „für das Projekt IT-Neuaufbau, Juni“ — und sendet. Die Vorlagen-Anfrage gilt nur für diese Nachricht: Danach wird sie automatisch abgewählt und prägt die nächste Frage nicht unbemerkt.
Sie präzisiert, was von der KI erwartet wird, mehr nicht. Die Rechte des Benutzers, der Unternehmenskontext und die Berechtigungen gelten unverändert weiter.
KI-Berechtigungen
Dieser Tab legt fest, was die KI in der Anwendung tun darf. Die Operationen sind in Kategorien gruppiert, und jede Kategorie wird getrennt für die beiden Kanäle freigegeben, über die die KI handeln kann:
| Spalte | Was sie abdeckt |
|---|---|
| KI-Engine | Der in FoxPlan integrierte Assistent |
| MCP-Server | Externe MCP-Clients, die mit dem MCP-Server von FoxPlan verbunden sind (zum Beispiel Claude) |
| Kategorie | Abgedeckte Operationen |
|---|---|
| Daten lesen | Projekte, Aufgaben, Mitglieder, Ressourcen, Risiken, Entscheidungen und weitere Projektobjekte lesen |
| Dokumentation lesen | Die FoxPlan-Benutzerdokumentation durchsuchen und lesen |
| Internes Unternehmenswissen | Den Unternehmenskontext und die Dokumente der internen Wissensbasis lesen |
| Aufgaben erstellen | Aufgaben erstellen, aus einem PSP generieren, zwischen Projekten kopieren, Abhängigkeiten anlegen |
| Aufgaben ändern und löschen | Aufgaben ändern oder löschen, Termine anpassen, Zuordnungen entfernen |
| Projekte verwalten | Projekte erstellen und ändern, Mitglieder zu einem Projekt hinzufügen |
| Ressourcen zuweisen | Einer Aufgabe eine Ressource zuweisen |
| Karten und Tickets erstellen | Karten im persönlichen Kanban oder in einem Projekt erstellen |
| Kommentare hinzufügen | Kommentare zu Aufgaben hinzufügen |
| Dokumente exportieren | Word-, Excel-, PowerPoint- oder PDF-Dokumente erzeugen |
Das Kontrollkästchen in der Spaltenüberschrift erlaubt oder verbietet den gesamten Kanal mit einem Klick. Änderungen werden erst nach dem Klick auf Speichern wirksam.
Solange keine Einschränkung gespeichert wurde, sind alle Operationen auf beiden Kanälen zulässig: Für bestehende Unternehmen ändert sich nichts. Diese Tabelle dient dazu, einzuschränken, niemals zu erweitern.
Ein gesetztes Häkchen gewährt kein zusätzliches Recht: Die Operation unterliegt weiterhin den Rechten des Benutzers im betreffenden Projekt. Das Häkchen hebt lediglich ein auf Unternehmensebene gesetztes Verbot auf.
Betrifft eine Anfrage eine nicht angehakte Operation, wird sie nicht ausgeführt: Die KI erklärt dies dem Benutzer in dessen Sprache und versucht nicht, das Verbot anderweitig zu umgehen. Die Prüfung greift unabhängig davon, wie die Anfrage formuliert ist.
Nur Unternehmensadministratoren können diese Tabelle ändern.
Verlauf der KI-Anfragen
Das detaillierte Protokoll aller Aufrufe der KI-Engine durch die Benutzer des Unternehmens. Für jede Anfrage: Datum, Benutzer, Provider, Modell, Projekt, Tokens (Prompt / Antwort / gesamt), Dauer, Status und ggf. Fehlermeldung, Sprache.
Aufbewahrung: 24 Monate. Nützlich, um die Nutzung zu auditieren und fehlgeschlagene Anfragen zu diagnostizieren.
Das Protokoll hält außerdem die abgerufene Vorlagen-Anfrage fest, sofern vorhanden: Da die an das Modell gesendeten Anweisungen von Nachricht zu Nachricht variieren, erklärt gerade diese Information häufig eine unerwartete Antwort.
Verbrauchsübersicht
Der konsolidierte monatliche Verbrauch an KI-Tokens über alle Benutzer und Modelle hinweg: pro Monat die Anzahl der Anfragen (erfolgreich / fehlerhaft) und die Tokens (Prompt / Antwort / gesamt).
Dies ist die richtige Ansicht, um die Kosten zu verfolgen und die Abrechnung zu antizipieren, da die KI-Nutzung von den Providern pro Token abgerechnet wird.
Was der Kontext an Tokens kostet
KI-Engines rechnen pro Token ab, und alles, was Sie hier konfigurieren, landet in der einen oder anderen Form in dem, was an das Modell geschickt wird. Hier fließt das Geld hin (1 Token ≈ ¾ Wort ≈ 4 Zeichen; die Zahlen sind Größenordnungen).
| Element | Was es hinzufügt | Wann |
|---|---|---|
| Unternehmenskontext | ~200 Tokens bei 600 bis 800 Zeichen; ~1.500 Tokens, wenn beide Felder maximal gefüllt sind | Bei jeder Anfrage, für alle Benutzer |
| Persönliche Anweisungen | bis zu ~500 Tokens | Bei jeder Anfrage des betreffenden Benutzers |
| Inhaltsverzeichnis der Wissensbasis | ~30 Tokens pro Dokument (Titel + Zweck): ~300 Tokens bei 10 Dokumenten, ~1.500 bei der Obergrenze von 50 | Bei jeder Anfrage |
| Dokumentauszüge | ~1.200 Tokens (bis zu 4 Auszüge); ~2.000 Tokens, wenn die KI eine ganze Seite liest | Nur, wenn die Frage eine Suche auslöst |
| Vorlagen-Anfrage | bis zu ~1.250 Tokens | Nur, wenn sie abgerufen wird |
Zur Einordnung: Die technischen Anweisungen, die FoxPlan ohnehin bei jeder Anfrage sendet (wie Werkzeuge aufzurufen sind, wie die Antwort zu formatieren ist), machen für sich genommen rund 1.400 Tokens aus, hinzu kommen die Beschreibungen der verfügbaren Werkzeuge. Ein sauber konfiguriertes Unternehmen fügt etwa 500 Tokens pro Anfrage hinzu — also 10 bis 15 % mehr Eingabekosten: real, aber marginal.
Bei einer Anfrage, in der die KI handelt, wird der vollständige Prompt bei jedem Werkzeug-Durchlauf erneut an das Modell geschickt. Ein Kontext von 500 Tokens kostet in einer Unterhaltung mit fünf Werkzeugaufrufen 2.500 statt 500 Tokens. Genau deshalb wird der Inhalt der Dokumente nie in den Prompt eingefügt: Bei dieser Rechnung würde eine dreißigseitige Betriebsordnung mehr kosten als die Antwort selbst.
Drei Reflexe, um die Rechnung im Griff zu behalten
- Kurze Regeln in den Kontext, Details in die Dokumente. Der Kontext wird bei jeder Frage jedes Benutzers bezahlt; ein Dokument nur dann, wenn es gebraucht wird.
- Laden Sie nicht fünfzig Dokumente „auf Verdacht“ hoch. Jedes aktive Dokument fügt dem Inhaltsverzeichnis eine Zeile hinzu, also dauerhafte Kosten, selbst wenn es nie geöffnet wird. Deaktivieren Sie, was nicht mehr gebraucht wird.
- Eine kurze, präzise Zweckbeschreibung. Sie wird bei jeder Anfrage bezahlt und entscheidet zugleich darüber, ob das Dokument geöffnet wird: Zwei gut formulierte Zeilen schlagen einen Absatz.
Der Tab Verbrauchsübersicht liefert die tatsächliche Messung für Ihre eigene Nutzung: Vergleichen Sie einen Monat vor und einen Monat nach der Konfiguration des Kontexts — das ist die einzige Zahl, die wirklich zählt.
Sicherheit und Vertraulichkeit
- Die API-Schlüssel werden verschlüsselt gespeichert und nie wieder an den Browser ausgeliefert.
- Die KI führt ausschließlich validierte Fachaktionen aus, im Rahmen der Rechte des angemeldeten Benutzers.
- Jeder Aufruf wird zu Auditzwecken im Verlauf protokolliert.
- Mit den KI-Berechtigungen lassen sich pro Unternehmen und pro Kanal die Operationskategorien deaktivieren, die die KI nicht ausführen darf.
- Kontext, Dokumente und Vorlagen-Anfragen sind nach Unternehmen abgeschottet: Sie sind nur für Benutzer desselben Arbeitsbereichs sichtbar.
- Der Inhalt hochgeladener Dokumente gilt als Referenzmaterial, nie als Anweisung: Eine darin eingeschleuste Anweisung ändert weder das Verhalten des Assistenten noch die Rechte des Benutzers.
- Die persönlichen Anweisungen eines Benutzers gelten nur für seine eigenen Unterhaltungen und treten hinter den Unternehmenskontext zurück, falls sie ihm widersprechen.
Und für externe MCP-Clients?
Ein mit dem MCP-Server von FoxPlan verbundener MCP-Client (z. B. Claude) erhält die internen Anweisungen des FoxPlan-Assistenten nicht. Er verfügt jedoch über das eigene Werkzeug getCompanyContext, das ihm Vokabular und Regeln des Unternehmens sowie die persönlichen Anweisungen des angemeldeten Benutzers liefert, dazu Suchwerkzeuge für die Wissensbasis (searchCompanyKnowledge, getCompanyKnowledgeDocument).
Diese Werkzeuge gehören zur Kategorie Internes Unternehmenswissen: Wird diese Kategorie in der Spalte MCP-Server abgewählt, bleibt der Zugriff für externe Clients verschlossen und für den FoxPlan-Assistenten offen.
Vorlagen-Anfragen hingegen gehören zum FoxPlan-Chat und werden MCP-Clients nicht bereitgestellt.
Siehe auch
- Foxplan-Konto — der übergeordnete Bildschirm, der die KI-Konfiguration beherbergt
- Meine Anweisungen an den KI-Assistenten — die Personalisierung auf Benutzerseite
- Leitfaden zur API-Nutzung — für programmatische Integrationen
Um die Funktion für Ihr Konto zu aktivieren, wenden Sie sich an das FoxPlan-Team.