IA agentique FoxPlan
FoxPlan intègre une IA agentique : un assistant qui comprend vos demandes en langage naturel et exécute directement des actions dans vos projets (créer des tâches, poser des dépendances, affecter des ressources, décaler un planning…). Contrairement à un assistant passif qui se contente de répondre, l'IA agit dans l'application puis confirme ce qu'elle a fait.
La configuration se fait dans Paramètres → Compte Foxplan → Configuration du moteur d'IA.
Cet écran est réservé aux comptes FoxPlan (administration éditeur). Par défaut, aucun moteur d'IA n'est actif : il faut en ajouter un et l'activer pour autoriser les requêtes IA dans l'application.
Ce que l'IA sait faire
L'assistant n'accède qu'à des actions métier prédéfinies et sécurisées sur les projets auxquels vous avez accès :
- Structurer un projet — générer une arborescence de tâches, des dépendances et des jalons à partir d'une simple description
- Affecter des ressources — vérifier la disponibilité puis assigner les bonnes personnes aux tâches
- Modifier en masse — par exemple « décaler toutes les tâches de deux mois », en recalculant les dates tout en préservant les dépendances
- Gérer les tâches — lister, créer, modifier, supprimer des tâches et leurs échéances
- Commenter — ajouter des commentaires sur les éléments du projet
L'IA travaille toujours dans le périmètre de vos droits : elle ne peut rien faire que vous ne pourriez faire vous-même. Les autorisations de l'IA (onglet suivant) permettent de restreindre ce périmètre plus finement, entreprise par entreprise.
Adapter l'IA à votre entreprise
Hors configuration, l'assistant répond comme un outil générique : il connaît FoxPlan, pas votre entreprise. Trois réglages, cumulables, le rendent spécifique à votre organisation.
| Réglage | Ce que c'est | Où | Quand l'utiliser |
|---|---|---|---|
| Contexte de l'entreprise | Quelques lignes de vocabulaire maison et de règles internes, connues de l'IA à chaque réponse | Onglet Contexte | Conventions, seuils, façon de nommer les choses |
| Base de connaissance interne | Des documents complets que l'IA consulte à la demande | Onglet Connaissance | Règlement, méthodologie, charte qualité, procédures |
| Demandes types | Des consignes prêtes à jouer depuis la discussion | Onglet Demandes types | Livrables récurrents : météo projet, support de COPIL, revue de risques |
À cela s'ajoutent les instructions personnelles que chaque utilisateur rédige pour lui-même dans son profil.
Une règle courte qui doit toujours s'appliquer va dans le contexte d'entreprise. Un document de dix pages va dans la base de connaissance : l'IA n'en lira que les passages utiles, au lieu de tout relire à chaque question. Une demande récurrente devient une demande type.
L'écran de configuration
L'écran comporte sept onglets.
Configuration du moteur d'IA (Paramètres)
C'est ici que vous déclarez le LLM utilisé par votre entreprise. Le tableau liste les moteurs configurés (provider, nom, modèle, présence d'une clé API, statut). Le bouton Ajouter un moteur d'IA ouvre le formulaire suivant :
| Champ | Description |
|---|---|
| Provider | OpenAI, Anthropic, Azure OpenAI, Microsoft Copilot ou Custom |
| Nom d'affichage | Libellé qui identifie la configuration dans la liste |
| Clé API | Authentification auprès du provider. Chiffrée en base, jamais renvoyée au navigateur après enregistrement (laisser vide pour conserver la clé existante) |
| URL de base | Point d'accès de l'API (utile pour un endpoint Custom ou auto-hébergé) |
| Modèle | Identifiant exact du modèle chez le provider (ex. gpt-4o, claude-sonnet-4-6, gpt-4o-mini) |
| Température | Niveau d'aléa des réponses (0 à 2). Valeur basse = plus factuel, valeur haute = plus créatif. 0,2 recommandé |
| Tokens max | Longueur maximale d'une réponse (1 token ≈ ¾ d'un mot). Limite les coûts |
| Nom du déploiement / Version d'API Azure | Spécifique au provider Azure OpenAI |
| En-têtes HTTP additionnels | Pour un provider Custom (un par ligne, format Nom=valeur) |
| Configuration active | Active ce moteur. Une seule configuration peut être active à la fois — en activer une désactive les autres |
Chaque modèle a ses propres capacités, sa fenêtre de contexte, ses limites de tokens et son tarif. Référez-vous à la documentation du provider pour la liste à jour des identifiants de modèles.
Contexte de l'entreprise
C'est ici que l'IA apprend qui vous êtes. Deux champs de texte libre, saisis par l'administrateur et transmis à l'assistant à chaque question posée par un utilisateur de l'entreprise.
| Champ | Ce qu'on y met | Exemple |
|---|---|---|
| Identité et vocabulaire | Ce que fait l'entreprise, comment elle nomme les choses, ses unités et conventions | « Nous sommes un bureau d'études en génie civil. Nous appelons « chantier » ce que FoxPlan appelle projet. Nos phases sont APS, APD, PRO, EXE. Les montants sont en euros hors taxes. » |
| Règles internes et gouvernance | Seuils, circuits de validation, conventions de pilotage que l'assistant doit appliquer | « Tout risque de criticité supérieure ou égale à 12 est remonté au COPIL. La météo d'un projet passe au rouge dès qu'un jalon contractuel glisse. » |
Chaque champ est limité à 3 000 caractères, et un compteur vous l'indique. Cette limite n'est pas arbitraire : ce texte accompagne chaque requête envoyée au modèle, il est donc facturé à chaque fois. Restez sur des règles courtes et générales — les documents détaillés ont leur place dans la base de connaissance, onglet Connaissance.
Ce texte change la façon de répondre de l'IA. Il ne donne accès à aucune donnée supplémentaire et ne lève aucune interdiction posée dans l'onglet Autorisations de l'IA.
Base de connaissance interne
Dans l'onglet Connaissance, vous déposez les documents que l'IA peut consulter : règlement intérieur, méthodologie projet, charte qualité, référentiel achats, procédures.
Fonctionnement : au dépôt, FoxPlan extrait le texte du fichier (Word, PDF, Excel, PowerPoint, texte, OpenDocument) et ne conserve que celui-ci — le fichier d'origine n'est pas stocké. L'assistant, lui, ne voit en permanence que le titre et l'objet de chaque document ; il va chercher les passages utiles uniquement quand la question l'exige. C'est ce qui permet d'accueillir des corpus volumineux sans alourdir chaque échange.
| Élément | Détail |
|---|---|
| Objet du document | La phrase la plus importante de l'écran : c'est sur elle que l'IA décide d'ouvrir un document ou non. Écrivez « Congés, notes de frais et télétravail » plutôt que « Document RH » |
| Taille maximale | 10 Mo par fichier ; 200 000 caractères de texte conservés |
| Nombre de documents | 50 par entreprise |
| Activer / désactiver | Un document désactivé disparaît des recherches de l'IA sans être supprimé |
L'IA choisit les documents à ouvrir d'après leur objet. Deux minutes passées à rédiger une bonne description valent mieux qu'un document parfait que l'assistant n'ouvrira jamais.
Le contenu déposé est traité comme de la matière de référence, jamais comme des consignes : une instruction glissée dans un document ne modifie ni le comportement de l'assistant, ni les droits de l'utilisateur.
Demandes types
Une demande type (ou skill) est une consigne rédigée une fois par l'administrateur, que les utilisateurs jouent ensuite d'un clic depuis la discussion IA.
Chaque demande type comporte :
| Champ | Rôle |
|---|---|
| Nom | Le libellé affiché dans la liste déroulante de la discussion (ex. Météo projet) |
| À quoi ça sert | Une phrase d'aide affichée sous le nom |
| Instructions données à l'IA | Le cœur : le plan, le ton, le format et les données attendus. Jusqu'à 5 000 caractères |
| Proposer aux utilisateurs | Une demande type inactive disparaît de la liste sans être supprimée |
Exemple d'instructions :
Rédige la météo du projet en trois parties — avancement (avec le pourcentage et les jalons du mois), risques ouverts classés par criticité, décisions attendues du COPIL. Termine par une couleur d'ensemble (vert/orange/rouge) justifiée en une phrase.
Côté utilisateur, la liste Demande type apparaît sous la zone de saisie de la discussion IA (elle reste masquée tant qu'aucune demande type n'est publiée). L'utilisateur en choisit une, ajoute éventuellement une précision — « sur le projet Refonte SI, pour juin » — et envoie. La demande type ne vaut que pour ce message : elle se désélectionne ensuite, pour ne pas s'appliquer à son insu à la question suivante.
Elle précise ce qu'on attend de l'IA, rien de plus. Les droits de l'utilisateur, le contexte d'entreprise et les autorisations continuent de s'appliquer exactement de la même façon.
Autorisations de l'IA
Cet onglet définit ce que l'IA a le droit de faire dans l'application. Les opérations sont regroupées en catégories, et chaque catégorie s'autorise séparément pour les deux canaux par lesquels l'IA peut agir :
| Colonne | Ce qu'elle couvre |
|---|---|
| Moteur IA | L'assistant intégré à FoxPlan |
| Serveur MCP | Les clients MCP externes connectés au serveur MCP de FoxPlan (Claude, par exemple) |
| Catégorie | Opérations couvertes |
|---|---|
| Consultation des données | Lire les projets, tâches, membres, ressources, risques, décisions et autres objets projet |
| Consultation de la documentation | Rechercher et lire la documentation utilisateur de FoxPlan |
| Savoir interne de l'entreprise | Lire le contexte d'entreprise et les documents de la base de connaissance interne |
| Création de tâches | Créer des tâches, les générer depuis un WBS, les copier entre projets, créer des liens de dépendance |
| Modification et suppression de tâches | Modifier ou supprimer des tâches, changer les échéances, supprimer des affectations |
| Gestion des projets | Créer et modifier des projets, ajouter des membres à un projet |
| Affectation de ressources | Affecter une ressource à une tâche |
| Création de cartes et tickets | Créer des cartes sur le kanban personnel ou sur un projet |
| Ajout de commentaires | Ajouter des commentaires sur les tâches |
| Export de documents | Générer des documents Word, Excel, PowerPoint ou PDF |
La case placée dans l'en-tête d'une colonne autorise ou interdit tout le canal d'un seul geste. Les modifications ne prennent effet qu'après avoir cliqué sur Enregistrer.
Tant qu'aucune restriction n'a été enregistrée, toutes les opérations sont permises sur les deux canaux : le comportement des entreprises existantes reste inchangé. Cette grille sert à restreindre, jamais à ouvrir.
Une case cochée ici ne donne aucun droit supplémentaire : l'opération reste soumise aux droits de l'utilisateur sur le projet concerné. Cocher une catégorie retire seulement une interdiction posée au niveau de l'entreprise.
Lorsqu'une demande porte sur une opération décochée, elle n'est pas exécutée : l'IA l'explique à l'utilisateur dans sa langue et ne cherche pas à contourner l'interdiction par un autre moyen. Le contrôle s'applique quelle que soit la formulation de la demande.
Seuls les administrateurs d'entreprise peuvent modifier cette grille.
Historique des requêtes IA
Le journal détaillé de tous les appels au moteur d'IA effectués par les utilisateurs de l'entreprise. Pour chaque requête : date, utilisateur, provider, modèle, projet, tokens (prompt / réponse / total), durée, statut et message d'erreur éventuel, langue.
Conservation : 24 mois. Utile pour auditer l'usage et diagnostiquer une requête en échec.
Le journal retient également la demande type jouée, quand il y en a une : les instructions envoyées au modèle variant d'un message à l'autre, c'est souvent l'information qui explique une réponse inattendue.
Synthèse de consommation
La consommation mensuelle consolidée des tokens IA, tous utilisateurs et modèles confondus : par mois, nombre de requêtes (réussies / en erreur) et tokens (prompt / réponse / total).
C'est la vue à consulter pour suivre les coûts et anticiper la facturation, l'usage de l'IA étant facturé au token par les providers.
Ce que le contexte coûte en tokens
Les moteurs d'IA facturent au token, et tout ce que vous configurez ici finit, sous une forme ou une autre, dans ce qui est envoyé au modèle. Voici où va l'argent (1 token ≈ ¾ d'un mot ≈ 4 caractères ; les chiffres sont des ordres de grandeur).
| Élément | Ce qu'il ajoute | Quand |
|---|---|---|
| Contexte de l'entreprise | ~200 tokens pour 600 à 800 caractères ; ~1 500 tokens si les deux champs sont remplis au maximum | À chaque requête, pour tous les utilisateurs |
| Instructions personnelles | jusqu'à ~500 tokens | À chaque requête de l'utilisateur concerné |
| Sommaire de la base de connaissance | ~30 tokens par document (titre + objet) : ~300 tokens pour 10 documents, ~1 500 au plafond de 50 | À chaque requête |
| Extraits de documents | ~1 200 tokens (jusqu'à 4 extraits) ; ~2 000 tokens si l'IA lit une page entière | Seulement quand la question déclenche une recherche |
| Demande type | jusqu'à ~1 250 tokens | Seulement quand elle est jouée |
Pour situer ces montants : les instructions techniques que FoxPlan envoie déjà à chaque requête (comment appeler les outils, comment mettre en forme la réponse) représentent à elles seules de l'ordre de 1 400 tokens, auxquels s'ajoute la description des outils disponibles. Une entreprise correctement configurée ajoute environ 500 tokens par requête, soit une hausse de 10 à 15 % du coût d'entrée — réelle, mais marginale.
Sur une demande où l'IA agit, le prompt complet est renvoyé au modèle à chaque aller-retour d'outil. Un contexte de 500 tokens, sur une conversation qui enchaîne cinq appels d'outils, coûte 2 500 tokens et non 500. C'est précisément pour cette raison que le contenu des documents n'est jamais injecté dans le prompt : à ce régime, un règlement intérieur de trente pages coûterait plus cher que la réponse elle-même.
Trois réflexes pour maîtriser la facture
- Des règles courtes dans le contexte, les détails dans les documents. Le contexte est payé à chaque question de chaque utilisateur ; un document n'est payé que lorsqu'il sert.
- Ne déposez pas cinquante documents « au cas où ». Chaque document actif ajoute une ligne au sommaire, donc un coût permanent, même s'il n'est jamais ouvert. Désactivez ceux qui ne servent plus.
- Une description courte et précise. Elle est payée à chaque requête et c'est elle qui décide de l'ouverture du document : deux lignes bien tournées valent mieux qu'un paragraphe.
L'onglet Synthèse de consommation donne la mesure réelle sur votre propre usage : comparez un mois avant et un mois après avoir configuré le contexte, c'est le seul chiffre qui compte vraiment.
Sécurité et confidentialité
- Les clés API sont chiffrées en base et ne sont jamais réexposées côté navigateur.
- L'IA n'exécute que des actions métier validées, dans la limite des droits de l'utilisateur connecté.
- Chaque appel est tracé dans l'historique pour audit.
- Les autorisations de l'IA permettent de désactiver, par entreprise et par canal, les catégories d'opérations que l'IA ne doit pas réaliser.
- Le contexte, les documents et les demandes types sont cloisonnés par entreprise : ils ne sont visibles que des utilisateurs du même espace.
- Le contenu des documents déposés est traité comme de la matière de référence, jamais comme des consignes : une instruction qui y serait glissée ne modifie ni le comportement de l'assistant, ni les droits de l'utilisateur.
- Les instructions personnelles d'un utilisateur ne s'appliquent qu'à ses propres conversations et cèdent le pas au contexte de l'entreprise en cas de contradiction.
Et pour les clients MCP externes ?
Un client MCP (Claude, par exemple) connecté au serveur MCP de FoxPlan ne reçoit pas les instructions internes de l'assistant FoxPlan. Il dispose en revanche d'un outil dédié, getCompanyContext, qui lui renvoie le vocabulaire, les règles de l'entreprise et les instructions personnelles de l'utilisateur connecté, ainsi que des outils de recherche dans la base de connaissance (searchCompanyKnowledge, getCompanyKnowledgeDocument).
Ces outils appartiennent à la catégorie Savoir interne de l'entreprise : décocher cette catégorie sur la colonne Serveur MCP ferme l'accès aux clients externes tout en le laissant ouvert à l'assistant FoxPlan.
Les demandes types, elles, sont propres à la discussion FoxPlan et ne sont pas exposées aux clients MCP.
Voir aussi
- Compte Foxplan — l'écran parent qui héberge la configuration IA
- Mes instructions à l'assistant IA — la personnalisation côté utilisateur
- Guide d'utilisation de l'API — pour les intégrations programmatiques
Pour activer la fonctionnalité sur votre compte, contactez l'équipe FoxPlan.