IA agéntica FoxPlan
FoxPlan integra una IA agéntica: un asistente que comprende sus peticiones en lenguaje natural y ejecuta directamente acciones en sus proyectos (crear tareas, establecer dependencias, asignar recursos, desplazar una planificación…). A diferencia de un asistente pasivo que se limita a responder, la IA actúa en la aplicación y luego confirma lo que ha hecho.
La configuración se realiza en Ajustes → Cuenta Foxplan → Configuración del motor de IA.
Esta pantalla está reservada a las cuentas FoxPlan (administración del editor). Por defecto, ningún motor de IA está activo: hay que añadir uno y activarlo para autorizar las solicitudes de IA en la aplicación.
Lo que la IA sabe hacer
El asistente solo accede a acciones de negocio predefinidas y seguras sobre los proyectos a los que usted tiene acceso:
- Estructurar un proyecto — generar un árbol de tareas, dependencias e hitos a partir de una simple descripción
- Asignar recursos — comprobar la disponibilidad y asignar a las personas adecuadas a las tareas
- Modificar en masa — por ejemplo «desplazar todas las tareas dos meses», recalculando las fechas y preservando las dependencias
- Gestionar las tareas — listar, crear, modificar, eliminar tareas y sus plazos
- Comentar — añadir comentarios en los elementos del proyecto
La IA trabaja siempre dentro del perímetro de sus derechos: no puede hacer nada que usted no pudiera hacer por sí mismo. Las autorizaciones de la IA (pestaña siguiente) permiten restringir aún más ese perímetro, empresa por empresa.
La pantalla de configuración
Adaptar la IA a su empresa
Sin configuración, el asistente responde como una herramienta genérica: conoce FoxPlan, no su empresa. Tres ajustes, acumulables, lo hacen específico de su organización.
| Ajuste | Qué es | Dónde | Cuándo usarlo |
|---|---|---|---|
| Contexto de la empresa | Unas líneas de vocabulario propio y de reglas internas, conocidas por la IA en cada respuesta | Pestaña Contexto | Convenciones, umbrales, forma de nombrar las cosas |
| Base de conocimiento interna | Documentos completos que la IA consulta a demanda | Pestaña Conocimiento | Reglamento, metodología, carta de calidad, procedimientos |
| Solicitudes predefinidas | Consignas listas para ejecutar desde la conversación | Pestaña Solicitudes predefinidas | Entregables recurrentes: informe de estado, soporte de comité, revisión de riesgos |
A ello se añaden las instrucciones personales que cada usuario redacta para sí mismo en su perfil.
Una regla corta que deba aplicarse siempre va en el contexto de la empresa. Un documento de diez páginas va en la base de conocimiento: la IA solo leerá los pasajes útiles, en lugar de releerlo todo en cada pregunta. Una solicitud recurrente se convierte en solicitud predefinida.
La pantalla contiene siete pestañas.
Configuración del motor de IA (Ajustes)
Aquí es donde declara el LLM utilizado por su empresa. La tabla lista los motores configurados (proveedor, nombre, modelo, presencia de una clave API, estado). El botón Añadir un motor de IA abre el siguiente formulario:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Proveedor | OpenAI, Anthropic, Azure OpenAI, Microsoft Copilot o Custom |
| Nombre para mostrar | Etiqueta que identifica la configuración en la lista |
| Clave API | Autenticación ante el proveedor. Cifrada en base de datos, nunca se devuelve al navegador tras el guardado (deje el campo vacío para conservar la clave existente) |
| URL base | Punto de acceso de la API (útil para un endpoint Custom o autoalojado) |
| Modelo | Identificador exacto del modelo en el proveedor (ej. gpt-4o, claude-sonnet-4-6, gpt-4o-mini) |
| Temperatura | Nivel de aleatoriedad de las respuestas (0 a 2). Valor bajo = más factual, valor alto = más creativo. 0,2 recomendado |
| Tokens máx. | Longitud máxima de una respuesta (1 token ≈ ¾ de una palabra). Limita los costes |
| Nombre del despliegue / Versión de API Azure | Específico del proveedor Azure OpenAI |
| Cabeceras HTTP adicionales | Para un proveedor Custom (una por línea, formato Nombre=valor) |
| Configuración activa | Activa este motor. Solo una configuración puede estar activa a la vez — activar una desactiva las demás |
Cada modelo tiene sus propias capacidades, su ventana de contexto, sus límites de tokens y su tarifa. Consulte la documentación del proveedor para la lista actualizada de identificadores de modelos.
Contexto de la empresa
Aquí es donde la IA aprende quién es usted. Dos campos de texto libre, cumplimentados por el administrador y transmitidos al asistente en cada pregunta planteada por un usuario de la empresa.
| Campo | Qué se pone | Ejemplo |
|---|---|---|
| Identidad y vocabulario | Lo que hace la empresa, cómo nombra las cosas, sus unidades y convenciones | «Somos una oficina de estudios de ingeniería civil. Llamamos "obra" a lo que FoxPlan llama proyecto. Nuestras fases son APS, APD, PRO, EXE. Los importes son en euros sin impuestos.» |
| Reglas internas y gobernanza | Umbrales, circuitos de validación y convenciones de gestión que el asistente debe aplicar | «Todo riesgo con criticidad igual o superior a 12 se eleva al comité de dirección. El estado de un proyecto pasa a rojo en cuanto se desplaza un hito contractual.» |
Cada campo está limitado a 3.000 caracteres, y un contador se lo indica. Este límite no es arbitrario: ese texto acompaña a cada solicitud enviada al modelo, por lo que se factura cada vez. Manténgase en reglas cortas y generales — los documentos detallados tienen su sitio en la base de conocimiento, pestaña Conocimiento.
Este texto cambia la forma de responder de la IA. No da acceso a ningún dato adicional ni levanta ninguna prohibición fijada en la pestaña Autorizaciones de la IA.
Base de conocimiento interna
En la pestaña Conocimiento, se depositan los documentos que la IA puede consultar: reglamento interno, metodología de proyecto, carta de calidad, referencial de compras, procedimientos.
Funcionamiento: al depositarlo, FoxPlan extrae el texto del archivo (Word, PDF, Excel, PowerPoint, texto, OpenDocument) y solo conserva ese texto — el archivo original no se almacena. El asistente, por su parte, solo ve de forma permanente el título y el objeto de cada documento; va a buscar los pasajes útiles únicamente cuando la pregunta lo exige. Eso es lo que permite acoger corpus voluminosos sin recargar cada intercambio.
| Elemento | Detalle |
|---|---|
| Objeto del documento | El campo más importante de la pantalla: la IA decide abrir un documento a partir de él. Escriba «Vacaciones, notas de gastos y teletrabajo» en lugar de «Documento de RR. HH.» |
| Tamaño máximo | 10 MB por archivo; se conservan 200 000 caracteres de texto |
| Número de documentos | 50 por empresa |
| Activar / desactivar | Un documento desactivado desaparece de las búsquedas de la IA sin ser eliminado |
La IA elige los documentos que abrirá según su objeto. Dos minutos dedicados a redactar una buena descripción valen más que un documento perfecto que el asistente nunca abrirá.
El contenido depositado se trata como material de referencia, nunca como consignas: una instrucción deslizada en un documento no modifica ni el comportamiento del asistente ni los derechos del usuario.
Solicitudes predefinidas
Una solicitud predefinida (o skill) es una consigna redactada una sola vez por el administrador, que los usuarios ejecutan después con un clic desde la conversación con la IA.
Cada solicitud predefinida incluye:
| Campo | Función |
|---|---|
| Nombre | La etiqueta mostrada en la lista desplegable de la conversación (p. ej. Informe de estado) |
| Para qué sirve | Una frase de ayuda mostrada bajo el nombre |
| Instrucciones dadas a la IA | Lo esencial: el plan, el tono, el formato y los datos esperados. Hasta 5.000 caracteres |
| Proponer a los usuarios | Una solicitud predefinida inactiva desaparece de la lista sin ser eliminada |
Ejemplo de instrucciones:
Redacta el informe de estado del proyecto en tres partes — avance (con el porcentaje y los hitos del mes), riesgos abiertos ordenados por criticidad, decisiones esperadas del comité. Termina con un color de conjunto (verde/naranja/rojo) justificado en una frase.
Del lado del usuario, la lista Solicitud predefinida aparece bajo la zona de escritura de la conversación (permanece oculta mientras no se haya publicado ninguna). El usuario elige una, añade eventualmente una precisión — «en el proyecto Renovación SI, para junio» — y envía. La solicitud predefinida solo vale para ese mensaje: se deselecciona a continuación, para no aplicarse sin saberlo a la pregunta siguiente.
Precisa lo que se espera de la IA, nada más. Los derechos del usuario, el contexto de la empresa y las autorizaciones siguen aplicándose exactamente igual.
Autorizaciones de la IA
Esta pestaña define lo que la IA tiene derecho a hacer en la aplicación. Las operaciones se agrupan en categorías, y cada categoría se autoriza por separado para los dos canales por los que la IA puede actuar:
| Columna | Lo que cubre |
|---|---|
| Motor de IA | El asistente integrado en FoxPlan |
| Servidor MCP | Los clientes MCP externos conectados al servidor MCP de FoxPlan (Claude, por ejemplo) |
| Categoría | Operaciones cubiertas |
|---|---|
| Consultar datos | Leer proyectos, tareas, miembros, recursos, riesgos, decisiones y otros objetos de proyecto |
| Consultar la documentación | Buscar y leer la documentación de usuario de FoxPlan |
| Conocimiento interno de la empresa | Leer el contexto de la empresa y los documentos de la base de conocimiento interna |
| Crear tareas | Crear tareas, generarlas a partir de una EDT, copiarlas entre proyectos, crear vínculos de dependencia |
| Modificar y eliminar tareas | Modificar o eliminar tareas, cambiar los plazos, eliminar asignaciones |
| Gestionar proyectos | Crear y modificar proyectos, añadir miembros a un proyecto |
| Asignar recursos | Asignar un recurso a una tarea |
| Crear tarjetas y tickets | Crear tarjetas en el kanban personal o en un proyecto |
| Añadir comentarios | Añadir comentarios en las tareas |
| Exportar documentos | Generar documentos Word, Excel, PowerPoint o PDF |
La casilla situada en la cabecera de una columna permite o deniega todo el canal de una sola vez. Los cambios solo surten efecto tras hacer clic en Guardar.
Mientras no se haya guardado ninguna restricción, todas las operaciones están permitidas en ambos canales: el comportamiento de las empresas existentes no cambia. Esta tabla sirve para restringir, nunca para abrir.
Marcar una casilla no otorga ningún derecho adicional: la operación sigue sujeta a los derechos del usuario sobre el proyecto en cuestión. Marcar una categoría solo levanta una prohibición establecida a nivel de empresa.
Cuando una petición se refiere a una operación desmarcada, no se ejecuta: la IA se lo explica al usuario en su idioma y no intenta eludir la prohibición por otra vía. El control se aplica sea cual sea la formulación de la petición.
Solo los administradores de empresa pueden modificar esta tabla.
Historial de solicitudes de IA
El registro detallado de todas las llamadas al motor de IA realizadas por los usuarios de la empresa. Para cada solicitud: fecha, usuario, proveedor, modelo, proyecto, tokens (prompt / respuesta / total), duración, estado y mensaje de error si lo hubiera, idioma.
Conservación: 24 meses. Útil para auditar el uso y diagnosticar una solicitud fallida.
El registro conserva también la solicitud predefinida ejecutada, cuando la hay: como las instrucciones enviadas al modelo varían de un mensaje a otro, suele ser la información que explica una respuesta inesperada.
Síntesis de consumo
El consumo mensual consolidado de tokens de IA, con todos los usuarios y modelos combinados: por mes, número de solicitudes (correctas / con error) y tokens (prompt / respuesta / total).
Es la vista que debe consultar para seguir los costes y anticipar la facturación, ya que los proveedores facturan el uso de la IA por token.
Lo que el contexto cuesta en tokens
Los motores de IA facturan por token, y todo lo que configure aquí acaba, de una forma u otra, en lo que se envía al modelo. Esto es adónde va el dinero (1 token ≈ ¾ de palabra ≈ 4 caracteres; las cifras son órdenes de magnitud).
| Elemento | Lo que añade | Cuándo |
|---|---|---|
| Contexto de la empresa | ~200 tokens con 600 a 800 caracteres; ~1.500 tokens si ambos campos están llenos al máximo | En cada solicitud, para todos los usuarios |
| Instrucciones personales | hasta ~500 tokens | En cada solicitud del usuario correspondiente |
| Índice de la base de conocimiento | ~30 tokens por documento (título + objeto): ~300 tokens con 10 documentos, ~1.500 en el límite de 50 | En cada solicitud |
| Extractos de documentos | ~1.200 tokens (hasta 4 extractos); ~2.000 tokens si la IA lee una página entera | Solo cuando la pregunta desencadena una búsqueda |
| Solicitud predefinida | hasta ~1.250 tokens | Solo cuando se ejecuta |
Para situar estas cifras: las instrucciones técnicas que FoxPlan ya envía en cada solicitud (cómo llamar a las herramientas, cómo dar formato a la respuesta) representan por sí solas del orden de 1.400 tokens, a los que se suma la descripción de las herramientas disponibles. Una empresa bien configurada añade unos 500 tokens por solicitud, es decir, un aumento del 10 al 15 % del coste de entrada: real, pero marginal.
En una petición en la que la IA actúa, el prompt completo se reenvía al modelo en cada ida y vuelta de herramienta. Un contexto de 500 tokens, en una conversación que encadena cinco llamadas a herramientas, cuesta 2.500 tokens y no 500. Precisamente por eso el contenido de los documentos nunca se inyecta en el prompt: a ese ritmo, un reglamento interno de treinta páginas costaría más que la propia respuesta.
Tres reflejos para controlar la factura
- Reglas cortas en el contexto, detalles en los documentos. El contexto se paga en cada pregunta de cada usuario; un documento solo se paga cuando sirve.
- No deposite cincuenta documentos «por si acaso». Cada documento activo añade una línea al índice, y por tanto un coste permanente, aunque nunca se abra. Desactive los que ya no sirvan.
- Una descripción corta y precisa. Se paga en cada solicitud y es la que decide la apertura del documento: dos líneas bien redactadas valen más que un párrafo.
La pestaña Síntesis de consumo ofrece la medida real de su propio uso: compare un mes antes y un mes después de configurar el contexto; es la única cifra que cuenta de verdad.
Seguridad y confidencialidad
- Las claves API están cifradas en base de datos y nunca vuelven a exponerse en el navegador.
- La IA solo ejecuta acciones de negocio validadas, dentro del límite de los derechos del usuario conectado.
- Cada llamada queda registrada en el historial para su auditoría.
- Las autorizaciones de la IA permiten desactivar, por empresa y por canal, las categorías de operaciones que la IA no debe realizar.
- El contexto, los documentos y las solicitudes predefinidas están compartimentados por empresa: solo son visibles para los usuarios del mismo espacio.
- El contenido de los documentos depositados se trata como material de referencia, nunca como consignas: una instrucción deslizada en él no modifica ni el comportamiento del asistente ni los derechos del usuario.
- Las instrucciones personales de un usuario solo se aplican a sus propias conversaciones y ceden ante el contexto de la empresa en caso de contradicción.
¿Y para los clientes MCP externos?
Un cliente MCP (Claude, por ejemplo) conectado al servidor MCP de FoxPlan no recibe las instrucciones internas del asistente FoxPlan. Dispone en cambio de una herramienta dedicada, getCompanyContext, que le devuelve el vocabulario y las reglas de la empresa, así como las instrucciones personales del usuario conectado, además de herramientas de búsqueda en la base de conocimiento (searchCompanyKnowledge, getCompanyKnowledgeDocument).
Estas herramientas pertenecen a la categoría Conocimiento interno de la empresa: desmarcar esa categoría en la columna Servidor MCP cierra el acceso a los clientes externos dejándolo abierto al asistente FoxPlan.
Las solicitudes predefinidas, en cambio, son propias de la conversación FoxPlan y no se exponen a los clientes MCP.
Véase también
- Cuenta Foxplan — la pantalla principal que aloja la configuración de IA
- Mis instrucciones al asistente de IA — la personalización del lado del usuario
- Guía de uso de la API — para las integraciones programáticas
Para activar la funcionalidad en su cuenta, póngase en contacto con el equipo de FoxPlan.