Presupuesto
La pestaña Presupuesto del espacio de trabajo define las reglas financieras que heredan todos los proyectos: divisa, fecha de cierre, versiones de presupuesto, información mostrada en las tablas presupuestarias y tarifas por defecto de los recursos.
Ajustes → Espacio de trabajo → Presupuesto
Se compone de tres subpestañas: General, Presentación y Tarifas de los recursos.
Salvo indicación contraria, los cambios solo se conservan tras guardar el espacio de trabajo.
Pestaña General
Divisa
Elija la divisa del espacio de trabajo (EUR, USD, GBP, XOF…). Se aplica a todas las valoraciones presupuestarias: partidas, costes, ingresos y márgenes.
El campo propone la lista completa de divisas con un filtro por código o por nombre.
Fecha de cierre presupuestario
La fecha de cierre presupuestario (mes/año) marca el final del último mes cerrado. No bloquea el registro de datos: condiciona la lectura de las tablas presupuestarias, donde las celdas se resaltan según su posición respecto a ese cierre.
| Línea | En la fecha de cierre o antes | Después de la fecha de cierre |
|---|---|---|
| Planificado | visualización normal | señalado en naranja (planificado sobre un periodo cerrado) |
| Realizado | atenuado (periodo cerrado) | visualización normal |
| Previsto | atenuado | señalado en naranja |
Desplazar esta fecha a final de cada mes permite distinguir de un vistazo el pasado consolidado del futuro aún previsto.
Versiones de presupuesto
Las versiones de presupuesto permiten conservar varios estados de un mismo presupuesto: versión de referencia validada en comité, versión aprobada, versión de trabajo en curso, archivos.
El botón Añadir una versión de presupuesto crea una nueva versión para todos los proyectos del espacio de trabajo. Cada fila de la tabla incluye:
- Nombre — etiqueta mostrada en las vistas presupuestarias
- Descripción — detalle libre
- Estado — En curso, Referencia, Aprobado o Archivo
Una versión de presupuesto solo puede crearse en un espacio de trabajo ya guardado. En un espacio de trabajo aún sin guardar, la aplicación muestra un error pidiendo guardarlo primero.
Clonar una versión
El botón Clonar hacia propone dos modos:
- Nueva — crea una nueva versión a partir de la versión de origen, sin confirmación adicional.
- Una versión existente — sobrescribe la versión de destino con el contenido de la versión de origen. Al tratarse de una operación destructiva, una ventana de confirmación pide su dirección de correo electrónico y el nombre exacto de la versión de origen. La clonación solo se ejecuta si ambos valores coinciden.
Eliminar una versión
La eliminación de una versión ya guardada sigue la misma seguridad: su correo electrónico y el nombre exacto de la versión a eliminar. Una versión añadida pero aún no guardada simplemente se retira de la tabla.
Estados de la línea presupuestaria detallada
Estos estados constituyen la lista de valores propuesta en las líneas presupuestarias detalladas de los proyectos (y en las tareas y tickets vinculados a un presupuesto). Son libres: comprometido, pedido, facturado, pendiente de validar… según su proceso de compras.
Cada estado se compone de:
- una clave — identificador técnico estable, almacenado en las líneas presupuestarias
- un valor — etiqueta mostrada, editable en cada idioma del espacio de trabajo
El selector de idioma situado encima de la tabla determina el idioma cuya etiqueta se está editando. Cambie de idioma para completar todas las traducciones; la clave permanece idéntica.
Las líneas presupuestarias referencian el estado por su clave. Renombrar una clave existente hace perder el estado en todas las líneas que la usaban: modifique más bien la etiqueta.
Pestaña Presentación
Esta pestaña determina qué información presupuestaria es visible en las vistas de presupuesto de los proyectos, de las carteras y de la síntesis. Permite alinear la herramienta con su madurez presupuestaria: un seguimiento solo por costes no necesita las columnas de ingreso ni de margen.
Se proponen tres familias:
| Familia | Contenido |
|---|---|
| Coste | gastos (cargas internas, compras, subcontratación…) |
| Ingreso | importes facturados al cliente |
| Margen | diferencia Ingreso − Coste, calculada a partir de las dos anteriores |
Para cada familia, cuatro naturalezas de importe pueden activarse de forma independiente:
- Presupuesto — partida inicial aprobada
- Previsto — última previsión de aterrizaje
- Planificado — importes derivados de la planificación (asignaciones, valoración de las cargas)
- Realizado — importes efectivamente constatados
La casilla situada delante del nombre de la familia actúa como interruptor global: marcarla activa las cuatro naturalezas, desmarcarla las desactiva todas. A la inversa, activar una sola naturaleza reactiva automáticamente la familia.
Algunas naturalezas pueden ser obligatorias según la configuración de su espacio de trabajo: su casilla aparece atenuada y no puede desmarcarse.
Pestaña Tarifas de los recursos
Esta pestaña define las tarifas diarias por defecto de cada recurso del espacio de trabajo. Sirven para valorar automáticamente las asignaciones y las cargas en los presupuestos cuando no hay ninguna tarifa indicada en la partida presupuestaria: una tarifa introducida a nivel de presupuesto siempre tiene prioridad.
Se gestionan dos tarifas por recurso:
- Tarifa de coste facturable — coste del recurso, que alimenta las líneas de coste
- Tarifa de ingreso facturable — importe facturado al cliente, que alimenta las líneas de ingreso
La tabla
La tabla lista todos los miembros del espacio de trabajo (miembros, administradores, gestores y lectores de cartera, colaboradores) con sus atributos de organización: Apellido, Nombre, Empresa, Departamento, Equipo, Puesto, Perfil, y después las dos columnas de tarifas.
Cada columna dispone de ordenación y filtro (filtro numérico en las columnas de tarifas), lo que permite aislar rápidamente una población: por ejemplo todos los recursos de un departamento o todos aquellos cuya tarifa sigue a cero.
Modificar las tarifas
- Seleccione una o varias filas con las casillas de verificación (la casilla de la cabecera selecciona todas las filas filtradas).
- Haga clic en Modificar las tarifas (selección).
- Introduzca la tarifa de coste facturable y la tarifa de ingreso facturable (hasta 4 decimales).
- Valide: ambos valores se aplican al conjunto de la selección.
Las tarifas modificadas solo se conservan tras guardar el espacio de trabajo. Salir de la página sin guardar pierde los datos introducidos.
Un clic en el avatar al inicio de la fila abre la ficha completa del recurso sin salir de la pestaña: práctico para corregir un departamento o una empresa antes de filtrar por ese valor.
Véase también
- Gestión presupuestaria — uso del presupuesto a nivel de proyecto
- Presupuesto de cartera — consolidación multiproyecto
- CRA — registro de tiempos que alimenta el realizado
- Calendario — capacidad de trabajo que sirve de base a las valoraciones