Budget
Der Tab Budget des Arbeitsbereichs legt die finanziellen Regeln fest, die von allen Projekten geerbt werden: Währung, Budget-Stichtag, Budgetversionen, in den Budgettabellen angezeigte Informationen und Standardsätze der Ressourcen.
Einstellungen → Arbeitsplatz → Budget
Er besteht aus drei Untertabs: Allgemein, Darstellung und Ressourcensätze.
Sofern nicht anders angegeben, werden Änderungen erst nach dem Speichern des Arbeitsbereichs übernommen.
Tab Allgemein
Währung
Wählen Sie die Währung des Arbeitsbereichs (EUR, USD, GBP, XOF …). Sie gilt für alle Budgetbewertungen: Budgetrahmen, Kosten, Erlöse und Margen.
Das Feld bietet die vollständige Währungsliste mit einem Filter nach Code oder Bezeichnung.
Budget-Stichtag
Der Budget-Stichtag (Monat/Jahr) markiert das Ende des letzten abgeschlossenen Monats. Er blockiert keine Eingaben, sondern steuert das Lesen der Budgettabellen: Zellen werden je nach ihrer Lage zum Stichtag hervorgehoben.
| Zeile | Am Stichtag oder davor | Nach dem Stichtag |
|---|---|---|
| Geplant | normale Darstellung | orange markiert (Planung in einem abgeschlossenen Zeitraum) |
| Ist | ausgegraut (abgeschlossener Zeitraum) | normale Darstellung |
| Prognose | ausgegraut | orange markiert |
Wenn Sie diesen Stichtag zu jedem Monatsende verschieben, unterscheiden Sie auf einen Blick die konsolidierte Vergangenheit von der noch prognostizierten Zukunft.
Budgetversionen
Budgetversionen bewahren mehrere Stände desselben Budgets auf: im Lenkungsausschuss bestätigte Referenzversion, freigegebene Version, laufende Arbeitsversion, Archive.
Die Schaltfläche Budgetversion hinzufügen erzeugt eine neue Version für alle Projekte des Arbeitsbereichs. Jede Tabellenzeile enthält:
- Name — in den Budgetansichten angezeigte Bezeichnung
- Beschreibung — freier Hinweis
- Status — In Bearbeitung, Referenz, Freigegeben oder Archiv
Eine Budgetversion kann nur in einem bereits gespeicherten Arbeitsbereich angelegt werden. In einem noch nicht gespeicherten Arbeitsbereich zeigt die Anwendung eine Fehlermeldung an und fordert zum Speichern auf.
Eine Version klonen
Die Schaltfläche Klonen nach bietet zwei Modi:
- Neu — erzeugt ohne weitere Bestätigung eine neue Version aus der Quellversion.
- Eine bestehende Version — überschreibt die Zielversion mit dem Inhalt der Quellversion. Da dieser Vorgang destruktiv ist, verlangt ein Bestätigungsdialog Ihre E-Mail-Adresse sowie den exakten Namen der Quellversion. Der Klon wird nur ausgeführt, wenn beide Angaben übereinstimmen.
Eine Version löschen
Das Löschen einer bereits gespeicherten Version folgt derselben Sicherung: Ihre E-Mail-Adresse und der exakte Name der zu löschenden Version. Eine hinzugefügte, aber noch nicht gespeicherte Version wird einfach aus der Tabelle entfernt.
Status der detaillierten Budgetzeile
Diese Status bilden die Werteliste, die auf den detaillierten Budgetzeilen der Projekte (sowie auf Aufgaben und Tickets, die einem Budget zugeordnet sind) angeboten wird. Sie sind frei wählbar: verpflichtet, bestellt, fakturiert, zu prüfen … je nach Ihrem Beschaffungsprozess.
Jeder Status besteht aus:
- einem Schlüssel — stabiler technischer Identifikator, der in den Budgetzeilen gespeichert wird
- einem Wert — angezeigte Bezeichnung, in jeder Sprache des Arbeitsbereichs erfassbar
Die Sprachauswahl über der Tabelle bestimmt, in welcher Sprache die Bezeichnung bearbeitet wird. Wechseln Sie die Sprache, um alle Übersetzungen zu vervollständigen; der Schlüssel bleibt dabei unverändert.
Budgetzeilen referenzieren den Status über seinen Schlüssel. Wird ein bestehender Schlüssel umbenannt, verlieren alle Zeilen, die ihn verwendet haben, ihren Status — ändern Sie stattdessen die Bezeichnung.
Tab Darstellung
Dieser Tab legt fest, welche Budgetinformationen sichtbar sind — in den Budgetansichten der Projekte, der Portfolios und der Übersicht. So passen Sie das Werkzeug an Ihre Budgetreife an: Eine reine Kostensteuerung benötigt weder Erlös- noch Margenspalten.
Drei Gruppen stehen zur Verfügung:
| Gruppe | Inhalt |
|---|---|
| Kosten | Ausgaben (interne Kosten, Einkäufe, Fremdvergabe …) |
| Erlös | dem Kunden in Rechnung gestellte Beträge |
| Marge | Differenz Erlös − Kosten, aus den beiden vorherigen berechnet |
Für jede Gruppe lassen sich vier Betragsarten unabhängig voneinander aktivieren:
- Budget — ursprünglich verabschiedeter Rahmen
- Prognose — letzte Hochrechnung zum Abschluss
- Geplant — Beträge aus der Planung (Zuweisungen, Bewertung der Aufwände)
- Ist — tatsächlich festgestellte Beträge
Das Kontrollkästchen vor dem Gruppennamen wirkt als Hauptschalter: Aktivieren schaltet alle vier Betragsarten ein, Deaktivieren schaltet alle aus. Umgekehrt aktiviert das Einschalten einer einzelnen Betragsart die Gruppe automatisch wieder.
Je nach Konfiguration Ihres Arbeitsbereichs können einzelne Betragsarten verpflichtend sein: Ihr Kontrollkästchen ist dann ausgegraut und lässt sich nicht abwählen.
Tab Ressourcensätze
Dieser Tab definiert die Standard-Tagessätze jeder Ressource des Arbeitsbereichs. Sie bewerten Zuweisungen und Aufwände in den Budgets automatisch, wenn im Budgetrahmen kein Satz hinterlegt ist — ein auf Budgetebene erfasster Satz hat immer Vorrang.
Pro Ressource werden zwei Sätze geführt:
- Fakturierbarer Kostensatz — Kosten der Ressource, fließt in die Kostenzeilen ein
- Fakturierbarer Erlössatz — dem Kunden fakturierter Betrag, fließt in die Erlöszeilen ein
Die Tabelle
Die Tabelle listet alle Mitglieder des Arbeitsbereichs auf (Mitglieder, Administratoren, Portfolioverwalter und -leser, Mitwirkende) mit ihren Organisationsmerkmalen: Name, Vorname, Firma, Abteilung, Team, Position, Profil und anschließend die beiden Satzspalten.
Jede Spalte bietet Sortierung und Filter (numerischer Filter auf den Satzspalten), sodass sich eine Gruppe schnell isolieren lässt — etwa alle Ressourcen einer Abteilung oder alle, deren Satz noch bei null steht.
Sätze ändern
- Wählen Sie über die Kontrollkästchen eine oder mehrere Zeilen aus (das Kontrollkästchen in der Kopfzeile wählt alle gefilterten Zeilen aus).
- Klicken Sie auf Sätze ändern (Auswahl).
- Erfassen Sie den fakturierbaren Kostensatz und den fakturierbaren Erlössatz (bis zu 4 Nachkommastellen).
- Bestätigen Sie: Beide Werte werden auf die gesamte Auswahl angewendet.
Geänderte Sätze werden erst nach dem Speichern des Arbeitsbereichs dauerhaft übernommen. Wer die Seite ohne Speichern verlässt, verliert die Eingaben.
Ein Klick auf den Avatar am Zeilenanfang öffnet das vollständige Profil der Ressource, ohne den Tab zu verlassen: praktisch, um eine Abteilung oder Firma zu korrigieren, bevor Sie danach filtern.
Siehe auch
- Budgetverwaltung — Nutzung des Budgets auf Projektebene
- Portfolio-Budget — projektübergreifende Konsolidierung
- Stundenzettel — Zeiterfassung, die das Ist speist
- Kalender — Arbeitskapazität als Grundlage der Bewertungen