Gestion budgétaire
L'écran Budget d'un projet permet de construire, suivre et analyser le budget complet d'un projet : coûts comme revenus, en devise ou en jours-homme, avec un suivi de l'écart entre ce qui était prévu et ce qui est réalisé.
On y accède depuis le menu Budget dans la barre latérale du projet.
Vue d'ensemble
Un budget de projet s'organise en lignes (ou enveloppes), chacune correspondant à une catégorie. Chaque ligne est typée :
- Dépense — un coût (ressources, prestations, achats…)
- Recette — un revenu (facturation client…)
Deux modes d'affichage sont disponibles :
- Hiérarchique — les lignes regroupées par enveloppe parente
- À plat — toutes les lignes au même niveau
Et deux unités de saisie, basculables via le sélecteur en haut d'écran :
- Devise (€, $, £, CHF, xof…)
- J.H — jours-homme
Ajouter et modifier un budget
Pour ajouter une ligne, cliquez sur « + Budget » en haut à gauche de l'écran de gestion budgétaire.
Lorsque vous affectez une ressource à une tâche, vous pouvez préciser à quel budget l'allocation s'impute. FoxPlan intègre alors automatiquement les valeurs planifié et réalisé dans les lignes correspondantes (voir Coûts issus des ressources).
Vous pouvez aussi ajouter manuellement des enveloppes en devise ou en jours-homme via le bouton « + » adjacent à Planifié ou Réalisé.
Les champs d'une ligne budgétaire
En éditant une ligne (ou un coût), vous renseignez selon le cas :
| Champ | Description |
|---|---|
| Titre / Nom | Libellé de la ligne |
| Type | Dépense ou Recette |
| Enveloppe | Regroupement parent de la ligne |
| Tâche mère | Tâche du projet à laquelle la ligne est rattachée |
| Montant planifié / réalisé | Valeurs prévues puis constatées |
| Coût / Revenu | Montant de coût ou de revenu |
| Coût des ressources | Calculé automatiquement depuis les allocations |
| Coût facturable / Revenu facturable | Pour la facturation client |
| Taux jour | Taux journalier appliqué (J.H → devise) |
| Devise + Taux de change | Pour les lignes en devise étrangère |
| Nom client / fournisseur | Tiers concerné |
| Dépenses fournisseur | Coûts externes |
| Référence interne / tiers | Numéros de référence (bon de commande, facture…) |
| Pièce jointe | Document justificatif |
| Événement | Jalon ou événement associé |
Les versions de budget
FoxPlan suit chaque ligne selon plusieurs versions (ou scénarios), ce qui permet de comparer le prévu et le réalisé :
| Version | Coûts | Revenus | Marge |
|---|---|---|---|
| Budget approuvé | Coûts approuvés | Revenus approuvés | Marge budgétée |
| Budget prévisionnel | Coûts prévisionnels | Revenus prévisionnels | Marge prévisionnelle |
| Budget planifié | Coûts planifiés | Revenus planifiés | Marge planifiée |
| Budget réel | Coûts réalisés | Revenus réalisés | Marge réalisée |
La marge d'une version est l'écart entre ses revenus et ses coûts. Comparer la marge prévisionnelle à la marge réalisée met en évidence la dérive financière du projet.
- Approuvé = le budget validé de référence
- Prévisionnel = la projection à date (re-prévision)
- Planifié = ce que la planification des ressources implique
- Réel = ce qui a effectivement été dépensé / facturé
Coûts issus des ressources
Le coût des ressources n'a pas à être saisi à la main : il découle de la planification.
- Le coût planifié provient des allocations planifiées des ressources sur les tâches imputées au budget.
- Le coût réalisé provient des saisies de temps / réalisés.
- Le montant est calculé via le taux jour de la ressource × le nombre de jours-homme.
Vous pouvez aussi analyser le coût par ressource ou le coût par état, ainsi que les revenus correspondants.
Statuts d'une ligne budgétaire
Chaque ligne (ou version) peut porter un statut, utile pour le pilotage et le verrouillage :
| Statut | Sens |
|---|---|
| Ouvert | Saisie libre |
| En cours | En cours de traitement |
| En attente | À valider |
| Approuvé | Validé |
| Référence | Baseline figée pour comparaison |
| Fermé | Clôturé |
| Archive | Archivé |
Le mode brouillon
Le brouillon permet de travailler sur une copie du tableau budgétaire sans enregistrer les modifications — idéal pour simuler un scénario ou préparer un export ponctuel.
- Ouvrir un brouillon : vous basculez sur la copie ; les modifications ne sont plus persistées.
- Fermer le brouillon : vous revenez aux données réelles.
Tant qu'un brouillon est ouvert, aucune modification n'est sauvegardée dans le budget réel. Fermez le brouillon pour revenir au mode normal.
Paramétrer l'affichage des entrées budgétaires
La configuration de la saisie se fait au niveau de la définition du projet, onglet Budget. Elle permet de n'afficher que les éléments utiles à votre projet.
FoxPlan gère des coûts et/ou des revenus, chacun pouvant être suivi en :
- Budget approuvé
- Prévisionnel
- Planifié
- Réalisé
Cocher / décocher ces éléments simplifie l'affichage : par exemple, désactiver Revenus pour un projet en coûts uniquement, ou retirer Planifié si vous ne suivez que le réalisé.
Configurer la gestion budgétaire (espace de travail)
La configuration globale se fait depuis Paramètres → Espace de travail → onglet Budget :
- Devise par défaut
- Dates de clôture budgétaire (cutoff)
- Nombre de décimales
- Création / duplication de versions de budget
- Statuts de lignes budgétaires disponibles
Pensez à sauvegarder après chaque modification.
Analyser un budget (tableau croisé dynamique)
L'analyse budgétaire au niveau projet ou portefeuille est disponible via un tableau croisé dynamique intégré.
- Sélectionnez Analyse en haut de l'écran
- Les champs disponibles apparaissent en haut : glissez-les dans le tableau (lignes / colonnes / valeurs)
- Filtrez chaque champ via l'icône à trois traits
- Exportez le résultat en Excel
Certaines analyses budgétaires avancées peuvent relever de la version Pro.
Voir aussi
- Gestion de projet — planification et allocation des ressources qui alimentent les coûts
- Les membres du projet — qui peut éditer le budget selon son rôle