Der KI-Assistent: alles, was er kann
Der KI-Assistent von FoxPlan ist ein Agent: Er versteht eine Anfrage in natürlicher Sprache, liest oder ändert Ihre Daten über vordefinierte Geschäftsaktionen und antwortet mit dem Ergebnis. Diese Seite zeigt, was er kann. Die Konfiguration (Engine, Berechtigungen, internes Wissen) ist in FoxPlan Agentic AI beschrieben.
Wo er zu finden ist und wie er arbeitet
- Das Dock am rechten Rand. Ein am rechten Rand verankerter Reiter öffnet den Chatbot; die Breite lässt sich am Rand ziehen. Er ist nach der Anmeldung auf jedem Bildschirm verfügbar, sofern Ihr Unternehmen die KI aktiviert hat.
- Er folgt dem angezeigten Bildschirm. Ein Badge in der Kopfzeile zeigt den aktuellen Kontext: Projekt, Projektportfolio, Ressourcenportfolio, Ich oder Arbeitsbereich. Ohne andere Angabe arbeitet der Assistent in diesem Umfang (siehe unten).
- Er kann den Bildschirm lesen. Das Kästchen Bildschirm anhängen sendet den sichtbaren Text mit Ihrer Frage — praktisch für „erkläre mir diese Tabelle“ oder „was stimmt hier nicht?“.
- Er liest Ihre Anhänge. Legen Sie eine Word-, Excel-, PowerPoint-, PDF- oder Textdatei ab: Der Assistent extrahiert den Inhalt, ohne ihn zu speichern, und kann z. B. die darin gefundenen Aufgaben anlegen.
- Er spielt Vorlagen-Anfragen. Die Auswahlliste bietet die mitgelieferten und die von Ihrem Unternehmen verfassten Anfragen; eine Vorlagen-Anfrage läuft ohne Tippen.
- Er exportiert. Bitten Sie um Word, Excel, PowerPoint oder PDF: Die Datei erscheint unter der Antwort, mit echten bearbeitbaren Tabellen und Diagrammen.
- Er erinnert sich, je Kontext. Das Gespräch eines Projekts, eines Portfolios oder Ihrer persönlichen Bildschirme wird 24 Stunden lang fortgesetzt, und jeder Kontext hat seinen eigenen Faden.
- Er antwortet als Stream. Der Text erscheint, während er entsteht, und eine Statuszeile zeigt das laufende Werkzeug („Werkzeug queryProjects…“). Abbrechen unterbricht die Antwort.
- Er behält Ihre Fäden. Das Symbol „Gespräche“ listet Ihre letzten Fäden (einer je Projekt, Portfolio oder Ich-Bildschirm); einen zu öffnen spielt das Gespräch ab und heftet seinen Kontext bis zur nächsten Navigation an. „Neuer Faden“ beginnt im aktuellen Kontext von vorn.
- Seine Vorlagen-Anfragen passen zum Bildschirm. Nur die für den angezeigten Bildschirm gedachten Anfragen werden angeboten, und manche fragen vorab ein bis zwei Parameter ab (Zeitraum, Person, Team …).
- Er kann allein und zu fester Zeit arbeiten. Unter Einstellungen → KI-Assistent → Meine Routinen kann eine Vorlagen-Anfrage täglich, wöchentlich oder monatlich auf dem gewählten Umfang mit Ihren Rechten gespielt und in die Glocke und/oder per E-Mail geliefert werden.
Der Kontext folgt dem Bildschirm
| Ausgangsbildschirm | Worüber der Assistent standardmäßig spricht |
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| Ein Projekt (Planung, Kanban, Risiken, Budget …) | Dieses Projekt: seine Aufgaben, Register, Budget, Mitglieder. „Projekt“-Vorlagen gelten direkt. |
| Ein Projektportfolio | Die Projekte des Portfolios auf einmal. Eine für „das aktuelle Projekt“ geschriebene Vorlage (Statusbericht, Risiko-Review …) wird Projekt für Projekt gespielt und zusammengefasst. |
| Ein Ressourcenportfolio | Das Team des Portfolios: Auslastung, Ist, Verfügbarkeit, Abwesenheiten. |
| Ich (meine Arbeit, mein Stundenzettel, meine Aktivität, meine Karten) | Sie: Ihre Aufgaben, Projekte, Zeiten, Benachrichtigungen und gespeicherten Ansichten. |
| Arbeitsbereich (Einstellungen, Kunden …) | Kein impliziter Umfang: Der Assistent fragt nach oder fragt alle sichtbaren Projekte ab. |
Sie können jederzeit ein anderes Projekt, Portfolio oder eine Person ausdrücklich nennen: Die Anfrage geht dem Bildschirmkontext vor.
Alles, was er kann
Jede Fähigkeit ist eine begrenzte Geschäftsaktion, ausgeführt im Rahmen Ihrer Rechte: Der Assistent sieht und ändert nur, was Sie selbst sehen und ändern könnten. Die Namen in Klammern sind die Aktionsnamen — nützlich für den Anfrageverlauf oder einen MCP-Client.
Ein Projekt einsehen
| Sie können fragen | Was er tut |
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| „Wo steht das Projekt?“, „welche Termine, welche Priorität?“ | Projektmerkmale (getProjectInfo), Mitglieder und Rollen (listProjectMembers). |
| „Liste die Aufgaben“, „die Aufgaben der untersten Ebene“ | Nummerierter Aufgabenbaum (listProjectTasks), nur Blätter (listLeafProjectTasks), Zuweisungen einer Aufgabe (listTaskAllocations). |
| „Welche Risiken, Entscheidungen, Aktionen, Änderungen, Anforderungen gibt es?“ | Jedes Register des Projekts (listProjectRisks, listProjectDecisions, listProjectActions, listProjectChanges, listProjectRequirements). |
| „Zeige die letzten Statusberichte“, „die Projektdokumente“ | Statusberichte (listProjectReports), Dokumente (listProjectFiles). |
| „Wo steht das Budget?“, „welcher Anteil ist CAPEX?“ | Budgetübersicht des Dashboards: geplant, verbraucht, Prognose, Erlöse, Marge, wobei jede Zeile ihr Budgetpaket und dessen buchhalterische Art, OPEX oder CAPEX, mitführt (getProjectBudget). |
| „Erstelle den Projektsteckbrief“, „alles über dieses Projekt, ohne die Dokumente“ | Der ganze Steckbrief in einem Aufruf — Definition, Team, Aufgaben, Karten, Register, Statusberichte, Dokumente, Budget, Baselines — jeder Abschnitt abwählbar (getProjectSnapshot). Jeder Listenwert (Status, Zustand, Risikoraten, Wetter, eigene Listen) kommt mit seiner Bezeichnung in Ihrer Sprache, das Budget mit einer Zusammenfassung je Budgetrahmen (budgetiert, geplant, Prognose, Ist). |
| „Was sagt das Lastenheft zu den Fristen?“ | Liest den Inhalt eines per Link erreichbaren Projektdokuments als Text (readProjectDocument). Ein Link mit Anmeldung ist nicht lesbar: Datei stattdessen im Chat anhängen. |
| „Welche Spalten hat das Kanban?“, „wer hat dieses Risiko kommentiert?“ | Kanban-Spalten (listKanbanColumns), Kommentarfaden eines Objekts (listObjectComments). |
| „Wer hat diese Aufgabe wann geändert?“, „welche Baselines gibt es?“ | Änderungshistorie mit Vorher/Nachher-Werten (getObjectHistory), Planungs-Baselines (listProjectBaselines). |
Mehrere Projekte auf einmal abfragen
Massenabfragen beantworten in einem Aufruf, wofür früher jedes Projekt geöffnet werden musste. Sie akzeptieren ein Portfolio, eine Projektliste oder den gesamten Arbeitsbereich sowie strukturierte Filter (Status, Projektleiter, Verantwortlicher, Ressource, Datum, benutzerdefiniertes Feld …). Die Antwort nennt immer die Gesamtzahl der Ergebnisse und ob die Liste gekürzt wurde.
| Sie können fragen | Was er tut |
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| „Maries Projekte“, „aktive Projekte mit Priorität 1, die dieses Quartal enden“ | Gefilterte Projekte (queryProjects). |
| „Die verspäteten Aufgaben von Portfolio X“, „woran arbeitet Paul im Oktober?“, „Meilensteine vor Juni“ | Gefilterte Aufgaben und Karten über Projekte hinweg (queryTasks). |
| „Die offenen Risiken des Portfolios“, „Aktionen von Paul“, „die Statusberichte des Monats“ | Ein Register über mehrere Projekte (queryProjectObjects). |
| „Das verbrauchte Budget aller Projekte des Portfolios “, „das OPEX- und CAPEX-Budget des Arbeitsbereichs“ | Budgetübersicht Projekt für Projekt, mit den Summen und ihrer Aufteilung nach buchhalterischer Art — OPEX, CAPEX, und getrennt davon die nicht typisierten Budgetpakete (queryProjectBudgets). |
| „Was hat das Team letzten Monat verbraucht?“, „Ist des Portfolios je Projekt“ | Plan- und Ist-Personentage je Ressource und Aufgabe in einem Zeitraum, zusammengefasst je Projekt und Ressource (queryAllocations). |
| „Wer ist in der ersten Juliwoche verfügbar, im Team Studie, mit Business-Analyst-Profil?“ | Kapazität minus Last über alle Projekte, gefiltert nach Team, Profil, Abteilung oder Position (queryResourceAvailability). |
| „Was wurde diese Woche im Portfolio besprochen?“ | Kommentare aller Aufgaben und Register (queryComments). |
| „Welche Projekte haben keine Baseline?“, „in welchen Projekten ist Marie?“, „welche Projekte haben keinen Projektleiter?“ | Baselines (queryBaselines) und Mitglieder (queryProjectMembers) mehrerer Projekte. |
| „Welche Portfolios enthalten dieses Projekt?“, „Verträge, die dieses Quartal enden“ | Gefilterte Portfolios (queryPortfolios), Kunden (queryClients) und Verträge (queryClientContracts). |
Portfolios, strategischer Plan, Kunden, Arbeitsbereich
| Sie können fragen | Was er tut |
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| „Welche Portfolios sehe ich?“, „die Projekte des Portfolios Industrie“ | Projekt-, Ressourcenportfolios und strategische Pläne (listPortfolios), Projekte und Mitglieder eines Portfolios (getPortfolioProjects). |
| „Wer ist im November überlastet?“ | Auslastungsplan eines Ressourcenportfolios: Last gegen Kapazität je Tag, Woche oder Monat, tragende Projekte (getResourceWorkload). |
| „Wie stehen unsere strategischen Ziele?“ | Zielbaum, Gewichte, Projektbeiträge, Zielerreichung (getStrategicPlan). |
| „Unsere Kunden“, „die Verträge des Kunden Durand“ | Kunden und Verträge des Kundenmoduls (listClients, listClientContracts). |
| „Wer ist nächste Woche abwesend?“, „welche Ressourcen gibt es?“ | Abwesenheiten (getResourceUnavailability), Ressourcen des Arbeitsbereichs mit Team, Profil, Kapazität (listEnvironmentResources). |
| „Finde das Projekt ‚Relaunch‘“, „in welchem Arbeitsbereich bist du?“ | Globale Suche (searchFoxplan), aktueller Arbeitsbereich und Nutzer (getCurrentEnvironment), konfigurierte Felder und Listen, mögliche Werte für System- wie für eigene Listen inklusive (describeEnvironmentFields). |
Planung aufbauen und ändern
| Sie können fragen | Was er tut |
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| „Lege eine Aufgabe Scoping vom 3. bis 14. März an“, „erzeuge den Aufgabenbaum eines Website-Relaunchs“ | Eine Aufgabe (createProjectTask) oder ein ganzer Baum aus einem PSP (createProjectTasksFromWbs). |
| „Verschiebe alle Aufgaben um zwei Monate“, „setze 2.3 auf 5 Tage“ | Termine, Dauer, Aufwand, Status, Attribute ändern (updateProjectTask), Fälligkeit (setTaskDeadline). |
| „Verkette die Aufgaben“, „3.1 hängt von 2.4 ab“ | Abhängigkeiten (createTaskDependency), sequenzielle Verkettung der Blätter (createLeafTaskDependencies). |
| „Kopiere die Aufgaben von Projekt A nach Projekt B“ | Aufgaben mit Zuweisungen, ohne Ist, kopieren (copyTasksToProject). |
| „Lösche Aufgabe 4.2“, „rückgängig“, „wiederholen“ | Löschen (deleteProjectTask), Rückgängig und Wiederholen der letzten Planungsoperation (undoLastPlanningChange, redoLastPlanningChange). |
| „Setze die Karte auf In Arbeit“, „schließe Ticket 12“ | Karte in eine andere Kanban-Spalte verschieben (updateTaskKanbanColumn). |
| „Verschiebe alle Aufgaben von Los 2 um zwei Wochen“, „setze alle Aufgaben von Paul auf Erledigt“ | Massenänderung mehrerer Aufgaben eines Projekts in zwei Schritten: Der Assistent zeigt zuerst jede Aufgabe mit Vorher/Nachher, wendet nach Ihrer Zustimmung an; jede Aufgabe bleibt rückgängig machbar (updateProjectTasksInBulk). |
Ressourcen zuweisen
| Sie können fragen | Was er tut |
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| „Weise Marie zu 50 % auf 2.3 auf dem Budget Studien zu“ | Ressource einer Aufgabe zuweisen, an ein Budget gebunden (assignResourceToTask). |
| „Nimm Paul von dieser Aufgabe“ | Zuweisung löschen (deleteTaskAllocation). |
Projekte verwalten
| Sie können fragen | Was er tut |
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| „Lege ein Projekt CRM-Migration an, Kanban, Priorität 1“ | Projekt mit Standard- und benutzerdefinierten Attributen anlegen (createProject). |
| „Ändere das Projektende“, „setze den Projektstatus auf Abgeschlossen“ | Projektattribute ändern (updateProject). |
| „Füge Sophie als Mitwirkende hinzu“ | Mitglied mit Rolle hinzufügen (addProjectMember) — nur Personen, die bereits im Arbeitsbereich sind. |
| „Nimm eine Kick-off-Baseline“, „archiviere das Projekt“ | Planungs-Baseline (createProjectBaseline), Archivieren oder Wiederherstellen (setProjectArchived, nur Administrator, mit Bestätigung). |
| „Füge die Projekte A und B zum Portfolio Industrie hinzu“, „nimm Paul aus dem Team Studien“ | Zusammensetzung eines Projekt- oder Ressourcenportfolios, nur für dessen Verwalter; ein dynamisches Portfolio wird abgelehnt (updatePortfolioProjects, updatePortfolioResources). |
| „Lege das Ziel Fristen verkürzen an, Gewicht 30, OPEX“, „das Projekt trägt 60 % zu Ziel X und 40 % zu Y bei“ | Ziele eines strategischen Plans und Beiträge eines Projekts, nach den Regeln des Bildschirms: Pflicht-Natur, Anteile summieren sich je Natur zu 100 (updateStrategicObjective, setProjectStrategicContributions). |
Projektregister führen
| Sie können fragen | Was er tut |
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| „Erfasse ein Risiko Lieferantenverzug, hohe Wahrscheinlichkeit“, „notiere die Entscheidung, Los 2 zu verschieben“ | Risiko, Entscheidung, Aktion, Änderung oder Anforderung anlegen (createProjectObject), mit den Listen und Feldern Ihres Arbeitsbereichs. |
| „Schließe Aktion 3“, „setze das Risiko auf hohe Auswirkung“ | Bestehendes Objekt ändern (updateProjectObject). |
| „Schließe alle überfälligen Aktionen von Paul“, „setze alle Lieferantenrisiken auf hohe Auswirkung“ | Massenänderung mehrerer Risiken, Entscheidungen, Aktionen, Änderungen oder Anforderungen eines Projekts, mit Vorschau und Bestätigung (updateProjectObjectsInBulk). |
| „Schreibe den Statusbericht der Woche“ | Datierter Statusbericht, ein Indikator (Sonne, Wolke, Sturm) und ein Kommentar je Achse, aus den Projektdaten (createProjectStatusReport, updateProjectStatusReport). |
| „Lege ein CAPEX-Budget Studien von März bis Juni an“, „setze 12 000 € Prognose auf die Zeile Abnahme im Juni“ | Budgetumschläge und -zeilen eines Projekts: Anlage, Änderung, Beträge je Zeitraum in Währung oder Tagen (createBudgetEnvelope, updateBudgetEnvelope, addBudgetEntry, setBudgetEntryAmount). |
Karten, Kommentare, Stundenzettel, persönlicher Bereich
| Sie können fragen | Was er tut |
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| „Lege mir eine Karte zur Vorbereitung des Komitees an“, „öffne ein Ticket im Projekt“ | Persönliche Karte (createPersonalCard) oder Projektkarte, privat oder öffentlich (createProjectCard). |
| „Kommentiere die Aufgabe: mit dem Kunden abgestimmt“, „kommentiere dieses Risiko“ | Kommentar zu einer Aufgabe (addTaskComment) oder zu Risiko, Entscheidung, Aktion, Dokument, Budget (addObjectComment). |
| „Ich habe gestern 2 h an der Spezifikation gearbeitet“, „ich bin Freitag im Urlaub“ | Ist-Erfassung in Tagen (addTimesheetActual) und Abwesenheit (addResourceVacancy), für Sie oder eine von Ihnen verwaltete Ressource. |
| „Was habe ich verpasst?“, „alles als gelesen markieren“, „meine gespeicherten Ansichten“ | In-App-Benachrichtigungen (listMyNotifications, updateNotificationsRead), Favoriten und geteilte Ansichten (listMyFavorites). |
Dokumente, Hilfe und internes Wissen
| Sie können fragen | Was er tut |
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| „Exportiere diesen Status als PowerPoint“, „gib mir die Risiken als Excel“ | Word-, Excel-, PowerPoint- oder PDF-Dokument mit Kennzahlen, Tabellen und Diagrammen, jeweils optional je Abschnitt (exportDocument). |
| „Wie lege ich eine Baseline an?“, „wozu dient die Priorisierung?“ | FoxPlan-Dokumentation suchen und lesen (searchDocumentation, getDocumentationPage, listDocumentationPages). |
| „Wie lautet unsere Regel für kritische Risiken?“, „was sagt unsere Methodik?“ | Geschäftskontext und Wissensbasis Ihres Unternehmens (getCompanyContext, searchCompanyKnowledge, listCompanyKnowledgeDocuments, getCompanyKnowledgeDocument). |
Mitgelieferte Vorlagen-Anfragen
Eine Vorlagen-Anfrage ist ein fertiges Szenario: Der Assistent verkettet die richtigen Aktionen und präsentiert das Ergebnis in vereinbarter Form. Ihr Unternehmen kann eigene unter KI-Konfiguration → Vorlagen-Anfragen hinzufügen.
| Vorlagen-Anfrage | Ergebnis | Wo spielen |
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| Statusbericht | Fortschritt, Verzug, Risiken und Aktionen des Projekts, zusammengefasst. | Projekt oder Projektportfolio (Projekt für Projekt) |
| Komitee vorbereiten | Tagesordnung, erwartete Entscheidungen, Aufmerksamkeitspunkte. | Projekt |
| Risiko-Review | Analysiertes Risikoregister, Kritikalitäten, zu ergänzende Maßnahmen. | Projekt oder Portfolio |
| Verspätete Aufgaben | Verspätete oder gefährdete Aufgaben je Verantwortlichem, Umplanungsvorschläge. | Projekt oder Portfolio |
| Auslastungsanalyse | Auslastungsquote je Ressource und Woche, Über- und Unterlast, mögliche Abwägungen. | Ressourcenportfolio |
| Budgetstand | Geplant, verbraucht, Restaufwand und Abweichung. | Projekt oder Portfolio |
| Portfolio-Review | Projekttabelle: Status, Termine, Leiter, Verzug, offene Risiken, Budget; Aufmerksamkeitspunkte und Entscheidungen. | Projektportfolio |
| Meine Projekte | Die von Ihnen geleiteten Projekte mit ihren Warnungen und dem Datum des letzten Statusberichts. | Ich |
| Offene Aktionen einer Person | Alle offenen Aktionen einer Person über alle Projekte, mit überschrittenen Fälligkeiten und Erinnerungstext. | Überall |
| Meilensteine des Quartals | Meilensteine des Zeitraums je Projekt, überfällige unerledigte, die der nächsten zwei Wochen. | Überall |
| Fehlende Statusberichte | Aktive Projekte ohne aktuellen Statusbericht, mit Leiter, zum Nachfassen. | Portfolio oder Arbeitsbereich |
| Aktuelle Entscheidungen | Entscheidungen eines Zeitraums je Projekt, mit denen, die Nachverfolgung brauchen. | Portfolio oder Arbeitsbereich |
| Ist-Aufwand eines Projektportfolios | Plan, Ist, Abweichung und Umsetzungsquote je Projekt und Ressource, aufwändigste Zeilen. | Projektportfolio |
| Ist-Aufwand eines Ressourcenportfolios | Verbrauchte Zeit je Teamressource, nach Projekt, Ressourcen ohne Erfassung. | Ressourcenportfolio |
| Verfügbare Ressource finden | Wer in einem Zeitraum frei ist, nach Last über alle Projekte, gefiltert nach Team oder Profil, Abwesenheiten geprüft. | Projekt, Projekt- oder Ressourcenportfolio |
| Projektsteckbrief | Vollständiger Steckbrief in einem Zug, Abschnitte abwählbar, mit Exportangebot als Word oder PowerPoint. | Projekt |
Beispiele nach Rolle
Projektleiter, aus dem Projekt
- „Schreibe den Statusbericht dieser Woche aus Aufgaben und Risiken.“
- „Lege die Aufgaben von Los 2 aus dem Anhang an und verkette sie.“
- „Wer ist in der Woche vom 6. frei, um die Abnahme zu übernehmen?“
PMO, aus einem Projektportfolio
- „Portfolio-Review“ (Vorlage), dann „exportiere es als PowerPoint“.
- „Welche Projekte haben seit einem Monat keinen Statusbericht? Entwirf die Erinnerung.“
- „Das verbrauchte Budget je Projekt, mit Marge.“
Teamleiter, aus einem Ressourcenportfolio
- „Was hat das Team im September verbraucht, je Projekt?“
- „Wer ist im November überlastet und in welchen Projekten?“
- „Wer hat ein Business-Analyst-Profil und ist im Juli drei Tage verfügbar?“
Mitwirkender, aus Ich
- „Was habe ich diese Woche verpasst?“
- „Erfasse 0,5 Tage auf der Aufgabe Tests gestern und Urlaub am Freitag.“
- „Meine verspäteten Aktionen über alle Projekte.“
Gut zu wissen
- Immer Ihre Rechte. Jede Aktion wird geprüft, als hätten Sie sie im entsprechenden Bildschirm ausgeführt: Register für Register, Projekt für Projekt, Portfolio eingeschlossen.
- Berechtigungen des Unternehmens. Der Administrator kann Aktionskategorien (Aufgabenanlage, Stundenzettel, Export …) für den Chatbot oder externe MCP-Clients schließen. Eine geschlossene Aktion antwortet „Operation nicht erlaubt“.
- Schreibvorgänge sind explizit. Der Assistent nennt, was er anlegt oder ändert, bittet bei sensiblen Aktionen um Bestätigung und kann die letzte Planungsoperation rückgängig machen.
- Mengen sind begrenzt. Massenabfragen liefern höchstens einige hundert Zeilen und sagen es, wenn es mehr gibt: Filter enger fassen statt „alles“ zu verlangen.
- Derselbe Assistent anderswo. Dieselben Aktionen stehen einem externen MCP-Client (z. B. Claude) über den MCP-Server von FoxPlan zur Verfügung; nur Bildschirmkontext und Vorlagen-Anfragen sind dem eingebauten Chatbot vorbehalten. Siehe FoxPlan Agentic AI.
Siehe auch