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Mit meinem Kalender synchronisieren

FoxPlan kann in Ihrem Unternehmenskalender die Elemente veröffentlichen, für die Sie eingeplant sind: Aufgaben, auf die Sie zugewiesen sind, Aufgaben, für die Sie „verantwortlich" sind, und Ihre Kanban-Karten.

Benutzerprofil → Registerkarte Kalender-Sync

So funktioniert es​

FoxPlan stellt unter einer Adresse, die nur Ihnen gehört, einen schreibgeschützten Kalender bereit (Format iCalendar / .ics). Sie fügen diese Adresse in Ihren Kalender ein, der sie regelmäßig neu einliest.

Praktische Folgen:

  • Keine Installation, kein Konnektor zum Autorisieren. Keine Administrator-Zustimmung bei Google oder Microsoft erforderlich.
  • Alle gängigen Kalender funktionieren: Google Kalender, Outlook / Microsoft 365, Apple Kalender, Thunderbird und jeder Client, der eine URL abonnieren kann.
  • FoxPlan schreibt nie in Ihr Postfach. Die Synchronisierung läuft in eine Richtung, von FoxPlan zu Ihrem Kalender. Ein Element im Kalender zu verschieben, ändert nichts in FoxPlan.
  • Unabhängig vom SSO. Ob sich Ihr Unternehmen per Passwort, Google, Microsoft oder SAML anmeldet — das Abonnement funktioniert gleich.

Synchronisierung aktivieren​

  1. Öffnen Sie Profil → Kalender-Sync.
  2. Aktivieren Sie Meine FoxPlan-Elemente mit meinem Kalender synchronisieren.
  3. Wählen Sie die zu synchronisierenden Elemente (siehe unten).
  4. Klicken Sie auf Speichern.
  5. Kopieren Sie die Abonnement-URL und fügen Sie sie in Ihrem Kalender hinzu.

Solange das Kästchen nicht aktiviert ist, bleibt die Adresse gültig, der Kalender ist aber leer.

Auswählen, was veröffentlicht wird​

Die drei Bereiche entsprechen genau den Optionen der Ansicht Meine Aktivität:

BereichInhaltVeröffentlichter Zeitraum
RessourcenzuweisungenAufgaben, auf die Sie zugewiesen sindDie tatsächlich zugewiesenen Tage
Verantwortlich — PlanungPlanungsaufgaben, für die Sie „verantwortlich" sindVon Beginn bis Ende der Aufgabe
Verantwortlich — KanbanKarten (Story, Bug, Teilaufgabe), für die Sie „verantwortlich" sindVon Beginn bis Ende der Karte

Sie können alle drei aktivieren oder nur einen behalten. Eine Aufgabe, die unter mehrere Bereiche fällt, erscheint nur einmal.

Automatisch ausgeschlossen: abgeschlossene Aufgaben und archivierte Projekte.

Beim Bereich Zuweisungen erzeugen nur die tatsächlich zugewiesenen Tage einen Termin, und nicht aufeinanderfolgende Tage werden in getrennte Termine aufgeteilt: Eine Zuweisung von Montag bis Freitag greift nicht auf das Wochenende über.

Ganztägige Termine​

FoxPlan denkt in Tagen, nicht in Stunden: Eine Aufgabe hat weder Anfangs- noch Endzeit. Die Elemente werden daher als ganztägige Termine veröffentlicht und im oberen Band Ihres Kalenders angezeigt statt in einem Zeitfenster.

Sie sind als „frei" und nicht als „gebucht" markiert: Sie informieren, ohne Ihre Zeitfenster zu blockieren oder Verfügbarkeitssuchen zu verfälschen.

Jeder Termin enthält:

  • Titel — Projektname — Aufgabenname
  • Beschreibung — Projekt, Fortschritt und die Links
  • Links — zuerst ein Link zur Zeiterfassung in Meine Aktivität, dann ein Link direkt zur Aufgabe oder Karte in FoxPlan (bei Bedarf wird eine Anmeldung verlangt)

Abonnement im Kalender hinzufügen​

In der Registerkarte werden zwei Verknüpfungen angeboten: Zu Google Kalender hinzufügen und In meiner Kalender-App öffnen. Andernfalls manuell:

  • Google Kalender — Weitere Kalender ▸ + ▸ Per URL, dann Adresse einfügen.
  • Outlook / Microsoft 365 — Kalender hinzufügen ▸ Aus dem Web abonnieren, dann Adresse einfügen.
  • Apple Kalender — Ablage ▸ Neues Kalenderabonnement, dann Adresse einfügen.
  • Thunderbird — Neuer Kalender ▸ Im Netzwerk ▸ iCalendar (ICS).

Aktualisierungsfrequenz​

Ihr Kalender entscheidet, wie oft er den Feed neu einliest, nicht FoxPlan. In der Praxis: einige Stunden bei Outlook, bis zu 24 h bei Google Kalender, konfigurierbar im Apple Kalender.

Eine Änderung in FoxPlan erscheint daher nicht sofort in Ihrem Kalender. Für eine Echtzeitansicht nutzen Sie Meine Aktivität in FoxPlan.

Sicherheit der Adresse​

Warnung

Die Abonnement-Adresse wirkt wie ein Passwort. Wer sie erhält, kann Ihre Planung lesen, ohne sich bei FoxPlan anzumelden. Geben Sie sie nicht weiter und veröffentlichen Sie sie nicht.

Die Adresse enthält ein geheimes Token, das nur für Ihr Konto gilt. Falls Sie vermuten, dass es abgeflossen ist — oder einfach vorsorglich — nutzen Sie Adresse neu erzeugen: Die alte funktioniert sofort nicht mehr. Bereits abonnierte Kalender werden nicht mehr aktualisiert; dort muss die neue Adresse eingefügt werden.

Bekannte Einschränkungen​

  • Synchronisierung in eine Richtung (FoxPlan → Kalender). Änderungen im Kalender fließen nicht zurück.
  • Veröffentlichtes Fenster: 3 Monate rückwärts und 12 Monate vorwärts, damit der Kalender schlank bleibt.
  • Aktualisierungsverzögerung durch den Kalender-Client (siehe oben).

Siehe auch​