Sincronizar com a minha agenda
O FoxPlan pode publicar na sua agenda de empresa os elementos em que está envolvido: as tarefas em que está afetado, aquelas de que é «responsável» e os seus cartões Kanban.
Perfil de utilizador → separador Sincronização de agenda
Como funciona
O FoxPlan expõe um calendário só de leitura (formato iCalendar / .ics) num endereço que é exclusivamente seu. Cola esse endereço na sua agenda, que o volta a ler regularmente.
Consequências práticas:
- Sem instalação, sem conector a autorizar. Sem consentimento de administrador a obter junto da Google ou da Microsoft.
- Todas as agendas do mercado funcionam: Google Agenda, Outlook / Microsoft 365, Calendário Apple, Thunderbird e qualquer cliente capaz de subscrever um URL.
- O FoxPlan nunca escreve no seu correio. A sincronização é unidirecional, do FoxPlan para a sua agenda. Mover um elemento na sua agenda não altera nada no FoxPlan.
- Independente do SSO. Quer a sua empresa se ligue por palavra-passe, Google, Microsoft ou SAML, a subscrição funciona da mesma forma.
Ativar a sincronização
- Abra Perfil → Sincronização de agenda.
- Marque Sincronizar os meus elementos FoxPlan com a minha agenda.
- Escolha os elementos a sincronizar (ver abaixo).
- Clique em Guardar.
- Copie o URL de subscrição e adicione-o à sua agenda.
Enquanto a caixa não estiver marcada, o endereço mantém-se válido mas o calendário está vazio.
Escolher o que é publicado
Os três âmbitos reproduzem exatamente as opções da vista A minha atividade:
| Âmbito | Conteúdo | Período publicado |
|---|---|---|
| Afetações de recursos | As tarefas em que está afetado | Os dias efetivamente alocados |
| Responsável — planeamento | As tarefas de planeamento de que é «responsável» | Do início ao fim da tarefa |
| Responsável — kanban | Os cartões (história, erro, subtarefa) de que é «responsável» | Do início ao fim do cartão |
Pode marcar os três ou ficar apenas com um. Uma tarefa abrangida por vários âmbitos aparece apenas uma vez.
São excluídos automaticamente: as tarefas fechadas e os projetos arquivados.
No âmbito Afetações, apenas os dias efetivamente alocados dão origem a um evento, e os dias não consecutivos são divididos em eventos distintos: uma afetação de segunda a sexta não transborda para o fim de semana.
Eventos de dia inteiro
O FoxPlan raciocina em dias, não em horas: uma tarefa não tem hora de início nem hora de fim. Os elementos são, por isso, publicados como eventos de dia inteiro, apresentados na faixa superior da sua agenda em vez de numa faixa horária.
São marcados como «disponível» e não como «ocupado»: informam sem bloquear os seus horários nem falsear as pesquisas de disponibilidade.
Cada evento contém:
- Título —
Nome do projeto — Nome da tarefa - Descrição — o projeto, o progresso e as ligações
- Ligações — primeiro uma ligação para o registo do tempo em As minhas atividades, depois uma ligação direta para a tarefa ou cartão no FoxPlan (pedir-lhe-á que inicie sessão, se necessário)
Adicionar a subscrição à sua agenda
No separador são propostos dois atalhos: Adicionar ao Google Agenda e Abrir na minha aplicação de agenda. Caso contrário, manualmente:
- Google Agenda — Outros calendários ▸ + ▸ A partir do URL, depois cole o endereço.
- Outlook / Microsoft 365 — Adicionar calendário ▸ Subscrever a partir da web, depois cole o endereço.
- Calendário Apple — Ficheiro ▸ Nova subscrição de calendário, depois cole o endereço.
- Thunderbird — Novo calendário ▸ Na rede ▸ iCalendar (ICS).
Frequência de atualização
É a sua agenda, e não o FoxPlan, que decide com que frequência relê o calendário. Na prática: algumas horas no Outlook, até 24 h no Google Agenda, configurável no Calendário Apple.
Uma alteração feita no FoxPlan não aparece, portanto, de imediato na sua agenda. Para uma vista em tempo real, utilize A minha atividade dentro do FoxPlan.
Segurança do endereço
O endereço de subscrição equivale a uma palavra-passe. Qualquer pessoa que o obtenha pode ler o seu planeamento, sem se ligar ao FoxPlan. Não o partilhe nem o publique.
O endereço contém um token secreto próprio da sua conta. Se achar que foi divulgado — ou simplesmente por precaução — utilize Regenerar o endereço: o antigo deixa imediatamente de funcionar. As agendas já subscritas deixam de se atualizar; será necessário colar aí o novo endereço.
Limitações conhecidas
- Sincronização unidirecional (FoxPlan → agenda). As suas alterações do lado da agenda não são refletidas.
- Janela publicada: 3 meses para trás e 12 meses para a frente, para manter o calendário leve.
- Atraso de atualização imposto pelo cliente de agenda (ver acima).
Ver também
- O meu perfil de utilizador — os outros separadores do perfil
- A minha atividade — a mesma seleção de elementos, em tempo real dentro do FoxPlan